企业文书书管理规规则 □ 总则则第一条 目的为使文书书管理制制度化，，以增进进文书处处理之品品质及效效率，特特订定本本规则第二条 范围本规则所所称文书书管理，，指总管管理处各各部、室室、中心心或各公公司(含含事业部部、业务务执行部部 门))与外界界来往的的文书((包括电电报)及及关系企企业(含含公司内内容)各各部门间间来往文文书(包包含签呈呈)，自自收(发发)文至至归档全全部过程程之办理理与控制制□ 承办办部门第三条 总收发发部门总公司各各部门与与外界来来往文书书的收发发由总管管理处总总务部门门统一办办理，各各公司((工厂))所在地地的总收收发由其其所属总总务部门门办理总收发发部门负负责文书书之收受受及发送送第四条 管理部部门 (一一)总管管理处各各部、室室、中心心及各公公司以公公司名义义与外界界来、往往的文书书，以各各公司总总经理室室或管理理处为管管理部门门；营业业、采购购、工务务、资料料、法律律、服务务、训练练等业务务部门的的文书，，得以各各该业务务部门的的最高主主管部门门为管理理部门 ((二)各各公司((工厂))所在地地与外界界来往属属地区性性文书，，以其所所在地之之经理室室或管理理处(或或总务部部门)为为管理部部门。
(三三)关系系企业各各公司、、部门间间来往文文书原则则上以厂厂、处、、部、室室以上部部门为管管理部门门 ((四)管管理部门门应指定定人员负负责来往往文书的的核稿及及收发、、拆封、、登记、、分文、、稽催、、校对、、监印、、档案管管理等事事宜；文文书未按按规定处处理者，，管理部部门不得得受理第五条 主办及及会办部部门 (一一)文书书内容所所涉及的的业务主主办部门门为该项项文书的的主办部部门，如如有涉及及其他部部门时，，其他部部门则为为该项文文书的会会办部门门 (二))本企业业各类资资料对外外统一报报送的主主办、会会办及提提供部门门□ 行文文第六条 行文类类别(一)函函：发布布规章或或临时性性规定及及对机关关团体、、公司行行号、私私人或关关系企业业各公司司间及公公司内各各部门间间行文使使用二)公公告：就就主管业业务向公公众或特特定对象象宣布时时使用三))便函：：关系企企业各公公司、部部门间或或公司内内各部门门间业务务接洽时时使用四))签呈：：下级对对上级有有所请示示或报告告时使用用五五)电报报：业务务处理须须以电报报行文时时使用六))表格式式公文：：政府机机关规定定之表格格式公文文及公司司人事令令等，可可依实际际需要印印为固定定格式使使用。
七)其其他：11.司法法文书依依据司法法部门规规定程序序实施；；诉讼文文书，依依政府有有关部门门诉讼审审议 委委员会规规定程序序实施2.会会议纪录录及例行行表报等等的发送送不必行行文第七条 行文名名义、署署名及印印信借用用(一)对对关系企企业外机机构行文文的名义义、署名名及用印印规定如如下：11.以公公司名义义由董事事长署名名盖董事事长职章章：属政政策性或或影响公公司重大大权益的的行文2.以以公司名名义由总总经理署署名盖总总经理职职章：对对政府各各部、会会、局、、署及其其所属一一级、二二级机构构或省政政府、市市政府及及其所属属一级机机构等之之行文3.以以公司名名义由总总经理署署名、盖盖总经理理职衔签签字章①对省省政府、、市政府府所属二二级机构构等的行行文②②对当地地市、县县政府及及其所属属一级机机构的行行文③③对税务务、金融融机关的的行文④总管管理处各各部、室室、中心心代表各各公司对对外的行行文(但但本款第第六项另另有规定定者从其其规定))4..以公司司名义，，由经理理署名、、盖经理理职衔签签字章对本款款第二项项所列以以外的公公家机构构或公民民营企业业、法人人团体的的行文营业、、资料、、工务等等部门于于各类规规章规定定的核决决权限或或授权范范围内对对客户、、厂商之之行文。
5.以以部门名名义，由由厂处长长署名盖盖厂处长长职衔签签字章营业、、资材、、工务等等部门于于各类规规章规定定的核决决权限或或授权范范围内对对客户、、厂商的的行文6.以以部门名名义盖部部门章：：①采购购部门对对厂商的的行文②人事事、服务务、训练练、法律律等部门门于经办办业务之之权责范范围内对对公民营营事业、、民间机机构或个个人的行行文77.应依依本款第第四项的的名义、、署名及及用印规规定行文文而该行行文单位位无经理理者，得得盖用公公司公章章行文8.因因环境特特殊或事事实需要要，须另另行规定定行文名名义、署署名及印印信使用用者，应应专案签签送总管管理处总总经理室室转呈董董事长或或总经理理核准二))关系企企业各部部门间应应以部门门名义行行文，并并依下列列规定签签署、用用印：11.正式式行文者者，以公公司名义义由总经经理或事事业部经经理署名名盖职衔衔签字章章为之；；以业务务接洽便便函行文文者，由由经办部部门主管管及经办办人署名名，盖用用部门章章2..总管理理处各部部、室、、中心对对各公司司行文的的油印函函件，盖盖用部门门章33.工务务、资材材、会计计、总务务等服务务部门对对其他部部门的行行文盖部部门章。
