第一章 总 则第一条 为加强公司实物档案管理工作，确保实物档案完整、准确、系统、完全，充分发挥实物档案在企业研发、生产、经营、管理等活动中的作用，依据《中国公司集团有限公司实物档案管理办法》（Q/CRRCG G·201·08·0－2018）制订本办法第二条 本办法规定了公司及所属全资子公司的实物档案的管理原则、管理内容和管理要求第三条 本办法适用于公司实物档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作第四条 本办法所称实物档案，是指公司或个人在社会活动中形成的有价值的各种形式的实物载体，包括锦旗、奖状、奖杯、牌匾、证书、题词、模型、奖章等第五条 实物档案是企业档案的组成部分，作为单独一种门类，实行统一管理，维护实物档案的完整与安全，便于企业和社会各方面的利用第六条 实物档案工作，应满足企业各项管理活动的需要，适时为企业持续发展提供有效服务第七条 实物载体承办单位负责实物载体的收集、整理和归档；档案馆负责实物档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作第八条 档案馆负责监督、指导、检查所属企业的实物档案管理工作第二章 实物档案的收集第九条 收集要求（一）凡属收集范围的实物档案，必须按规定及时进行收集，实行集中管理，任何单位或个人不得据为已有或拒绝收集。
二）实物档案承办单位应按照实物档案隶属关系，进行实物档案的收集整理，以确保实物档案收集齐全第十条 收集时间（一）凡具有保存价值的实物档案，其承办单位应在工作全部结束或阶段形成后及时进行收集二）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的实物档案第三章 实物档案的归档第十一条 归档范围（一）国家领导人视察、检查及参加与本企业有关的重大公务活动形成的题词二）上级领导人视察、检查及参加与本企业有关的重大公务活动形成的题词三） 著名人物参加与本企业有关的重大公务活动形成的题词四）上级机关颁发的先进单位、优秀集体荣誉证书、奖杯、奖状、锦旗、牌匾等五）本企业商标注册证书、营业执照、企业法人代码证书、开户许可、税务登记、牌匾、印章等六）本企业质量管理、职业安全健康管理、环境管理、计量管理、信息安全管理等各类体系认定证书七）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等证书文件八）公司优质产品奖劢证书、奖杯、奖状等九）公司科研成果奖励证书、奖杯、奖状等十）公司重要产品模型十一）其他具有保存价值的实物第十二条 归档要求（一）凡属归档范围的实物档案，必须按规定向科技管理部归档，实行集中管理，任何单位或个人不得据为已有或拒绝归档。
二）归档的实物档案必须齐全完整，并由归档部门予以必要的文字说明第十三条 归档时间（一）实物档案承办单位应在实物档案收集整理完毕后，适时向档案馆移交归档二）也可以根据本单位实际情况进行定期归档，但是一般不应跨年度第十四条 实物档案归档时应履行归档手续，移交前移交单位应填写“实物档案移交目录”（参见附件1）一式二份，一份由承办单位保管，一份由档案馆自存交接后双方在交接单上签字盖章各存一份，以备待查第四章 实物档案的整理第十五条 实物档案整理应遵循其自然形成规律,保持实物档案之间有机联系,便于保管和利用第十六条 实物档案的锦旗、奖状、奖杯、牌匾、证书、题词、奖章、模型等应分开存放第十七条 实物档案按锦旗、奖状、奖杯、牌匾、证书、题词、奖章、模型进行分类实物档案只分到一级类目，即：“00--07…”或汉语拼音首字母代表“ZS”(证书)第十八条 实物档案应在分类方案的一级类目内，按实物不同载体分别进行排列第十九条 实物档案编号（一）归档的实物档案应依分类方案和排列顺序编写档号档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则二）档号的结构[全宗号]-分类号（项目代号）-保管期限--件号上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“.”隔开。
