一、行政部组织结构与责权1 、行政部组 织结 构图 ：经理办公室主 任人事文员 行政文员 后勤主管炊事员 门卫 宿舍2、行政部职责：职责 1 根据领导意图和公司发展战略,负责起草重要文稿,牵头或协助公司的规划研究职责 2 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作职责 3 公司会议组织、记录及记录归档工作职责 4 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责 5 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责 6 负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责 7 负责公司车辆调动管理工作职责 8 负责公司总务后勤管理工作职责 9 负责公司对外宣传、公关工作职责 10 牵头组织危机管理委员会,制定危机处理预案职责 11 完成公司高层临时交办的工作3、行政部权力职责 1 根据公司总体战略规划,对公司经营计划有建议权职责 2 依照制度,对行政稽查中发现的问题实施处理的权力职责 3 依照制度,按规定程序,实施对其他部门处罚的建议权职责 4 依照制度,对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责 5 依照制度,对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责 6 部门内部员工聘任、解聘的建议权4、行政总监岗位职责职责 1 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度职责 2 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案职责 3 根据企业阶段性目标和年度计划,制定所属部门的年度目标、计划和措施职责 4 组织行政部自查和职能检查工作,及时发现问题、解决问题职责 5 负责企业各系统思想、文化建设,筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责 6 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责 7 组织公司有关法律事务的处理工作,指导、监督检查公司工作的执行情况职责 8 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责 9 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作5、行政经理岗位职责职责 1 在行政总监领导下,负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境和保卫等工作职责 2 行政管理方针、政策和制度。
指定人事管理和办公、行政管理的有关规章制度职责 3 负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划职责 4 本着合理节约的原则,编制后勤用款计划,搞好行政后勤预算工作职责 5 组织收集各部门的工作动态,协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作职责 6 做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络职责 7 负责召集公司办公会议,检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况职责 8 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准,加强与有关部门协作配合职责 9 负责召集本部门的有关工作会议职责 10 负责组织编写公司年度大事记职责 11 负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处6、办公室主任职责职责 1 组织拟订办公事务季、月度发展计划,送交部门经理审核职责 2 起草、拟订办公用品的需求计划,报直接上级审批职责 3 负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责 4 建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责 5 负责公司的各种公章证照管理,并负责使用登记和年检工作职责 6 起草、拟订文件、资料、档案管理制度,并监督执行情况职责 