第一章 总则第一条 为规范公司科技档案管理工作，提升科技档案管理水平，更好地促进企业的发展，依据相关法律、法规等标准要求，结合公司实际，制定本办法第二条 本办法规定了科技档案的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定销毁等工作第三条 本办法适用于公司及其全资子公司的科技档案管理工作第四条 本办法所称科技档案是指记录和反映企业科学研究、生产运营、项目建设和设备仪器等管理活动中形成的，具有保存价值，应归档保存的文字、图表、声像等不同形式的科技文件主要有产品生产类、科研开发类、项目建设类和设备仪器类等档案第五条 科技档案是企业科技、生产活动的历史记录，是企业工作的重要组成部分，企业应对科技档案工作实行统一领导，集中统一管理，建立和完善科技档案管理制度，确保科技文件的完整、准确、系统第六条 科技文件的产生贯穿于企业科技、生产活动全过程，企业应将科技文件的形成、积累和归档纳入领导议事日程，纳入科技、生产工作规章制度和工作程序，纳入相关部门和有关人员的经济责任制和岗位职责，并进行相应考核第七条 档案馆是科技档案工作的管理部门，负责制定科技档案规章制度；负责科技档案工作监督和指导；负责科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和档案信息化建设等工作。
第八条 企业科技职能或承办部门负责科技文件的形成、收集、积累和整理工作，负责按归档要求将系统整理后的科技文件，向档案部门移交归档第九条 科技档案工作应满足企业发展需求，运用现代技术和管理方法，为企业科技、生产活动提供高效优质服务第十条 固定资产投资项目档案管理相关要求见《中国公司集团有限公司固定资产投资项目档案管理办法》第二章 科技文件的收集第十一条 科技文件形成公司科技文件的归档原则是谁负责的项目，谁负责收集、整理、归档，务必保证文件的齐全、准确一）下达科技、生产任务时，应同时提出文件形成与归档要求；检查科技、生产进度时，应同时检查项目文件形成与积累情况；鉴定、验收科技和生产成果时，应同时鉴定、验收科技文件是否准确、完整、系统；项目总结应同时检查项目文件的归档移交工作二）签订项目设计、勘察、施工、监理合同或协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件及整理和归档的要求；签订设备购置合同或协议时，应设立专门条款，明确有关单位应提交相应设备文件内容三）职能或承办部门及项目负责人，应对本部门归档科技文件的完整和系统负责；文件形成者应对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；职能或承办部门应设立专兼职资料员，负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。
四）档案馆或档案人员应参加产品鉴定、科研成果审定、项目验收、设备开箱等活动，负责检查应归档科技文件的完整性和系统性五）科研课题、产品试制、项目建设或其它技术项目，未形成完整、准确、系统的科技文件归档的，项目不能验收六）停建、缓建的工程项目、停止或未进行的科研项目、停产的产品项目形成的科技文件，都应收集、整理，按归档要求移交档案馆保管，不得遗失和销毁七）对应归档科技文件，任何人不得据为己有、拒绝归档八）科技文件的形成应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式第十二条 科技文件的整理（一）案卷组织1. 组卷原则应遵循科技文件形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用2. 组卷要求案卷内科技文件应齐全，完整，签章手续完备，载体和书写材料应符合档案保护要求3. 组卷方法（1）针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目案卷中，按阶段或分年度组卷2）科研课题、产品、建设项目、设备仪器科技文件，应按其项目、结构、阶段或台(套)等分别组卷3）成册、成套的科技文件宜保持其原有形态4）通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注标准图、通用图的图号和档号。
所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏漏在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥5）底图以张或套为保管单位进行整理6） 产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可单独组卷排列在原产品案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注7）产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列二）案卷及卷内科技文件排列1. 科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列，卷内文件一般应文字在前，图样在后，译文在前，原文在后2. 案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列，一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文和来文可为一件3. 科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列4. 产品类案卷宜按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列5. 建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列6. 设备仪器类案卷宜应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收(自制设备仪器的设计、制造、验收)、设备仪器安装调试、竣工验收、随机文件、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
