1 第一章 前台收银中常用名词解释及概念4 第一节 收银中常用名词解释及概念Ì 帐号：本系统 为每个客人(广义讲是管理对象)都分配唯一一个帐号， 并把该客人与饭店发生的帐务往来，以帐目的形式记录在该帐号对应的客帐上Ì 客帐：为了方便计算和审核，我们给每个客人设计一个表格，表格的每一栏记载客人与饭店发生的帐务往来，我们把这样的表称为客帐，其每一栏称为一条帐目Ì 客欠：从客人角度看客人与饭店之间的欠款并把客人欠饭店的款称之为客欠说明：客欠为正表示客人欠饭店的款 客欠为负表示饭店欠客人的款 客欠为零表示客人的客帐已结平Ì 借贷记帐法：每发生一笔帐目总使客欠或增加或减少，为了表示这种增加或减少，TALENT HOTEL采用借贷记帐法来记客帐借方：把引起客欠增加的帐目称为借方帐目，记在客帐的借方贷方：把引起客欠减少的帐目称为贷方帐目，记在客帐的贷方客欠：客帐中借方帐目总和减贷方帐目总和就是该客人的客欠并做以下约定： 把引起客欠增加的帐目称为借方帐目，记在客帐的借方； 把引起客欠减少的帐目称为贷方帐目，记在客帐的贷方；有了以上约定后不难得出，客帐中借方帐目总和减贷方帐目总和就是该客人的客欠Ì 前台记帐代码：前台记帐代码是系统设置好的供标识各种记帐而使用的一组代码，每一记帐代码都有其约定的记帐借贷方向。
3 帐号定义帐号是系统产生的一个用来管理与饭店有帐务来往的付费单位的标识号3 帐号分类Ì 客人帐号(Guest Account)：用来管理各种客人的信息及其客帐包括：预订客人的预订金管理；在住客人的预付金，费用记帐及收款记帐， 客人离店结帐；未结平客人的客帐； Ì 团队主帐(Group Master Account)：用来管理团队的公共信息及帐务Ì 城市帐号(City Account)用来管理在饭店长期消费的"非住客人"的信息及帐务， 如：在饭店长期消费的企事业单位，持有饭店消费卡的个人及单位；Ì 部门帐号(House Account)为了便于饭店进行内部部门核算，可使用内部部门帐号来记载各部门在全店的消费和各部门所支付的该部门所招待的客人的消费Ì 前台帐号(Front Accont)前台的日常现收类费用及收款对应的记帐帐号，如：如某饭店在前台附近设有美容厅，该美容厅没有设记帐用的微机，其每笔服务的收款由前台收银代管，这种情形下该美容厅的营业及收款帐就记在前台帐号上3 帐号的统一控制TALENT HOTEL 对帐号有统一的三大控制：帐号结余，挂帐限额，帐状态Ì 帐号结余：对客人而言即为客欠，帐号结余是该帐号对饭店的欠款额；Ì 挂帐限额：根据饭店管理要求所设的对该帐号结余上限的报警数额，当该帐号的欠款额超出此值系统会自动提示。
Ì 帐状态及其控制：在TALENT HOTEL中对各种帐号都通过帐号帐状态来进行统一的控制：正常状态：这是帐号创建时的标准状态在标准状态下，帐号可进行费用记帐，收款记帐，离店结帐等操作挂帐超限状态：系统在记每一笔费用记帐时都进行是否挂帐超限的检查，一旦发现有挂帐超限的情况，系统会提醒本班收款员，同时判断是否有权限超限挂帐封锁状态：由于某种原因使得饭店需要对某个帐号进行封锁，使其不能再进行费用记帐或付费收款，对这种帐号进行封锁控制，一旦置该帐号为封锁状态后，该帐号不能进行各种记帐的操作，直到对其解除封锁为止4 第二节 基本的帐务处理原则帐务处理总则：以帐号为统一的基准来管理客人、团队主帐、 城市帐、内部帐号在前台系统中的帐务活动3 系统记帐处理所有前台帐户中的各个帐户都有统一的记帐处理------即统一格式的帐目库采用借贷记帐法记帐1、 每条帐目都有一个描述这条帐目属性的记帐代码3 系统统一的帐目处理Ì 记帐：向帐户中添加一笔帐目Ì 冲调：为修正某笔本班错误记帐而进行的帐务上的冲销操作，即记一笔相同记帐代码的但借贷方不同的同金额帐Ì 调整：为修正某帐号的记帐偏差而进行的操作Ì 转帐：将某个帐号的某个帐目，转到另一个帐号上。
