GMS管理体系文件 湖北人信房地产开发有限公司——行政管理手册房地产开发企业全面管理体系（GMS）文件湖北人信房房地产开开发有限限公司行 政 管 理 手 册受控文件版 本：：A审 核：：批 准：： 持有人：编 号：：HBRRX-GGMS--02 2005年年 月月 日日发布 220055年 月 日实施施目 录1 手册说明 22 行政政管理 32.1 低值易易耗与办办公用品品管理办办法 32.2 会议管管理制度度 52.3 工作环环境管理理办法 72.4 档案管管理办法法 92.4.11 工工程档案案管理细细则 122.4.22 文文书档案案管理细细则 162.4.33 声声像档案案管理细细则 192.4.44 实实物档案案管理细细则 212.4.55 档档案档号号说明 222.5 工作服服与胸卡卡管理规规定 242.6 车辆和和驾驶员员管理规规定 262.7 职工食食堂管理理办法 283 信息息管理 303.1 信息管管理办法法 303.22 保保密管理理办法 333.3 文件管管理制度度 353.4 公文行行文规范范 393.5 计算机机及网络络使用规规定 434 危机机管理 44危机事件处处理办法法 441 手册册说明第一条 手册内容本手册依据据《公司司章程》和和公司的的实际情情况编制制而成，包包括：公司行政事事务管理理的范围围，公司司关于行行政事务务管理的的所有制制度、办办法文件件。
第二条 适用范围本手册适用用于公司司的行政政事务管管理工作作第三条 手册管理本手册为公公司的受受控文件件，由总总经理批批准颁布布执行手册管理的的所有相相关事宜宜均由总总经理办办公室统统一负责责，未经经总经理理批准，任任何人不不得将手手册提供供给公司司以外的的人员手手册持有有者调离离公司时时，应将将手册交交还总经经理办公公室办理理核收登登记手册持有者者应妥善善保管手手册，不不得损坏坏、丢失失、随意意涂抹，严严禁私自自复印或或转借给给其他公公司在手册使用用期间，如如有修改改建议，各各部门负负责人应应汇总意意见，及及时反馈馈到总经经理办公公室总总经理办办公室应应定期对对手册的的适宜性性、充实实性和有有效性进进行评审审；必要要时对手手册加以以修改第四条 本手册的解解释权在在总经理理办公室室2 行政政管理2.1 低值易易耗与办办公用品品管理办办法第一条 目的为规范公司司低值易易耗与办办公用品品管理工工作，有有效控制制低值易易耗与办办公用品品的采购购、验收收、发放放和使用用，制订订本办法法第二条 低值易耗与与办公用用品的界界定将单位价值值小于5500元元（不含含5000元）的的工具、器器具、办公用具具、用品品界定为为低值易易耗与办办公用品品。
第三条 低值易耗与与办公用用品的分分类㈠视同于固固定资产产进行管管理的低低值易耗耗与办公公用品，如如：小型型办公设设备、电电器等，对对其的管管理参见见《固定定资产管管理办法法》㈡办公自动动化设备备耗材：：如：硒硒鼓、色色带、墨墨盒、碳碳粉、光光盘、磁磁盘、移移动存储储设备、打打印纸、复复印纸等等㈢一般消耗耗品，如如：签字字笔、白白板笔、荧荧光笔、铅铅笔、涂涂改液、刀刀片、胶胶水、胶胶带、大大头针、图图钉、曲曲别针、橡橡皮筋、记记事本、复复写纸、档档案袋、标标签、便便条纸、信信纸、橡橡皮擦、夹夹子、打打印油、圆圆珠笔、订订书钉等等㈢耐用消耗耗品，如如：剪刀刀、美工工刀、订订书机、打打孔机、大大型机、大大型削笔笔器、算算盘、钢钢笔、打打码机、姓姓名章、日日期戳、计计算机、印印泥、打打印台、电电池等㈣项目部专专用低值值易耗与与办公用用品，如如：圈尺尺、靠尺尺、米尺尺、小铁铁锤、计计算器等等第四条 低值易耗与与办公用用品的采采购㈠低值易耗耗与办公公用品原原则上由由总经理理办公室室统一采采购㈡各需用部部门每月月10日日之前向向总经理理办公室室提交低低值易耗耗与办公公用品采采购申请请，由总总经理办办公室统统一编制制采购计计划，说说明采购购原因、采采购数量量和费用用预算，经经总经理理批准后后，在33个工作作日内采采购、配配发到位位。