4.厂厂、处以以上部门门主管对对其直辖辖部门行行文以部部门主管管之职衔衔签字章章签署(三三)公告告、人事事通知单单、聘任任书、奖奖状、契契约及依依法令或或特定业业务(如如进出口口、税务务、关税税、劳保保、投标标等)，，须加盖盖公司或或业务专专用章的的文件，，均应盖盖章，并并视业务务需要依依规定加加盖董事事长或总总经理之之职衔签签字章或或职章或或加盖于于其权限限或授权权范围内内的部门门主管签签字章或或私章四))特定签签署人及及印信的的文件从从其规定定五五)需以以对等身身份的签签署人名名义复文文者，应应斟酌实实情处理理第八条 行文的的判行权权限(一)以以董事长长署名行行文者，，应送总总管理处处总经理理室转呈呈董事长长判行二))以总经经理署名名行文者者，除总总管理处处各部室室、中心心代表各各公司对对外行文文得由经经理(主主任)判判行者外外，应送送各公司司总经理理室转呈呈总经理理判行三))以事业业部经理理署名行行文者、、应送经经理室转转呈经理理判行四))以部门门名义由由厂处长长署名行行文者，，应由部部门主管管判行五))以部门门名义行行文者，，应由部部门主管管判行六))以公司司名义盖盖用公司司公章行行文者，，应由经经理级人人员判行行。
七七)因专专案业务务需要，，如进出出口、税税务、关关税、劳劳保、投投标等使使用公司司名义，，须盖用用董事长长或总经经理之业业务专用用章者，，行文时时应经各各该业务务部门主主管于授授权之范范围内经经核准后后始得为为之八)固固定格式式文书，，应由署署名的主主管于原原稿判行行后，授授权业务务主办部部门主管管依式行行文□ 文书书处理程程式Ⅰ. 通通则第九条 文书分分类(一)机机密类：：具有专专利性、、独特技技术性的的资料及及特定列列管的业业务机密密文件，，应依本本规定第第八章规规定办理理二二)A类类：凡关关系重大大，足以以影响公公司权益益的文书书，应呈呈总经理理核阅后后始得分分文办理理三三)B类类：一般般文书及及经常性性业务往往来文书书四四)C类类：一般般通知或或参考性性的函件件无须呈呈判者，，仅登记记分文直直接交经经办部门门处理后后归档五))其他类类：与公公司业务务无直接接关系之之表报、、宣传或或印刷函函件，无无需收文文、登记记，可直直接送有有关部门门参阅第十条 收发文文登记单单(一)第第一联为为收(发发)文登登记单，，收发人人员按流流水号码码顺序装装订存查查二二)第二二联为催催办单，，于送经经办部门门签收文文件后，，收发人人员收回回，按处处理期限限或待复复日期之之先后次次序整理理，按日日核对催催办。
三)第第三联为为主管催催办单，，经办部部门主管管于交办办文件后后留存，，按处理理期限或或待复日日期之先先后整理理，以备备随时稽稽催督导导用四)第第四联为为经办人人员存查查联，于于文件办办妥后按按结案、、未结案案分类存存查五)第第五联为为核查联联，于文文件办妥妥时随文文归档，，如系代代行或授授权判行行的文件件，由收收发人员员转送主主管核阅阅后归档档第十一条条 收((发)文文字号的的制定管管理(一)对对外行文文的字号号1.公公司：XX1XX2((X33)总字字第○○○○○号号X1X2为公公司简称称；X3为地地区别，，不需分分地区者者省略；；○○○○○为公公司收((发)文文流水号号2..事业部部(含直直属部门门)：XX1XX2((X33)X4字第第○○○○○号((X44为事业业部或直直属部门门代字，，由各公公司总经经理室制制定管理理)33.营业业部门：：由各公公司总经经理室制制定二)对对关系企企业行文文的字号号1.由由各公司司总经理理室统一一制定管管理22.总管管理处各各部、室室、中心心由总管管理处总总经理室室统一制制定管理理三三)收发发文编号号1.由由文书管管理部门门按年份份依流水水号码一一文一号号编列。
"业务务接洽便便函"另另行编定定，亦采采流水号号码一文文一号编编列22.复文文以收文文号码为为发文号号码，如如有二号号以上来来文并案案处理，，以最后后的收文文号码为为发文号号码33.主动动发文号号码与一一般收复复文号码码采取同同一编号号顺序Ⅱ.与外外界来往往文件第十二条条 收文文(一)登登记、分分文来文文由收发发人员拆拆封后，，于"收收(发))文登记记单"登登记收文文编号、、收文日日期、来来文者、、来文字字号、来来文日期期、附件件及摘要要后，送送分文人人员依其其性质判判定文书书类别、、经办部部门，再再由收发发人员分分发二)文文件的分分送收发发人员分分发文件件，应留留存"收收(发))文登记记单"第第一联，，依收文文编号之之流水号号码装订订之其其余第二二、三、、四、五五联连同同来文以以"分文文专用卷卷宗"送送交经办办部门主主管核定定"要"""否""答复及及处理期期限，记记入"收收(发))文登记记单"第第二、三三、四、、五联，，第二联联于当天天签收后后，夹放放于"分分文专用用卷宗""退还收收发人员员，由收收发人员员按处理理期限的的日期先先后予以以整理为为文件催催办之用用三三)文件件交办经经办部门门主管将将文件批批交办理理时，应应将经办办人姓名名记入""收(发发)文登登记单""第三、、四、五五联，留留存第三三联按处处理日期期之先后后整理稽稽催督导导，第四四、五联联连同文文件交经经办人办办理。
(四))文件处处理1..经办人人办理文文件时，，应将拟拟办或复复文拟搞搞签呈主主管判行行2..经办人人应将处处理经过过、结果果或复文文摘要记记录于""收(发发)文登登记单""第四、、五联记记要联记记要栏((如不敷敷使用时时，得以以"文书书签办单单"补充充，签办办单随同同"收((发)文文登记单单"第五五联流程程处理))，并填填记预定定保存期期限及销销案或待待复日期期后连同同来文((复文时时需附复复文稿))经呈判判后打字字、校对对再转送送文书管管理部门门收发人人员经经办部门门主管于于文件判判行后，，将"收收(发))文登记记单"第第三联抽抽出销案案3..收发人人员收到到办妥的的来文及及"收((发)文文登记单单"第四四、五联联时：①①如无需需复文者者，依其其类别编编定档号号填记于于第四、、五联将将档号及及销案日日期转记记第一联联，抽出出原留存存的第二二联销案案，并将将第五联联同文件件归档，，将第四四联退还还经办人人②如如需复文文者，将将复文及及复文搞搞送请监监印人员员用印后后，复文文封发投投邮；来来文、复复文稿、、复文底底本则依依其类别别编写档档号填记记于第四四、五联联后，第第五联连连同来文文、复文文稿、复复文底本本归档，，并抽出出原留存存的第二二联销案案(如需需待复者者，则将将第二联联依待复复日期的的先后整整理以备备稽催))，再将将第四联联退还经经办人。