三）编目1. 卷内科技文件页号编写案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页，已有页号的文件可不再重新编写页号；卷内目录和卷内备考表不编写页号2. 卷内目录编制卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见附件1序号：应依次标注卷内科技文件排列顺序文件编号：应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等责任者：应填写文件形成者或第一责任者文件题名：应填写文件全称文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名日期：应填写文件形成的时间（用8位阿拉伯数字表示）页数：应填写每件文件总页数备注：可根据实际填写需注明的情况档号：此项文件归档后由档案人员填写3. 卷内备考表编制备考表应排列在卷内全部文件之后，式样见附件2卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题立卷人：应由立卷责任者签名立卷日期：应填写完成立卷的时间检查人：负责审核的档案人员填写检查日期：应填写案卷质量审核的时间互见号：应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型，档案人员填写档号：此项文件归档后由档案人员填写四）案卷装订1. 案卷内文件可整卷或以件为单位装订2. 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。
图纸折叠方法见《技术制图 复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）3. 外文资料应保持原来的文件装订形式第十三条 科技文件归档（一）归档内容1. 产品类：产品的计划决策、设计、试制、生产、评优、认证阶段等科技文件2. 科研类：研究准备、研究实验与开发、总结鉴定验收、成果申报、推广应用阶段等科技文件3. 项目建设类：综合管理文件、项目准备阶段、项目建设阶段、项目竣工验收阶段、项目后评估阶段等科技文件4. 设备仪器类：综合管理文件、设备仪器依据性文件、随机文件、安装调试、竣工验收、设备改造等科技文件科技文件的归档范围和保管期限表，参见但不限于附件3二）归档时间1. 产品生产及服务业务应随时或定期或按阶段归档产品设计开发周期长的项目可分段组卷归档2. 科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档3. 外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档4. 更新、补充的科技文件，企业资产与产权变动过程中形成的科技文件及其他活动形成的科技文件应随时归档三）归档要求1. 各职能部门、项目及专项工作专兼职资料员应按照规定将科技文件整理后归档2. 归档的科技文件应完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存，图文字迹应清晰整洁，符合形成文件设备标称的质量要求。
3. 归档科技文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档4. 归档的科技文件一般一式一份，重要的利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数5. 两个以上单位合作完成的科技项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求一般主办单位保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件6. 非纸质科技文件应与其文字说明一并归档外文（或少数民族文字）有译文的，应连同译文一并归档，无译文的译出目录和标题后归档7. 除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文件与图纸逐一编号印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重复编号位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字四）归档手续1. 科技文件移交归档时，归档单位应按照归档科技文件内容，填写档案交接登记表，一式两份2. 档案馆应对照科技档案交接登记表逐一清点，核对无误后，交接双方签字盖章，经双方部门审批后，办理移交手续科技档案交接登记表由交接双方各留一份保存备查第三章 科技档案整理第十四条 科技档案整理是做好科技档案管理的基础工作，对于实现档案的规范化、标准化、现代化管理具有重要意义，企业应对接收的全部科技档案分门别类，进行系统整理。
第十五条 档号的编制科技档案一般按种类—项目代号—案卷号三级分类科技档案编号具体参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008）种类分为：设备（S）、基建（J）、产品（C）、科研（K）、标准（B）、工装（G）等项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定第十六条 归档章以件为单位装订，应在每件文件首页空白处加盖档号章案卷内图纸宜不装订，且在每张图纸的标题栏上方的空白处加盖档号章，档号与序号的填写同卷内目录相应项目的填写第十七条 案卷封面编制案卷封面：宜印制在卷盒正表面案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等立卷单位：应填写负责组卷部门或单位起止日期：应填写案卷科技文件形成的最早和最晚的时间，按“年 月 日”格式填写保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限密级：应填写卷内科技文件的最高密级档号：按第十四条编制的填写第十八条 案卷脊背编制案卷脊背印制在卷盒侧面案卷题名、保管期限、档号，填写方法同案卷封面相同项目的填写第十九条 档案人员在分类编号的基础上，应依据排列好的案卷顺序对案卷进行登记，编制案卷目录。
案卷目录内的案卷排列次序不应有空号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号第二十条 纸质科技档案应与对应的非纸质载体科技档案设立互见号互见号是反映同一内容其他载体档案保管单位的档号第四章 科技档案的保管第二十一条 档案馆应做好档案的日常保护、维护和管理第二十二条 科技档案应依据载体的不同形式选择档案柜架，档案装具质量应符合国家档案管理相关要求底图不宜折叠，平铺放入底图柜，重要科技档案应异地备份第二十三条 科技档案入库前应去污、除尘，及时修复或补救受损科技档案，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护第二十四条 建立科技档案库房登记制度，非档案人员严禁入内，特殊情况需要出入时应做好登记第二十五条 科技档案库房应具备防火、防盗、防光、防潮、防污染、防尘、防有害生物等防护功能，库房内外环境应保持干净、整洁第二十六。