原则则上，低低值易耗耗与办公公用品应应保持零零库存㈢总经理办办公室对对低值易易耗品的的采购质质量负责责，办公公用品采采购后，由由验货人人核对品品种、规规格、数数量与质质量，确确保没有有问题后后，由验验收人员员在发票票背面签签字验收收、入库库㈣低值易耗耗品的摊摊销采用用全额摊摊销法第五条 低值易耗与与办公用用品的管管理㈠总经理办办公室负负责对采采购的低低值易耗耗与办公公用品进进行登记记，并妥妥善保管管㈡低值易耗耗与办公公用品分分为个人人领用与与部门领领用两种种个人领领用”系个人人使用保保管用品品，如圆圆珠笔、橡橡皮；“部门领领用”系本部部门共同同使用用用品如打打孔机、大大型订书书机、打打码机及及项目部部专用办办公具 ㈢总经理办办公室负负责建立立“低值易易耗与办办公用品品”登记簿簿，对低低值易耗耗与办公公用品的的发放进进行管理理㈣公司全体体员工应应本着厉厉行节约约的原则则使用办办公用品品，能共共同使用用的尽可可能共同同使用，能能重复利利用的尽尽可能重重复利用用严禁禁浪费、丢丢失、私私用2.2 会议管管理制度度第一条 为进一步规规范公司司内部管管理，促促进公司司内部沟沟通与信信息传递递，根据据公司实实际运作作需要，制制定本制制度。
第二条 会议管理总总则㈠会议应尽尽可能精精简，能能通过正正常工作作制度、流流程处理理的问题题不通过过会议解解决，无无关的部部门与人人员一律律不参加加会议，以以保证各各业务部部门及工工作人员员有充分分的工作作时间按按照制度度与常规规办公㈡会议目标标要明确确，例行行会议依依例会的的要求组组织，专专题会议议一般由由会议主主持人或或组织部部门写出出提纲，列列明要解解决的问问题、议议程、会会议拟达达到的目目标、要要求与会会人员准准备的材材料与资资料㈢各种会议议一般由由总经理理办公室室安排联联系，根根据会议议重要程程度，对对出席人人员要提提前一天天以上发发出书面面或口头头通知，以以备会议议出席者者能安排排好工作作㈣会议中，对对需要解解决的问问题要明明确解决决的方法法、责任任人、目目标和期期限，避避免议而而不决，不不了了之之第三条 会议分类公司的会议议可以分分为总经经理办公公会、专专题会、员员工大会会第四条 总经理办公公会㈠总经理办办公会通通常于每每月首个个周六上上午100:300～122:000召开，由由总经理理主持，各各部门负负责人以以上人员员参加特特殊情况况，则以以总经理理办公室室通知为为准㈡会议主要要内容为为：1．由总经经理对各各部门上上月度计计划工作作进行检检核，对对本月工工作计划划进行布布置和安安排，传传达公司司有关文文件、精精神。
2．各部门门负责人人对本部部门上月月度未完完成的计计划工作作作阐述述，及通通报本月月工作计计划重点点、需提提请总经经理或其其他部门门协调解解决的问问题3．其他需需要解决决的问题题㈢会议一般般不对单单项具体体问题的的处理进进行深入入探讨，对对会上提提出的问问题可确确定时间间组织召召开专门门会议研研究解决决㈣会议由总总经理办办公室负负责记录录并在会会后及时时整理、发发布会议议纪要㈤总经理办办公室负负责对已已签发的的会议纪纪要进行行落实、督督办与催催办，将将会议决决定事项项的落实实结果及及时汇报报总经理理，并在在下次总总经理办办公会上上通报㈥总经理办办公室负负责会议议记录、会会议纪要要的存档档第五条 专题会㈠专题会主主要是研研究解决决工作中中出现的的问题㈡专题会议议的与会会人员包包括会议议召集人人、相关关部门、有有关人员员及特邀邀人员等等㈢专题会会会议纪要要由会议议组织人人于会后后1～33日内完完成并由由主持人人签发，抄抄送各与与会单位位、部门门备查第六条 员工大会㈠出席人员员：本公公司全体体员工㈡会议时间间：通常常在每月月上旬召召开，特特殊情况况则以总总经理办办公室通通知为准准㈢会议主要要内容：：1. 