经办部部门如业业务需要要，可以以复文底底本留存存4..来文附附件如属属现金、、支票、、汇票或或其他有有价证券券等，经经办部门门经办人人于接到到来文时时，应即即缴交出出纳部门门签收不不应随文文传递第十三条条 主动动发文(一)拟拟稿、登登记经办办人以公公文稿笺笺拟妥文文稿，检检附"收收(发))文登记记单"一一式五联联，填写写受文者者、类别别、经办办部门、、内容摘摘要、附附件、经经办人姓姓名、预预定保存存年限及及销案或或待复期期限等栏栏，呈部部门主管管会核稿稿人员经经判行，，送收发发人员编编号，转转打字、、校对后后，送交交文书管管理部门门收发人人员二)发发文处理理收发人人员收到到发文文文件、原原稿"收收(发))文登记记单"((一式五五联)，，即将发发文文件件及原稿稿送请监监印人员员用印文件封封发投邮邮后，登登记单第第一联依依收发文文编号的的流水号号装订；；无须待待复文件件，第二二、三联联即予销销案，如如须待复复者，第第二联由由收发人人员暂存存，第三三联送经经办部门门主管，，均依待待复日期期的先后后整理以以备稽催催；第四四、五联联连同发发文原稿稿及底本本依其类类别编写写档号，，将档号号及销案案日期填填记于第第一联后后，第四四联交还还经办人人存查，，第五联联连同发发文原稿稿、底本本归档。
第十四条条 外界界复文的的处理收发人员员及文书书经办部部门收到到外界复复文，除除按收文文程序处处理外，，收发人人员应抽抽出原发发文的第第二联销销案，将将销案日日期转记记原发文文的第一一联，并并将收文文日期及及字号转转记于原原发文后后归档的的第五联联，经办办部门接接到复文文时，主主管应抽抽出原发发文的第第三联销销案，经经办人应应于原发发文的第第四联填填记收文文日期及及字号Ⅲ.关系系企业来来往文件件第十五条条 行文文方式(一)正正式以公公文用纸纸或油印印函件行行文者，，依本章章的规定定处理一般性性的规定定、通知知、公告告等函件件无需复复文时，，发文部部门仍办办理发文文手续，，受文部部门则依依下列方方式处理理：1..主管部部门对其其直辖部部门行文文时，受受文部门门免办收收文手续续2..总管理理处各部部、室、、中心及及各公司司相互行行文，由由受文公公司总经经理室或或部、室室、中心心文书管管理部门门办理收收文，其其转交所所属部门门时，所所属部门门免办收收文手续续3..受文部部门依前前二项的的规定免免办收文文者仍应应处理呈呈核后依依收文日日期先后后顺序归归档二)以以"业务务接洽便便函"行行文者，，依第十十六条规规定办理理。
三三)各类类文书的的行文，，应就组组织层级级需要数数量一次次印发，，避免逐逐级转文文重印延延误时效效第十六条条 业务务接洽便便函之处处理(一)发发文经办办人发文文时，应应将接洽洽内容列列记于""业务接接洽便函函"第一一联，并并填记文文书类别别、受文文者、待待复期限限、附件件等各栏栏，呈请请主管判判行后另另依式填填写三联联连同第第一联呈呈主管主主管签署署，一并并送收发发人员编编号并记记载于""收(发发)文编编号登记记表"再再送监印印人员用用印后，，由收发发人员将将"业务务接洽便便函"第第二、三三、四联联送交受受文部门门，第一一联则依依待复日日期之先先后整理理以备稽稽催二)收收文受文文部门的的收发人人员收到到"业务务接洽便便函"第第二、三三、四联联，于便便函上填填记收文文时间、、编定收收文号码码并记载载"收((发)文文编号登登记表""将便函函第二、、三、四四联送呈呈部门主主管批定定经办人人后，由由收发人人员将二二、三联联交由经经办人承承办，第第四联经经经办人人签收后后由收发发人员按按发文部部门要求求的待复复日期先先后整理理，以备备稽催三))复文经经办人收收到来文文应于第第三联拟拟具复文文稿并填填写销案案或待复复日期，，及预定定保存期期限(如如需签办办，则以以"文书书签办单单"办理理，签办办单连同同"业务务接洽便便函"第第三联处处理)，，经主管管判行后后，依式式填写于于第二联联，一并并呈主管管签署再再送由收收发人员员转请用用印并抽抽出原暂暂存之第第四联转转记销案案或待复复日期，，将第二二联送交交受文部部门(原原发文部部门)，，第三、、四联编编定档号号填记于于档号栏栏后；第第三联依依其类别别归档；；第四联联依收文文流水编编号的顺顺序存查查。
如未未结案，，则第四四联按待待复日期期先后整整理以备备稽催四))回文处处理发文文部门的的收发人人员收到到复文部部门送达达的便函函第二联联时，于于原暂存存的第一一联注记记复文的的收文时时间；第第二联转转送经办办人呈阅阅办妥并并注明预预定保存存期限送送收发人人员抽出出第一联联销案，，再一并并编定档档号填记记于档号号栏，第第一联依依发文流流水编号号的顺序序装订存存查，第第二联依依其类别别存档，，如未结结案，第第一联需需加注复复文部门门要求的的待复日日期，并并按此日日期的先先后整理理以备稽稽催，再再行复文文时，则则依发文文程序办办理□ 文书书处理方方式第十七条条 文书书结构(一)公公告：以以"主旨旨""依依据"""公告事事项"三三段式斟斟酌运用用二二)函、、签呈：：以"主主旨"、、"说明明"、""办法""、"请请求、拟拟办或建建议"三三段式斟斟酌运用用三三)业务务接洽便便函：以以公文三三段式或或以条例例方式逐逐点叙述述四四)采用用语体文文以达到到"简、、浅、明明、确""的要求求，可用用表格处处理的尽尽量利用用表格第十八条条 信函函处理(一)指指名营业业、工务务、资材材及采购购人员收收受的信信函由信信封上的的记载可可认为公公务文书书者，应应视同公公务文书书拆封，，如系私私事，再再予发还还；未能能办认为为公务文文书的信信函，经经其本人人拆封后后如系公公务文书书，应交交收发人人员依本本规则处处理。