7 搞好与有关部门的协调及联系职责 8 受理直接下级上报的合理化建议,按照程序处理职责 9 负责检查本部门的安全、消防工作职责 10 负责办公事务突发事件职责 11 负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议7、人事文员岗位职责职责 1 制定人事招聘工作年度计划,报行政部经理审批职责 2 协助制定岗位责任、操作规程及各项规章制度,并监督执行职责 3 对新入职的员工进行有效的培训和指导,提高其道德水平和服务素质职责 4 协助接待做好重要客人的接待工作及重要留言、来访的落实情况职责 5 负责、邮件、信函的收转发工作,做好工作信息的记录、整理、建档职责 6 参加行政例会,及时了解员工的思想动态及困难,及时采取解决措施职责 7 受理直接下级上报的合理化建议,并按照公司相关规定程序处理职责 8 与公司各职能部门的协调及联系,协助组织公司的文化活动等职责 9 督导迎送工作,检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责 10 负责向行政经理提请对前台接待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责 11 负责检查、监督办公区域内的安全、清洁和消防工作职责 12 执行公司考勤制度,负责员工的考勤记录汇总、外出登记,监督员工刷卡职责 13 负责访客、来宾的登记、接待、引见,对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责 14 负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理8、后勤总务岗位职责职责 1 建立总务后勤管理制度、消防、安全宣传培训职责 2 员工宿舍分配、管理,负责员工宿舍水电提供管理职责 3 员工食堂、伙食管理职责 4 企业清洁卫生管理职责 5 企业环境、绿化管理职责 6 公司文化建设,休闲、文化娱乐活动管理职责 7 及时呈报水、电、锁等公物维修,配合维修工维修职责 8 宿舍管理、卫生制度的执行工作职责 9 负责每日就餐人数统计（预计）及相应主食、蔬菜等物料准备职责 10 检查和维持就餐秩序,监督维护饭堂秩序职责 11 主办或协助每日主副食料或其他物品的采购职责 12 食品和物料的领用及保管职责 13 负责检查食堂卫生、用餐器具的存放使用情况,确保用餐安全职责 14 严格把好食品质量关,贯彻食品卫生制度职责 15 对采购的食物原材料登记并开具入库单职责 16 每天检查食堂所用的设备运转是否正常,发现问题及时联系维修职责 17 合理安排员工倒班,做好每餐后的卫生清扫和定期大扫除工作职责 18 及时安排并完成行政部临时下达的客饭或领导宴请任务职责 19 负责员工食堂工作人员的业务监督、指导,做好绩效考核工作职责 20 按工作程序做好与相关部门的横向联系,并及时对合理建议进行处理职责 21 完成上级临时交办的其他任务9、行政文员职责职责 1 编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行职责 2 负责行政预算、费用管理与统计职责 3 组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理职责 4 组织做好公司的来宾接待或相关外联工作职责 5 与公司内部各部门进行良好的交流与协调,处理好各部门之间关系,确保公司各项运作正常开展职责 6 负责公司行政车辆的调度,协调各部门车辆的使用职责 7 组织人员对公司行政车辆进行日常的维护与驾驶员的日常管理职责 8 组织搜集并整理公司内部信息,及时组织编写公司大事记职责 9 组织协调公司的后勤工作,包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等职责 10 根据公司绩效管理政策,对本部门人员进行绩效考评10 、保洁人员岗位职责职责 1 按照公司目标和规章制度,组织各项清洁服务工作的具体落实职责 2 按照清洁程序搞好区域内卫生保洁工作职责 3 保质保量地完成负责区域内卫生,保证区域内及周边环境处于清洁、卫生状态职责 4 负责专用清洁设备的使用,并定期检查、保养、清洁机械设备职责 6 按照企业绿化基本要求,做好锄草、修剪工作职责 7 落实防火、防盗、防病虫害、防操作事故等安全保障措施职责 8 做好定期除草、松土、施肥、浇水及病虫害防治工作职责 10 负责保管好劳动工具、化肥、农药等职责 11 负责对劳动工具的保养和维修工作职责 12 完成上级交代的其他临时性工作二、各岗位流程1．