3 标准帐目记帐我们常将记帐代码分为两大类：费用类和收退款类，根据使用不同类的代码将记帐分为费用记帐和收款记帐Ì 费用记帐：客人在饭店发生了一笔消费，应在其帐号上记下该笔消费项目及金额，这个记帐称为费用记帐在费用记帐操作中仅有费用记帐码、借方金额、单据号及备注需收银员选择或输入，帐目中日期、时间、帐状态及控制用的其它信息均由系统自动产生，帐状态为P**Ì 收款记帐：客人向饭店交了一笔款，应在其帐号上记下该笔收款的金额及付款方式，这个记帐称为收款记帐在收款记帐操作中仅收款记帐码，付款方式，贷方金额，单据号及备注，需收银员选择或输入，帐目中日期，时间，帐状态及控制用的其它信息均由系统自动产生，帐状态为P**3 冲调记帐当记帐员发现一笔记“当天”“自己”记错的帐，就应该在原来的客人帐上再补记一笔与原错误帐借贷方向相反且记帐代码相同金额相等的帐，这个过程称之为冲调(也称冲销)补记的这一笔帐称为冲调帐，被冲调的帐称为冲调原帐TALENT HOTEL中冲调过程是自动产生冲调帐，并置冲调原帐的帐状态*S*，冲调帐的帐状态为*C*对于不是“当天”“自己”记错的帐，只能使用调整记帐而不能使用冲调记帐3 调整记帐当记帐员发现一笔非当天记错的帐，这种错误有两种可能：Ì 实际记帐金额比应记帐金额要小：此时仅要用相同的记帐代码按一笔差额补记一笔帐即可。
Ì 实际记帐金额比应记帐金额要大：为了纠正该错误应该用相同的记帐代码在反方向按差额记一笔帐我们称这种记帐为调整记帐调整记帐：为修正某帐号的记帐偏差而进行的操作，记在该记帐代码标准帐目记帐的相反方向上3 转帐记帐饭店对已经记了帐的帐目要改变其最后的结算者时，可用转帐操作来实现这种需求转帐操作：将某个帐号上的一条记帐帐目转到另一个帐号上去的操作 做一次转帐操作，在原帐号和目标帐号上分别产生了一笔新记帐帐目在原帐号上，增加了一笔与原帐目记帐代码相同且金额相等，但借贷方相反的一笔帐，以冲调原来的帐目，其帐目状态为*R*，原帐号上的原帐目其状态变为PS**，在目标帐号上，增加了一笔与原记帐代码相同且金额相等，借贷方向相同的一笔帐，帐目状态为*T*3 系统自动转帐处理对事先已经知道的转帐，系统设计了一系列的功能操作来实现自动转帐：Ì 记帐帐号：当客人登记时就告知，哪些帐号的帐统一由另一个帐号付款时，此时仅在这些帐号的挂帐帐号填上付款的客人帐号即可，当这些帐号上发生费用时系统自动将这些费用转到这些帐号的挂帐帐号去Ì 团队付费：在饭店的业务中，团队主帐与团队成员帐之间常常有许多约定的付费关系为了更方便地处理一个团队在饭店的帐务，本系统设计了团队付费，用团队付费这个功能操作来设置每个团队成员自动转到团队主帐上的费用类别。
当团队主帐一旦设定了某种费用的转帐路径即团队付费后，其成员在入该种费用的帐时，该费用将被自动转到团队主帐Ì 转帐路径：转帐路径是帐号间预先设置的费用自动转帐集合一条转帐路径记载着一个合法原帐号，一个费用类别及一个合法的目标帐号系统在费用记帐操作时，判定是否存在一条以该帐号为原帐号，该类费用为转帐费用的转帐路径若存在，则系统自动进行转帐的操作4 第三节 标准客人的离店结帐标准离店结帐实际是包括以下四个主要过程：3 结帐的业务处理方法结帐操作的主要目的是通过收款或退款将客人帐号结平结帐操作一般有以下几个步骤：通知各营业点特别是那些非联机的营业点查看是否还有未入帐的消费签单，如果有立即对尚未记帐的费用进行记帐2、根据饭店的规定决定是否加收半天或一天的房费结平该帐号：Ì 对于自付费的客人：当客欠为正时，实收客人的欠款数并用收款(PAYMENT)记一笔帐以结平其客帐当客欠为负时，用退款(PAIDOUT)记一笔帐以结平其客帐并如数退给客人其多交的款额Ì 对于挂帐方式结帐的客人：用挂帐收款(PAYMENT AR)记一笔款以结平其客帐系统自动在该客人的挂帐帐号上，以挂帐收款(PAYMENT AR)的金额记一笔费用转来。