二)指指名经副副理以上上人员的的信函，，迳送其其本人，，如系公公务文书书，再交交收发人人员依本本规则办办理第十九条条 签呈呈处理(一)经经办人因因特殊案案件的处处理，需需签请主主管核示示时，以以签呈用用纸缮写写一份行行之，签签呈经核核决并依依示办妥妥后应依依类别归归档二)经经办人签签拟后层层呈主管管核示，，如需呈呈转经((副)理理级以上上主管核核示者((各公司司经理室室、总经经理室以以及总管管理处各各部、室室、中心心为呈总总经理或或董事长长核示者者)则于于厂(处处)长((部、室室主管))签示后后，由厂厂(处))、部((室)收收发人员员登记于于"签呈呈事务备备查表""转呈经经(副))理以上上主管((各公司司经理室室、总经经理室及及总管理理处为总总经理或或董事长长)核示示，于核核示后由由厂(处处)部((室)收收发人员员转记""批示""情形，，呈送厂厂(处))长(部部室主管管)核阅阅后，交交由经办办人依示示办理，，但与会会办部门门有关者者应复印印分送会会办部门门协同处处理或备备查经经办人办办妥后，，将签呈呈交由厂厂(处))、部((室)收收发人员员编定档档号填记记于签呈呈及"签签呈事务务备查表表"后，，签呈依依其类别别归档。
签呈内内容不宜宜为公众众周知者者，应指指定专人人专案签签办第二十条条 合约约处理(一)订订立或修修改合约约时，经经办部门门拟稿后后判行前前，应将将文稿转转送总管管理处法法律事务务室核稿稿判行行后依业业务需要要份数送送请缮打打、校对对、用印印二二)固定定格式的的合约书书其原稿稿应依前前款规定定经核稿稿判行后后使用，，经办部部门使用用时依式式填写所所需份数数呈准后后，直接接送请用用印三）合合约书签签约代表表原稿、、正本的的保管部部门规定定保管管部门收收到合约约书正本本应即贴贴足印花花并予销销印后与与原稿一一并归档档其他他业务有有关部门门均以副副本留存存备用第二十一一条 副副本及图图书处理理副本视同同正式文文书，应应依规定定处理、、归档；；各类图图书应指指定部门门集中管管理第二十二二条 电电报处理理电报视同同文书，，依本规规则办理理第二十三三条 文文书处理理要点(一)经经办文书书遇有关关系重大大足以影影响公司司权益之之重要文文件，应应将正本本妥为保保藏，每每有应用用均以副副本或影影本层呈呈处理二))为利文文书处理理并达分分层负责责目的，，经办人人应就内内容要点点签拟意意见或选选稿随来来文呈部部门主管管核阅批批办，各各主管人人员应对对文案注注意见，，避免只只签名而而无意见见。
三三)经办办、会稿稿、核稿稿等人员员之答名名，应清清晰可辨辨，不得得潦草难难认四)经经办文书书应视其其轻重而而定缓急急，如案案情涉及及其他部部门应照照会办理理，会稿稿案件会会办部门门应按速速件处理理之第二十四四条 文文件处理理期限(一)收收发人员员收文时时，原则则上应随随到随送送，不得得积压，，最迟应应于文到到一小时时送交有有关人员员二二)分文文人员的的分文时时期，由由各公司司视其收收文数量量自行订订定三)经经办人员员的处理理期限1.速速件、电电报、机机密文件件等应随随到随办办，于文文到一日日内处理理完毕为为原则2..一般案案件由部部门主管管斟酌经经办人的的工作量量，指定定处理期期限，一一般以文文到三日日内处理理完毕为为原则3.来来文定有有答复期期限者，，应尽力力于来文文所定期期限内处处理完毕毕4..计划、、试验、、研究、、开发、、规章修修订、测测定、搜搜集资料料等特殊殊案件部部门主管管应斟酌酌实际需需要分别别规定其其处理期期限55.监印印人员原原则上于于当天完完成用印印6..文件归归档，应应日案日日清，最最迟不得得逾二日日7..签呈案案件，按按分层负负责的决决行层次次，由各各公司自自行订定定时限。
第二十五五条 文文件稽催催(一)经经办人如如未能如如期办妥妥文件，，应于处处理期限限届满前前，经请请示部门门主管同同意后，，以口头头通知文文书收发发人员更更改处理理期限二))收发人人员应按按日检查查催办联联，到期期未见办办妥销案案者，应应先以口口头通知知经办部部门主管管，如再再俟一天天仍不见见办妥销销案者，，应即以以"文书书催办单单"一式式二联，，送经办办部门主主管交由由经办人人填注""拟完成成日期""及"迟迟延原因因"经主主管批核核后，经经办部门门自存一一份，一一份送还还收发人人员继续续依期稽稽催，收收发人员员应随时时将稽催催情形记记录于稽稽催联第二十六六条 发发送方式式文书发送送方式分分为专送送、邮寄寄(平信信、限时时、挂号号、航空空)电报报(寻常常、加急急、书信信、打字字)及集集运等，，经办人人应于文文书底稿稿上注明明第二十七七条 文文件递送送(一)呈呈阅文件件的递送送方式文文件呈阅阅、呈判判、会办办时，如如为普通通案件以以浅灰色色卷宗递递送，如如系机密密，紧急急或A类类案件，，则以桔桔红色卷卷宗递送送二二)部门门间文件件的递送送1.发发文及受受文部门门在同一一厂区内内，可以以文件直直接递送送，如需需签收者者，可以以自存联联送请请请受文部部门签收收后取回回稽催。
