电子文件管理现实状况调研分析_新型干部学院电子文件的管理现实状况和思索 ［摘要］本文经过对新型干部学院在电子文件管理中出现的管理意识不强,缺乏必须的管理制度和人员等问题进行分析,提出了在新形势下,转变观念、建立规章制度、抓好技术处理和保留等部分做好新型干部学院电子文件管理的看法 ［关键词］新型干部学院；电子文件；管理 ［中图分类号］G27［文件标识码］A［文章编号］1005-6432202126-0227-02 从十六大开始,中央为了适应新形势、新任务的迫切需要,提出了要“大规模地培训干部、大幅度地提升干部队伍的素质”这一重大战略任务为完成这一重大战略任务,中央、中央各部委、国有大型企业、高等院校等全部建立了部分新型干部学院这些新型干部学院在办学中,借助网络技术,在教学、科研、行政管理活动中,普遍应用计算机和办公自动化技术,生成了大量的电子文件这些电子文件在办学中发挥着日益主要的作用,并将深入成为新产生文件的主体不过,现在这些电子文件的管理还没有得到足够的重视,很多教学、科研、行政管理方面的主要的电子文件还游离于档案的管理之外所以,怎样对这些电子文件进行科学、合理、有效的管理和保护,这是一个亟待处理的问题。
1加强新型干部学院电子文件管理的必须性 学院电子文件是学院在从事教学、科研、行政管理和其它各项活动中,经过计算机等电子设备形成、办理、传输和存放的文字、附表、图像、音频、视频等不一样形式的信息统计,是学院办学结果的凝结伴随E时代的到来,人类已进入一个信息化的时代,计算机技术广泛地应用,把档案工作带入了自动化和网络化的新阶段电子文件的大量产生,给学院教学、科研、行政管理和各职能部门带来了巨大的改变,丰富了传统的工作方法、工作手段和管理模式但电子文件是一个新型的观念型、流动型、高效性和易损性文件现在,新型的干部学院电子文件在管理中还存在以下问题： (1)电子文件管理意识不强,缺乏必须的管理制度大家对实施办公自动化产生的电子文件主要性还没有引发足够的重视很多人认为纸质文件才是文件,电子文件不是文件现在,很多学院电子文件的产生实际上是无序的,往往是谁起草文件谁保管,没有专门人员统一的管理很多有价值的党政管理、教学、科研方面的电子数据资料散落在学院内各部门中甚至有些文件就在平时的文字和图表处理中被随意地覆盖、删除掉了,或因存放载体用于其它信息的存放而被清洗而这些问题的存在往往是因为学院内部缺乏完善的电子文件管理规章制度,未明确电子文件的全程管理标准、工作步骤和各部门的岗位职责,从而造成电子文件的形成部门对电子文件的主要性认识不够,保留电子文件的意识微弱,未将电子文件的搜集和归档纳入本部门的文档管理范围内。
(2)电子文件搜集难度大因为学院各职能部门(即电子文件的形成或承接部门)的工作步骤有时又是互有交错的,搜集职责难以界定,出现关系不顺,相互推诿现象同时,因为这些电子文件形成部门或承接部门对电子文件的搜集积累的步骤及要求不甚明了,难以规范化搜集归档工作是由文件管理转换为档案管理的转折步骤,电子文件归档工作的质量关系到整个电子档案管理水平而在学院实际管理工作中,从电子文件的形成到归档往往要跨越多个部门,有的部门对形成的电子文件存放太随意、管理不严格,忽略对其有效的保留和归档除学院文件之外的其它文件,如上级来文、领导讲话稿、主要的会议统计等材料这一问题没有得到很好处理,也影响到电子文件的搜集 (3)电子文件存放载体随意、文件信息格式杂乱不通用电子文件的产生和运行完全是由相关的系统来实现的,且含有对软硬件设备的依靠、不能直读、易更改、信息和载体相分离、数据丢失、病毒侵害等部分不安全原因而现在计算机设备更新太快,各部门在职能活动中产生的电子文件储存又过于分散,若无专员管理,不实现集中脱机保管,对原有的系统产生的电子文件不进行立即必须的转换,那么对不兼容的计算机和软件生成的文件在交换使用时会造成很大的困难,读取文件时也会碰到困难。
以上问题的出现,会对电子文件产生不安全的原因,对电子文件的真实性无法确保,这些全部给电子文件的安全保管和长久保留带来很多问题 (4)缺乏电子档案管理技术人员电子档案的管理是一项技术工程的管理,是一门新兴的档案管理科学对电子文件及其归档后形成的电子档案的管理,绝不是仅仅知道纸质档案那一套管理理论、标准、方法和技术的管理人员所能胜任的,也不但仅是只知道电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的电子档案的管理要求管理人员既要具有档案管理基础知识和基础方法,又要熟悉计算机软硬件技术及数字通信技术不具有这两方面的基础技术技能,就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行有效管理而现在新型干部学院的文件管理人员大多是兼职的,即使计算机水平有的比较高,但系统受过档案管理知识培训的几乎没有,对于电子文件归档管理中出现的部分新情况不能独立地处理和应对,造成电子文档的管理出现被动、滞后的局面 2抓好新型干部学院电子文件管理的关键方法 (1)转变思想观念,提升电子文件管理意识电子文件和纸质文件相比,总是给人一个虚拟、不真实感,在大家长久以来形成的观念中,只有见到纸质文件才以为其实际存在,而电子文件则要经过计算机这一辅助设备才能进行调阅。