如[全宗号]--SW.2017.04（或ZS）-Y-0001[ ]表示可选结构）1、全宗号：立档单位的代号，用4位数字或者字母与数字结合标识2、分类号（项目代号）：档案门类代码由2位汉语拼音首字母代表，如实物档案“SW”；年度为实物档案形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如”2017”;项目类别由“00--07…”数字或汉语拼音首字母代表表示,如证书“04”或“ZS”3、保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识4、件号：是单件实物在分类方案最低一级类目内排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”第二十条 实物档案编目（一）归档实物档案应依据档号顺序编制总目录和分类目录，编目应准确、详细，便于检索二）实物档案总目录包括序号、档号、实物形式、题名、颁发单位、颁发时间、获取单位、归档时间、存放地点、保管期限、备注等项目1. 序号：填写归档实物档案顺序号2. 档号：按照档号结构要求编制3. 实物形式：即载体名称，如奖状、证书、奖杯等4. 题名：即实物上的奖项名称，如“……先进单位”等5. 颁发单位：颁发实物的单位名称。
6. 颁发时间：即颁发实物的时间7. 获取单位：即获奖单位的单位名称8. 归档时间：科技管理部接收实物时间9. 存放地点：指实物档案存放的具体位置10. 保管期限：按永久、定期30年、定期10年划定期限11. 备注：注释实物档案需说明的情况第五章 实物档案的鉴定第二十一条 公司应成立由主管领导、职能部门、专业人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责实物档案的到期鉴定第二十二条 实物档案的保管期限分为永久、定期两种定期一般分为 30年、10年凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的实物，列为永久保管；凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间内对本企业各项工作有参考价值的实物，列为定期保管第二十三条 公司要定期对已到保管期限的实物档案进行鉴定，及时剔除超过保管期限或已无保存和利用价值的实物档案第二十四条 实物档案保管期限满或已无保存和利用价值需要销毁时，应由档案馆提出鉴定销毁意见，编制实物档案销毁清册，报请公司主管领导批准后销毁第二十五条 实物档案销毁时，应由档案馆和实物档案归档部门共同派员监销，监销人必须对销毁档案进行清点核实，严格履行职责，到指定地点进行销毁。
销毁后，双方应在实物档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告企业主管领导第六章 实物档案的保管第二十六条 实物档案应实行集中统一管理，维护实物档案安全，延长实物档案的寿命，实现实物档案的科学管理第二十七条 实物档案是特殊的档案载体，其保管方式可采用陈列和存放两种方式实物档案管理部门应依据不同载体选择档案柜、架等不同装具，档案柜、架应满足日常工作需要第二十八条 实物档案库房的温度应控制在14℃—24℃,相对湿度应控制在45—60%范围第二十九条 实物档案库房应配备必要的干湿温度计，空调、除湿、净化、灭火等设备设施第三十条 实物档案库房应具备防火、防潮、防光、防盗、防尘、防有害气体、防有害生物等防护功能第三十一条 归档珍贵的、重要的、使用频繁的实物档案应形成电子文件，实现电子文件与实物档案双套保存，以确保实物档案的安全管理第七章 实物档案的统计第三十二条 档案馆应定期对本企业实物档案的接收、移出、整理、保管的数量和状况进行统计第三十三条 实物档案统计工作应确保数据准确无误，并按要求填报企业档案基本情况报表第三十四条 实物档案统计工作应保持连续性第八章 实物档案的利用第三十五条 实物档案一般不外借，如有特殊需要，须经有关部门和主管领导批准，并履行借阅手续，方可借阅利用。
第三十六条 档案馆应编制实物档案总目录、分类目录或必要的检索工具，以方便查阅者利用第三十七条 档案馆应建立实物档案利用效果登记，随时收集利用过程中的相关信息，不断改进实物档案管理，更好地为企业各项工作提供服务第三十八条 档案馆可根据实际情况举行实物档案展览，充分发挥实物档案的作用第九章 附 则第三十九条 本办法未尽事宜或生效后与新颁布、修改的法律、法规、公司规章相冲突的，按照法律、法规、公司规章执行第四十条 本办法由研究院档案馆负责解释第四十一条 本办法自下发之日起实施。