2.发发文及受受文部门门在不同同厂区者者，发文文部门收收发人员员需将文文件依受受文部门门地区别别以(处处)、部部(室))为单位位装入""内部信信封"予予以递送送，"内内部信封封"仅书书写受文文部门的的厂、处处、部、、室名称称不另注注明经办办人姓名名，由受受文部门门收发人人员统一一拆封分分发33.各公公司于各各办公地地区应设设一文件件"寄送送中心""，总公公司为各各公司总总经理室室，各公公司(工工厂)所所在地为为总务部部门，各各"寄送送中心""得规定定每日截截止收件件时间，，以便整整理集中中装运4.收收发人员员将文件件递交""寄送中中心"后后，"寄寄送中心心"人员员应将同同一受文文部门之之厂(处处)部((室)的的文件集集中整理理，开具具"文件件递送清清单"一一式三联联，第一一联自存存，第二二、三联联连同文文件汇总总装入地地区别专专用"文文件袋""寄送收文地地区之""寄送中中心"人人员收到到"文件件袋"拆拆开后，，即以""文件递递送清单单"第二二、三联联连同文文件送交交各厂((处)收收发人员员签收后后留存第第二联，，第三联联以当天天"文件件袋"送送还原发发文的""寄送中中心"存存查55.总管管理处各各部、室室、中心心寄送各各厂区的的文件，，一律递递交各公公司的""寄送中中心登记记转送。
66.总公公司各""寄送中中心"的的"文件件袋"，，需于下下午五时时前送交交总管理理处总务务部门统统一运寄寄7..原则上上文件应应随到随随送，不不得积压压，"寄寄送中心心"人员员须于每每日上午午上班后后30分分钟内将将"文件件袋"内内文件分分送各厂厂(处))、部((室)收收发人员员签收□ 印信信Ⅰ.印信信种类第二十八八条 种种类(一)公公章：各各公司向向主管机机构登记记之公司司印鉴及及特定业业务专用用之公司司印信二))职章：：〖ZKK(〗11.董事事长、各各公司总总经理刻刻有公司司名衔及及职别的的印信2.刻刻有职别别及特定定业务专专用的主主管印信信三三)职衔衔签字章章：各公公司厂、、处长以以上主管管刻有职职衔及签签名的印印信四)部部门章：：刻有公公司及部部门名衔衔之印信信如为为不得对对企业外外行文之之部门，，应于部部门章上上加注""对内专专用"之之字样五))校对章章、骑缝缝章、附附件章：：刻有公公司名衔衔及"校校对章""或"骑骑缝章"""附件件章"等等字样之之印信第二十九九条 印印信的资资料及形形式所有印信信均为圆圆形橡皮皮质Ⅱ.印信信使用第三十条条 监印印人员(一)各各公司公公章及董董事长职职章之监监印人员员应签请请本企业业董事长长核定后后任用。
二))特定业业务专用用的图记记及董事事长职章章、公章章、总经经理职章章之监印印人员应应签请各各公司总总经理核核定后任任用三)各各部门主主管的职职衔签字字章及部部门章由由各部门门主管指指定监印印人员四))监印人人员不在在时，应应由代理理人代为为监印，，代理人人的任用用应依前前三款的的规定签签准或指指派第三十一一条 印印信盖用用(一)行行文时应应依第八八条的规规定判行行送请监监印人员员依第七七条的规规定于函函件、文文稿及底底本上用用印二)其其他文件件需盖用用印信者者，经办办人应填填具"盖盖用印信信申请单单"一式式二联，，经呈准准后凭以以申请用用印，监监印人员员除于文文件上用用印外，，还应于于"盖用用印信申申请单""正面加加盖使用用的印信信，并收收存第一一联，第第二联退退回经办办部门存存查第三十二二条 印印色使用用公章、职职章以红红色印泥泥或红色色打印水水用印的的Ⅲ.印信信管理第三十三三条 印印信的核核定及制制发部门门(一)公公章、董董事长及及各公司司总经理理之职章章及职衔衔签字章章均经总总管理处处董事长长核定，，由总管管理处总总经理室室为管理理部门统统一制发发二二)总管管理处各各部、室室、中心心的部门门章或特特定业务务之主管管职章经经各部((室)经经理(主主任)核核定，由由总管理理处总经经理室为为管理部部门统一一制发。
三))各事业业部经理理、厂((处)长长的职衔衔签字章章、特定定业务之之主管职职章及各各部门的的部门章章经各公公司总经经理核定定由各公公司总经经理室为为管理部部门统一一制发第三十四四条 印印信登记记业务主办办部门需需用特定定印信或或业务专专用印信信向有关关主管机机构报备备时，该该印信的的登记、、更换、、撤销等等的手续续，均由由该主办办部门办办理第三十五五条 印印信申请请(一)印印信制发发的申请请因业务务需要或或组织变变更，由由主办部部门填具具"请((制)发发印信申申请表""一份，，送会印印信管理理部门依依本规则则第三十十三条的的规定呈呈请核定定后由管管理部门门制发二))印信换换发的申申请1..印信的的印文磨磨损申请请换发时时，由监监印人员员填具""请(换换)发印印信申请请表"一一份，于于备注栏栏拓具印印模，叙叙明制发发日期，，送会印印信管理理部门依依本规定定第三十十三条规规定呈请请核定后后由管理理部门换换发22.原有有废旧印印信应于于换发的的印信收收到后一一周内，，由监印印人员依依本规则则第三十十六条的的规定办办理三)印印信补发发的申请请1.印印信毁损损或遗失失时，监监印人员员除向该该印信登登记机构构报备并并依法公公告作废废外，应应填具""请(补补)发印印信申请请表"一一份，于于备注栏栏叙明原原印的种种类、字字体、制制发日期期、毁损损或遗失失经过及及失职人人员的议议处，并并会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条规定定呈经核核定后，，由管理理部门补补发。