目前,伴随办公自动化在中国的广泛应用,电子文件的不停产生已经成为文件管理的关键问题它和纸质文件一样,一样包括保密、安全、管理、归档、利用等问题,和纸质文件含有相同作用2021年中央办公厅颁布的电子文件管理暂行措施第八条要求:“电子文件形成单位应该对本单位电子文件管理工作进行统筹计划,建立管理制度,明确管理职责,规范工作步骤,落实保障方法各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理这就要求我们转变观念,树立电子文件和纸质文件相同主要的理念,像对待纸质文件一样对待电子文件,应完善保留,不能随意删改,要和纸质文件一起按时归档 (2)建立健全电子文件管理的各项规章制度,确保有章可依尽管电子文件和纸质文件有很多不一样之处,但毕竟全部是社会活动的统计,其管理目标基础一致电子文件管理暂行措施第十五条要求:“电子文件形成单位应该依据国家相关要求明确电子文件归档范围和保管期限,并对含有保留价值的电子文件立即进行归档要做好干部学院的电子文件管理工作,能够依据国家相关电子文件管理的专门标准,结合本学院电子文件管理的本身特点和存在问题,提出详细可行的规范方法和管理规则,包含电子文件的归档范围、归档时间、归档要求、归档手续、保管方法等。
另外,鉴于电子文件产生时所采取的软硬件平台的不一样所造成的问题,也应提出统一的规范和标准,要求多种类型电子文件,需采取要求的管理通用格式,以确保归档电子文件的有效识读和利用总而言之,形成一套行之有效的干部学院电子文件管理制度,使得各职能部门进行文件管理时有章可循 (3)做好归档电子文件的技术处理工作,确保电子文件的原始性、可靠性和完整性电子文件管理暂行措施第十六条要求:“电子文件及其元数据应该同时归档；含有永久保留价值或其它主要价值的电子文件,应该转换为纸质文件或缩微胶卷同时归档电子文件的特点决定了其长久保管目标不但取决于后端的档案管理部分,还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响,比如电子文件的格式、元数据等问题电子文件长久保管的一个主要原因是元数据问题元数据的关键功效之一就是为电子文件的真实性和长久保管提供必须的背景信息所以,从这个角度说,电子文件的管理是基于元数据的管理鉴于电子文件档案的原始性难以确定和真实性难以判定和检验的不足,实施电子文件的硬盘拷贝和对应的纸质文件一并归档的“双套制”搜集归档模式，就可避免电子文件失实、失真做好账外文件,上级来文电子文件的形成工作,确保电子文件的完整性。
如党委会议统计、院长办公会议统计等原始统计,需永久保留对这部分材料可优秀行内容摘要,然后录入计算机,转成电子文件；对于上级来文,可由文书部门依据学院实际情况,经过扫描等方法转化成电子文件 (4)处理好电子文件的保留问题,确保电子文件能长久提供利用长久保管含有凭证价值的电子文件,使其含有连续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在因为电子文件含有对计算机系统依靠性强、所统计的信息和载体可分离等特点,必需处理好电子文件的保留问题一是保护光盘、磁带、磁盘等电子文件的载体,防划伤、防变形、防氧化、防腐蚀、防污染等,远离强磁场、强热源,并和有害气体隔离二是保护电子文件的计算机环境因为电子文件是经过计算机操作、传输和处理的文件,要读取电子文件必需依靠对应的计算机系统,假如载体保护完好,但没有对应的计算机环境,依然不能读取载体上的信息因此在保管电子文件的同时,要尤其注意保留该电子文件所需的操作系统、应用软件和各项参数伴随计算机软硬件技术的发展,要注意保持上下的兼容性,适时转换,以确保能读取保留的载体信息三是坚持电子文件备份制度预防因为自然及人为等不一样灾难的发生造成电子文件的内容和储存材料的损毁甚至消失。
四是重视对电子文件信息内容进行保护采取安全方法,如更新、完善保密手段、定时检验复制等,以确保文件系统的安全,预防信息损失 ［作者介绍］江小华(1970―，江西吉安人,副研究馆员,研究方向：档案学、党史。