来电接听流程人事文员 外部单位人员 各部门或员工开始①听到铃响 拨通②拿起话筒接听③倾听来电事由范 范围内围外 ④处理⑤转接在单位明确被访人在否 接电不在⑥告知情况⑦留言记录结束2．信函收发工作流程行政部经理 人事文员 门卫开始①接收信函审核 ②登 记③分 信有是否有明确收信人 接收无④拆 信审核 ⑤回 信⑥寄 信⑦登记信息结束3．接收信函、快件工作流程门卫开始①签 收 发来信函、文件②登 记③筛 选④分 送 接收签字⑤记录存档结束4．寄送信函、快件工作流程人事文员 各职能部门 外部单位开始②签 收 ①交待寄送信 函、文件事宜③登 记④联络相应单位 ⑤接到服务要求处理发送结束5．文件签收流程总经理 人事文员 各部门或员工开始审核 递交文件签 字转 交存 档结束5．宾客接待流程开始看到客人,礼貌招呼问明来访事由,登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料,请客人稍等微笑离开结束6、来电处理流程开始接通,礼貌招呼问明来电事由处理留言记录记录归档7．办公用品购买流程提供商 行政部开始②挑选物品 ①确定购买计划验收物品购货发票 办公用品③提货入库结束8．办公用品领用流程相关部门 行政部开始①填写领用单否 否②审核③审核是 是④按清单发放⑤信息存档结束9．办公物品、设备采购流程采购部 行政部 行政总监 相关部门开始收集价格资料编写询价报告否①审批 ②审批 ③审批是是 洽谈价格购买设备 办理入库 领用设备结束资料存档10．档案归档流程相关部门 行政部开始搜集资料①准备资料 ②资料汇总是否合格 ③重新整理 是否分类归档入柜结束11．档案借阅归还流程行政经理 行政部 相关部门开始借阅申请单否 否 否①审核②审核是是③审核 否 否是办理手续 档案使用归 还 后 检 查是否损坏是 否办理注销按相关规定处理结束12 ．档案销毁流程相关部门 行政部 行政总监开始①提出销毁 否档案申请②审批 ③审批是④销毁信息存档结束13 、会议管理流程行政部 召开会议部门 与会各单位开始 提 出 会 议①会议准备召开申请会议通知 接受 接受邀请②会议服务 按时参会 按时参会形 成 会 议决议和文件③会后管理结束14 、提案管理流程公司高层 行政部 各职能部门开始制定提案管理制度提供信息①员工提案信息收集审核 ②提案汇总、审核提案实施监督执行奖励提案人提案实施效果评估结束15 、人员出入管理流程员工所在部门 门卫室 进出人员开始出示进入厂牌根据人员进入 公司①核实 审核登记检查 非 公 司人员②出示离开 出具证明 根据审核③登记放行结束16 、消防安全管理流程总经理 行政经理 行 政 部 行政人员 消防人员开始审批 审核 制定消防 管理制度①明确消防 落实分工管理专区 与职责定期检查 资料保管安装消防 落实值班 人员收到消防信息记录信息 ②通知消防队收到通知单 收到通知 确认事项立即行动审批 签字确认 签字确认 收回通知单 消防结束后 注明事项③统计所用费用审批报送财务部④消防事项存档备案结束17 、安全检查管理流程总经理 行政经理 行政部 各职能部门开始审批 审核确定安全检查制度①规定各部门 定期自我自我检查 检查明确统一检查规定确定安全审批 审核检查内容制定安全检查形式②定期检查记录检查结果审批 审核 ③明确奖惩 措施④奖惩结果存档备案结束18 、突发事件处理流程行政文员 门卫 员 工开始审核 审核 报告事件救护伤员 配合保护现场①报 案②调查事件 配合审批 处理事件总结经验③事件备案结束19 、员工食堂管理流程食堂管理人员 厨师 食堂工作人员开始审批 ①提出采购申请②执行采购领用加工 ③采购登记④餐具清洁管理 餐具清洁、整理⑤食堂安全、卫生管理 食堂安全、卫生清洁⑥用餐管理 用餐服务结束20 、清洁卫生管理流程总经理 行政部经理 总务后勤主管 保洁人员开始①制定清洁卫生标准审批 审批形成清洁卫生标准 ②执行清洁卫生标准③定期检查卫生状况填写《环境卫生检查表》否④卫生状况评价 给予处罚是资料存档结束21 、企业基础设施建设管理流程行政部经理 后勤总务主管 相关人员 工人开始 ①制定方案 提供信息审批 审批执行方案巡视检查现场指导 巡视检查现场指导 ②具体执行发现问题 ③发现问题安排解决方案 ④提出解决方案 填写绿化问题统计表 财务核算、结账检查验收保修、后续问题结束22 、公司证照管理流程移交人 行政部 使用部门开始①移交 登记、保管 ②申请使用 ④使用流程是③是否需 年检要年检 归还否结束23．员工入住宿舍管理流程总经理 行政部 宿舍管理员 员工开始填写《住宿申请表》否 否 是审批 ①审核是员工住宿登记宿舍安排 同意住宿办理入住手续 ②办理入住手续入住③宿舍日常管理结束四川省胡婆婆食品有限责任公人事行政部岗位职责及操作流人事行政编部·201年1 6月1日知识改变命运。