22.补发发印信的的文字体体应有异异于原印印信，以以资区别别3..遗失的的印信寻寻获时，，应即交交由监印印人员于于二日内内依本规规定第三三十六条条规定办办理四)印印信增刊刊的申请请1.一一种印信信以制发发一枚为为原则，，但如因因业务需需要或受受地区限限制需增增刊者，，由业务务主办部部门依本本条第一一款规则则申请2.增增刊的印印信应由由管理部部门斟酌酌实情设设法加以以区别第三十六六章 印印信缴销销(一)废废旧、撤撤销或遗遗失寻获获的印信信，应由由监印人人员填具具"缴销销印信申申请表""一份，，送会印印信管理理部门依依本规则则第三十十三条之之规定呈呈经核定定后，检检具缴销销之印信信，送缴缴管理部部门撤销销二二)印信信管理部部门收到到缴销的的印信，，即斟酌酌实情予予以保存存或截角角注销第三十七七条 印印信管理理(一)各各种印信信由各监监印人员员负责保保管，如如有遗失失或误用用情事由由监印人人员负完完全责任任二二)印信信管理部部门应指指定专人人负责印印信之制制发、换换发、补补发、稽稽查等管管理工作作，并设设立"印印信登记记表"拓拓具印模模、样本本，依序序装订成成册，以以利管理理三三)印信信不固定定换发年年限，印印信管理理人员每每年至少少应稽查查一次。
四))主管、、监印人人员或印印信管理理人员交交接时，，应拓具具印模样样本列册册专案移移交，并并报送印印信管理理部门□ 档案案管理Ⅰ.管理理部门第三十八八条 管管理部门门(一)文文书结案案后，原原稿由各各文书管管理部门门归档，，经办部部门视实实际需要要留存影影本如如为特殊殊案件因因业务处处理需要要，原搞搞须由经经办部门门保管者者，应经经文书管管理部门门主管同同意后妥妥为保存存，文书书管理部部门以影影本归档档，原稿稿用毕后后仍应送送文书管管理部门门归档并并换回影影本二)各各公司档档卷分类类目录及及编号原原则，由由各公司司总经理理室或事事业部经经理室统统一制定定管理；；总管理理处各部部、室、、中心则则由各部部门自行行编定报报送总管管理处总总经理室室Ⅱ.整理理与分类类第三十九九条 文文件点收收文件结案案移送归归档时，，依如下下原则点点收：((一)检检查文件件的本文文及附件件是否完完整，如如有短少少，应即即追查归归入二)文文件如经经抽存者者，应有有管理部部门主管管的签认认三三)文件件的处理理手续是是否完备备，如有有遗漏，，应即退退回经办办部门补补办四)与与本案无无关的文文件或不不应随案案归档的的文件，，应即退退回经办办部门。
五))有价证证券或其其他贵重重物品，，应退回回经办部部门，经经办部门门应送指指定保管管部门签签收后，，文件送送归档第四十条条 文件件整理点收文件件后，应应依下列列方式整整理：((一)中中文直写写文件以以右方装装订为原原则，中中文横写写或外文文文件则则以左方方装订为为原则二))右方装装订文件件及其附附件均应应对准右右上角，，左方装装订则对对准左上上角理齐齐钉牢三))文件如如有皱折折、破损损、参差差不齐等等情形，，应先整整补，裁裁切折叠叠，使其其整齐划划一第四十一一条 档档案分类类(一) 档案分分类应视视案件内内容、部部门组织织、业务务项目等等因素，，按部门门、大类类、小类类三级分分类先先以部门门别区分分，部门门别之后后依案件件性质分分为若干干大类，，再在同同类中依依序分为为若干小小类二)档档案分类类应力求求切合实实用倘倘因案件件较多，，前款三三级不敷敷应用时时得于第第三级之之后另增增第四级级"细类类"如如案件不不多，亦亦可仅使使用"部部门"及及"大类类"或""小类""二级(三三)同一一"小类类"(或或细类))之案件件以装订订于一档档夹为原原则，如如案件较较多，一一个档夹夹不敷使使用时，，得分为为两个以以上的档档夹装订订，并于于小类((或细类类)之后后增设""卷次""编号，，以便查查考。
四)每每一档夹夹封面内内页应设设"目次次表"，，案件归归档时依依序编号号、登录录；并以以每一案案一个""目次""编号为为原则五))档号之之表示方方式如下下A1AA2---B1B2C1C22D11--EE1EE2A11A22为经办办部门代代号，BB1BB2为为大类号号，C1C22为小类类号DD1为为档卷卷卷次，EE1EE2为为档案目目次第四十二二条 档档案名称称及编号号(一)档档案各级级分类应应赋予一一名称，，其名称称应简明明扼要，，以能充充分表示示档案内内容性质质为原则则，且有有一定范范畴，不不宜笼统统含混二))各级分分类、卷卷次及目目次的编编号，均均以十进进阿拉伯伯数字表表示；其其位数使使用视案案件多寡寡及增长长情形而而斟酌决决定三)档档案分类类各级名名称经确确定后，，应编制制"档案案分类编编号表""，即将将所有分分类各级级名称及及其代表表数字编编号，用用一定顺顺序依次次排列，，以便查查阅四)档档案分类类各级编编号内应应预留若若干空档档，以备备将来组组织扩大大或业务务增繁时时，随时时增补之之用五)档档案分类类各级名名称及其其代表数数字一经经确定，，不宜任任意修改改，如确确有修改改必要，，应事先先审慎研研议，并并拟具新新旧档案案分类编编号对照照表，以以免混淆淆。