Ì 对于免费方式结帐的客人：用内部招待(PAYMENT COMP)记一笔款以结平其客帐系统自动在该客人的挂帐帐号上，以前台转内招(PAYMENT COMP)的金额记一笔费用转来注：在结帐过程中，可随时根据客人的要求打印客人的明细帐单Ì 客帐转移：对一组客人同时离店， 经常由其中一个人结全部的帐，当客人在入住时就阐明这种关系则可用挂帐帐号来处理当客人在结帐时才阐明这种关系则可用客帐转移来处理客帐转移是由两个连续的动作构成，即由客帐转出和客帐转入构成选择不付帐的客人，并对这些客人作”客帐转出”操作；并将转出的客帐用”客帐转入”到最后付费的客人帐号上；帐单编辑及打印Ì 帐单编辑：在不改变总费用的前提下可进行费用调整分类汇总帐单打印标准帐单打印：将所有的费用和付款打在一张帐单上分帐单打印：将不同类的费用按要求打在不同的帐单上离店操作：离店操作主要的内容是给客人退房标准离店操作符合以下条件则可进行标准离店操作：客人状态为‘I’客人离店日期为今天客人结余为零进行标准离店操作：对客人进行离店操作后，系统将自动将客人状态置为‘O’将客人的帐状态置为结帐状态，将客人所在的房的房态置为脏将房退回房库4 第四节 特殊的离店结帐处理3 主帐客和从帐客离店结帐处理按TALENT HOTEL 定义的客房主帐的概念，不难得出：如果某间客房还有在住客人，则房间必须有客房主帐且只有唯一的客房主帐。
故主帐客和从帐客相关的离店结帐共有三种情况：从帐客离店结帐而主帐客继续住店：对从帐客人进行标准离店操作即可；主帐客离店结帐而从帐客继续住店：对主帐客人进行标准离店操作，系统会自动找到该房的一个从帐客，并将其上升为主帐，原来的主帐客自动下降为从帐；主帐客和从帐客一起离店结帐：当主帐客和从帐客一起离店结帐时，应尽量先将从帐客作离店结帐，然后再将主帐客作离店结帐操作以避免一次无意义的主从帐转换)3 多帐单控制为了更灵活地处理客人的帐务，TLENT HOTEL 为每个帐号设计了多张帐单，分别是帐单A，帐单B，帐单C，帐单D，帐单E和帐单F一般帐务处理规定，帐单A，帐单B，帐单C，帐单D，帐单E用于存客人的普通帐目，在未经改帐单操作之前系统将入帐的帐目自动放到帐单A上帐单K用于存客人行结后的帐目3 提前离店说明对离店日期不在今日但客帐已结平的客人，在作离店操作时系统会提示操作员该客人离店日期不在今日，并提供对该客人作提前离店操作的选择为了前台接待与收银的内部相互控制，TALENT HOTEL提供了今日提前离店客人报告3 强制离店说明对帐面结余不平的客人根据需要可进行强制离店操作强制离店操作：强制离店操作除将客人的状态置为ONZ(OutNoZero非平离店)外其他均与标准客人离店相同为了前台接待与收银的内部相互控制，TALENT HOTEL将强制离店操作限制在预计今日离店客人，对离店日期不在今日的客人要通过前台接待将客人的离店日期改成今日，方可作强制离店操作。
强制离店操作的使用：对于帐上有客，房中无人的情况，即发生有客人逃帐，经前台经理确认后，对该客人作此操作，将其强制离店，以将房给退空对于经有关经理批准而临时不结帐而离店，过几天再重新入住的客人，可用此操作将其强制离店，而将房退回房库供销售。