传达关系到到全体员员工切身身利益的的重要事事项；2. 传达公司重重要决策策、有关关文件及及精神；；3. 总结前段时时间工作作，部署署今后工工作；4. 表扬先进，鞭鞭策后进进；5. 其他应提交交员工大大会的事事项。
㈣员工大会会由总经经理主持持召开，由由总经理理办公室室负责会会议的组组织、服服务、记记录第七条 会议要求㈠出席会议议人员于于会议前前安排好好工作，会会议期间间其他人人如无特特殊情况况，不得得进入会会场找人人、谈事事如有有来访客客人或来来访话，安排排适当人人员做好好接待记记录，待待会后再再通知当当事人处处理如如遇急事事必须当当事人亲亲自接待待时，应应先得到到会议召召集者的的允许，由由其通知知有关人人员离开开会场，并并尽量不不影响会会议进程程与发言言，以维维护会议议正常进进行㈡与会者需需遵守会会场纪律律，尊重重他人发发言，充充分阐明明自己的的观点，关关闭机或调至至振动档档，以维维护会议议正常进进行㈢各部门会会议不应应安排在在公司例例会同期期召开（与与会人员员不发生生时间上上的冲突突除外），应应坚持小小会服从从大会、局局部服从从整体的的原则第八条 总经理办公公室负责责会议室室管理工工作 第九条 本制度由总总经理办办公室负负责解释释2.3 工作环环境管理理办法第一条 目的为了对工作作环境进进行有效效管理，为为员工创创造一个个良好的的工作氛氛围，制制定本办办法第二条 总经理办公公室负责责公司办办公场所所工作环环境的归归口管理理；各部部门负责责本部门门工作环环境维护护；各项项目负责责本项目目部工作作环境的的管理。
第三条 办公安全、防防护㈠各部门应应将本部部门负责责的公司司的重要要文件资资料、印印章等责责成专人人妥善保保管责责任人离离开办公公现场时时，应将将上述物物品锁入入固定的的文件柜柜或抽屉屉，不得得在桌面面等处任任意摆放放㈡公司不允允许存放放个人贵贵重物品品和钱币币㈢公司暂时时存放的的贵重物物品由物物品管理理部门妥妥善保管管㈣加强各办办公室的的电器和和电源开开关的管管理，每每天下班班最后离离开办公公室的人人负责关关闭总电电源开关关㈤在公司适适当场所所配备消消防器材材，并由由总经理理办公室室负责对对消防器器材定期期进行检检查、更更换，确确保消防防器材处处于正常常使用状状态㈥门卫人员员负责对对来访人人员进行行接待、登登记，对对于非正正常公务务联系的的外来人人员谢绝绝来访㈦凡从事特特种作业业人员，公公司按照照国家规规定配备备劳动防防护用品品第四条 办公条件与与环境卫卫生㈠公司努力力为员工工创造舒舒适、美美观、整整洁、卫卫生的办办公室、办办公家具具、办公公设备、办办公用品品等办公公条件，满满足员工工日常办办公需求求㈡各工作部部门须有有充分的的光线，光光线须有有适宜的的分布，光光线须防防止眩目目及闪动动，各工工作场所所的窗户户及照明明器具的的透光部部分，均均须保持持清洁。