第四十三三条 档档号编定定(一)案案件如系系新案，，应就""档案分分类编号号表"，，查明该该案件所所属类别别及其卷卷次、目目次顺序序编列档档号二)案案件如可可归属前前案，应应查明前前案之档档号予以以同号编编列三)档档号以一一案一号号为原则则，遇有有一案件件叙述数数事或一一案归入入多类者者，应先先确定其其主要类类别，编编列档号号四四)档号号应自左左而右编编列，右右方装订订的案件件，应将将档号填填写于案案件首页页的左上上角；左左方装订订者则填填写于右右上角Ⅲ.归档档与档案案清理第四十四四条 保保存期限限(一)归归档文件件，应依依目次号号顺序以以活页方方式装订订于相关关类别的的档夹内内，并视视实际需需要使用用"见出出纸"注注明目次次号码，，以便翻翻阅二)档档夹的背背脊应标标明档夹夹内所含含案件的的分类编编号及名名称，以以便查档档第四十五五条 保保存期限限文件保存存期限除除政府有有关法令令或本企企业其他他规章特特定者外外，依下下列规定定办理：：(一))永久保保存：11.公司司章程；；2.股股东名簿簿；3..组织规规程及办办事细则则；4..董事会会及股东东会纪录录；5..财务报报表；66.政府府机关核核准文件件；7..不动产产所有权权状及其其他债权权凭证；；8.工工程设计计图；99.其他他经核定定须永久久保存的的文书。
二))10年年保存：：1.预预算、决决算书类类；2..会计凭凭证；33.事业业计划资资料；44.其他他经核定定须保存存10年年的文书书三三)5年年保存：：1.期期满或解解除之合合约；22.其他他经核定定保存55年的文文书四)11年保存存：结案案后无长长期保存存必要者者五五)规章章由规章章管理部部门永久久保存，，使用部部门视其其有效期期间予以以保存第四十六六条 档档卷清理理(一)管管档人员员应随时时拂拭档档案架，，维护档档案清洁洁，以防防虫蛀腐腐朽每每年年度度更换时时，依第第四十五五条的规规定清理理一次，，已届保保存期限限者，得得予销毁毁，销毁毁前应造造册呈总总经理核核准，必必要时向向主管官官署报备备，并于于目次表表之附注注栏内注注明销毁毁日期二))保管期期限届满满的文件件中，部部分经核核定仍有有保存参参考价值值者，管管档人员员应将""收(发发)文登登记单""第五联联附注在在其保留留文件上上，并在在第五联联上注明明部分销销毁之日日期ⅣⅣ.调卷卷第四十七七条 调调卷程序序(一)各各部门经经办人员员因业务务需要需需调阅档档案时，，应填具具"调卷卷单"经经其部门门主管((科长以以上)核核准后持持向管档档人员调调阅。
二)管管档人员员接到""调卷单单"经核核查后，，取出该该项档案案，并于于"调卷卷单"上上填注借借出日期期，将档档案交与与调卷人人员""调卷单单"则依依预定归归还日期期之先后后整理，，以备稽稽催三)于于档案室室当场借借阅者，，得免填填"调卷卷单"四))档案归归还时，，经管档档人员核核查无讹讹并于""调卷单单"填注注归还日日期及签签章确认认后，档档案即行行归入档档夹""调卷单单"由管管档人员员留存备备查第四十八八条 调调卷管理理(一)""调卷单单"以一一单一案案为原则则，借阅阅时间最最长以一一周为限限，如有有特殊情情形欲延延长调阅阅期限时时，应按按调阅程程序重新新办理二))调卷人人员对于于所调案案件，不不得抽换换增损，，如有拆拆开必要要时，亦亦须报明明原因，，请管档档人员负负二责处处理三)调调卷人员员调阅档档案，应应于规定定期限内内归还，，如有其其他人员员调阅同同一档案案时，应应经调卷卷变更登登记，不不得私自自授受四))调阅案案件限与与经办业业务有关关者，如如调阅与与经办业业务无关关之案件件，应经经文书管管理部门门主管同同意□ 机密密文件第四十九九条 范范围(一)生生产设备备设计图图：具有有专利性性与独特特性之机机械设计计图，以以及生产产设备布布置图。
二)) 技术术性的资资料：独独特技术术性的操操作标准准，与外外人技术术合作或或外人技技术指导导资料，，产品配配方，产产品开发发，改良良或试验验资料，，国外现现场实习习报告及及其他技技术上属属于机密密性之资资料三) 业务性性之资料料：销售售成本资资料，市市场情报报，国外外业务考考察报告告及其他他业务上上属于机机密性之之资料四))其他经经厂处长长以上主主管认为为有必要要列入机机密文件件管理之之一切资资料第五十条条 保管管部门(一)外外来机密密文件应应以各公公司总经经理室为为保管部部门；经经各公司司总经理理核准得得于事业业部、研研究所或或工厂所所在地保保存者，，应以事事业部经经理室、、研究所所所长室室、驻厂厂经(副副)理室室或总经经理指定定之部门门为保管管部门二))属技术术、开发发、工务务、营业业等部门门自行建建立之专专业性机机密文件件，应以以各事业业部经理理室或厂厂区文书书管理部部门为保保管部门门三三)总管管理处各各部、室室、中心心之机密密文件，，属各该该部门承承办之专专责性质质者，应应以各该该部、室室、中心心为保管管部门四))各保管管部门应应指定专专人经各各公司总总经理核核定(总总管理处处由总经经理核定定)，负负责机密密文件收收发、登登记及归归档等事事务。
第五十一一条 外外来机密密文件处处理(一)外外来机密密文件由由代表公公司取得得该文件件的人员员径送该该公司总总经理室室机密文文件保管管人员，，以"收收(发))文登记记单"一一式五联联登记，，呈请总总经理核核派经办办人(主主办人))及指定定处理期期限后，，其分文文、经办办、复文文或主动动发文均均依第四四章之规规定流程程处理唯其递递送均应应亲自为为之，不不得假手手他人二))若文件件内容影影响公司司权益重重大时，，保管人人员于文文件分类类办理时时，应以以影本为为之，原原文件由由保管人人员妥藏藏三三)主办办人于文文件处理理期间，，需负保保密全责责；如需需分派其其所属人人员办理理时，则则于每日日上班以以"文件件传递记记录卡""注明时时间、用用途由经经办人签签章后，，"文件件传递记记录卡""由主办办人留存存，密件件交经办办人办理理于当当日下班班(或完完工)时时主办人人应负责责将密件件收回，，并于""文件传传递记录录卡"填填注收回回时间，，由经办办人签认认后随""收(发发)文登登记单""第五联联与密件件一并归归档四)密密件办妥妥后由主主办人亲亲自递送送或封妥妥签章交交予文书书管理部部门收发发人员寄寄送。
第五十二二条 自自创之专专业性机机密文件件处理(一)隶隶属性技技术、开开发、工工务、营营业等部部门的工工作人员员于承办办特定项项目之业业务所建建立的资资料，应应视同机机密文件件，依本本章的规规定办理理二二)前款款各项机机密文件件的经办办部门应应于每月月底编制制翌月的的"工作作计划表表"写明明交办的的特定业业务工作作主题、、内容摘摘要、经经办人及及预定完完成期限限等，经经主管核核定后，，一份自自存，一一份送保保管部门门存查第五十三三条 经经办方式式(一)经经办人应应于办公公场所处处理机密密文件，，不得擅擅自携带带外出或或转借、、出示于于他人，，处理期期间并应应妥善收收存，防防止他人人轻易取取得或翻翻阅二)经经办人不不得请托托他人代代抄、代代描机密密文件，，非经经经理级以以上主管管核准者者，亦不不得擅自自复制三))经办人人如因公公确需携携带机密密文件外外出时，，应呈经经理级以以上主管管(专业业性机密密文件得得呈厂、、处长))核准后后为的四))经办人人如未能能于规定定期限内内处理完完竣，应应于到期期前签呈呈交办之之主管核核准延长长处理期期限并联联络保管管人员延延缓稽催催第五十四四条 归归档(一)外外来机密密文件于于主办人人办妥并并经总经经理核定定保存期期限后，，应将文文件连同同"收((发)文文登记单单"第四四、五联联及"文文件传递递记录卡卡"送交交保管人人员签收收，编定定档号，，依其类类别登入入"机密密文件保保管备查查簿"，，第四联联送回主主办人存存查，第第五联连连同文件件归档。
二))内部自自行建立立之机密密文件，，经办人人办妥并并经厂、、处长核核定保存存期限后后，应将将文件类类别、内内容摘要要、预定定保存期期限等填填入"机机密文件件送件单单"，随随文件送送交保管管人员编编定档号号并签收收后，""机密文文件送件件单"退退回经办办人存查查，文件件由保管管人员依依类归档档并将其其名称及及归档编编号登入入"机密密文件保保管备查查簿"第五十五五条 档档案整理理(一)保保管人员员应将每每月增加加的机密密文件，，于翌月月五日前前填更""机密文文件增列列表"呈呈总经理理(专业业性者呈呈经理))核阅并于每每年年底底清理档档卷，将将认为已已无需继继续保管管或已消消失机密密性质的的文件，，造具""机密文文件销毁毁表"呈呈报总经经理(专专业性者者呈经理理)核准准后销毁毁或送回回原经办办部门按按一般文文书办理理归档二))保管人人员应于于每月底底查对""机密文文件增列列表"及及"出国国计划书书"或""工作计计划表""，如有有应送而而未送归归档者，，则以便便函稽催催经办部部门送交交归档三))机密文文件应单单独成立立档卷，，与其他他一般文文件分开开保管第五十六六条 调调卷(一)各各部门需需调阅机机密文件件时，除除依第四四十八条条规定方方式办理理外，经经办人填填具"调调卷单""注明调调阅期间间及用途途，应经经调阅部部门厂处处长证明明并送保保管部门门主管同同意后，，始得调调卷。
二)保保管人员员接到经经核准之之"调卷卷单"，，应即开开立"文文件传递递记录卡卡"一份份，连同同密件交交予调卷卷人签收收后，""文件传传递记录录卡"由由保管人人员留存存用毕毕归还时时，密件件经保管管人员点点收无误误后，将将归还时时间填记记于"文文件传递递记录卡卡"并经经调卷人人签认后后一并存存档第五十七七条 副副本机密文件件需影、、复印时时，应呈呈经理以以上主管管(专业业性者呈呈厂处长长以上主主管)核核准后，，交由保保管人员员印发，，并将份份数登记记于"机机密文件件保管备备查簿""；副本本(含复复印件))视同正正本依本本规则的的规定办办理第五十八八条 文文件管理理经办人、、保管人人员或调调卷人员员应妥善善管理经经手的机机密文件件；倘有有下列情情形之一一者，依依人事管管理规则则第十四四条或第第三十六六条的规规定议处处：(一一)拆散散原案显显有弊端端者二)原原案被污污损、抽抽换、涂涂改或遗遗失者三))擅自将将文件携携带外出出，转借借或出示示于人及及其他宣宣泄机密密情事者者四四)调卷卷逾期拒拒不归还还而不申申述理由由者五)擅擅自请托托他人代代抄、代代描、复复印或打打字、印印刷者六))文件分分办传递递时，未未以"文文件传递递记录卡卡"记载载或未于于分办当当日下班班(或完完工)时时收回((缴回))妥藏者者。
□ 附则则第五十九九条 文文件处理理日数的的统计(一)各各收发人人员根据据"收((发)文文登记单单"第一一联，业业务接洽洽便函第第一联((发文))及第四四联(收收文)分分别造具具"文件件处理统统计表""一式二二份，于于翌月五五日前，，一份呈呈送经理理核阅后后存经理理室备查查(全公公司的""文件处处理统计计表"应应呈总经经理核阅阅后存总总经理室室备查))，一份份自存二))处理日日数计算算标准11.收文文案件：：自总收收文之日日起至复复文发出出或文件件归档之之日止，，所需日日数扣除除例假日日后为实实际处理理日数2.发发文案件件：自文文件发出出之日起起至其销销案之日日止，所所需日数数扣除例例假日后后，为实实际处理理日数第六十十条 文文书用纸纸(一一)对关关系企业业外机构构之行文文以公文文用纸为为之对对客户或或厂商行行文得以以印有公公司名衔衔的书函函二二)关系系企业内内部各部部门间的的行文以以"业务务接洽便便函"为为之，但但公司间间的行文文亦得以以公文用用纸三)电电报以电电报专用用纸四)签签呈以签签呈专用用纸第六十一一条 文文件处理理之稽查查各公司总总经理室室应不定定期派员员稽查各各部门之。