㈢各工作场场所须保保持适当当的温度度，并根根据不同同季节予予以调节节，各工工作场所所须保持持空气流流通㈣饮水必须须清洁㈤洗手间、更更衣室及及其他卫卫生设施施，必须须保持清清洁㈥垃圾、废废弃物、污污物的清清除，应应符合卫卫生的要要求，放放置于指指定的范范围内㈦各部门负负责安排排值日人人员，每每天早晨晨清理本本部门办办公环境境，公司司每位员员工都应应自觉保保持办公公环境的的优雅整整洁，各各工作场场所内，均均须保持持整洁，不不得堆放放垃圾、污污垢或碎碎屑，严严禁随地地吐痰㈧总经理办办公室负负责监督督检查各各部门环环境卫生生保持情情况第五条 办公秩序㈠员工应自自觉遵守守办公秩秩序，工工作时间间内不得得在办公公室内高高声喧哗哗、嬉笑笑打闹、聊聊天及网网络聊私私事、玩玩游戏及及电脑游游戏、下下棋、吸吸烟、吃吃零食，任任何时候候严禁在在办公室室饮酒、打打牌、赌赌博㈡接待外来来人员、打打注注意文明明礼貌，且且尽量不不影响他他人正常常办公联联系来访访客户、外外单位办办事人员员和打电时应应注意语语气礼貌貌温和第六条 工作氛围公司坚持以以人为本本，尊重重员工，公公司努力力创造一一种和谐谐、平等等、民主主、公开开的工作作氛围，倡倡导团队队精神、团团结协作作，鼓励励各级员员工之间间积极、主主动沟通通，使全全体员工工在公司司充分发发挥自己己的主观观能动性性、创造造性，达达到员工工个人与与公司发发展的一一致性。
2.4 档案管管理办法法第一条 目的确保公司工工程、文文书、声声像、实实物等各各门类档档案得到到有效控控制在在企业开开展市场场竞争，维维护企业业合法权权益、经经济利益益等方面面发挥作作用第二条 范围本办法适用用于公司司所有档档案资料料的控制制第三条 职责㈠总经理办办公室负负责对公公司的各各类档案案实行统统一管理理，对各各部门及及项目部部的档案案工作及及资料员员进行业业务指导导和监督督㈡各部门及及项目部部资料管管理员负负责本部部门及项项目部档档案的收收集、整整理、立立卷、归归档和移移交工作作第四条 档案的分类类公司档案分分为四大大类：工工程档案案、文书书档案、声声像档案案、实物物档案第五条 档案立卷、归归档㈠总经理办办公室负负责公司司各类档档案的收收集、整整理、立立卷、归归档工作作；㈡各部门及及项目部部资料管管理员负负责本部部门及项项目部档档案的收收集归档档㈢按照归档档范围和和要求，公公司各部部门应于于文件处处理完毕毕后向总总经理办办公室移移交，各各项目部部应于每每年六月月底前将将本项目目部上一一年度形形成的重重要文件件移交公公司总经经理办公公室㈣归档文件件要齐全全、完整整按照照文件材材料形成成的规律律，进行行科学的的分类、立立卷，保保持文件件之间的的历史联联系。
卷卷内文件件的排列列要有顺顺序，案案卷能够够反映公公司业务务的全貌貌，便于于保管和和利用㈤归档案卷卷封面的的各个项项目均应应填写清清楚案案卷标题题要简明明确切，保保管期限限要准确确，装订订要整齐齐㈥每个案卷卷都要填填写卷内内目录和和备考表表㈦归档文件件要按规规定的次次序系统统排列，编编制案卷卷顺序号号，案卷卷目录一一式两份份㈧移交档案案时，双双方根据据目录清清点核对对，并履履行签字字手续第六条 档案的保管管㈠库房内保保管的档档案资料料，要按按门类和和载体进进行科学学的分类类、排列列、编号号，要管管理有序序㈡严格按照照“八防”（防火火、防盗盗、防潮潮、防鼠鼠、防虫虫蛀、防防强光、防防过度干干燥、防防失密）的的要求，定定期检查查档案保保管情况况，对档档案进行行技术保保护㈢要注意控控制库房房的温湿湿度，不不断改善善保管条条件库库房内要要保持清清洁，定定期整理理，不得得存放与与档案无无关的物物品㈣调阅档案案要轻拿拿轻放，以以减少档档案的机机械磨损损㈤建立和完完善全宗宗卷，并并做好档档案的收收进、移移出、利利用等日日常登记记、统计计工作㈥严格遵守守档案保保密制度度，努力力做好档档案保密密工作第七条 档案借阅利利用㈠档案资料料一般不不外借。
需需要外借借的档案案，必须须经主管管领导批批准，并并按借阅阅期限归归还借借阅档案案需办理理借阅审审批和登登记手续续重要要文件的的借阅，需需经公司司主管领领导批准准后由专专人查阅阅㈡复印档案案需经档档案人员员同意㈢借阅人员员要爱护护档案，不不得涂改改、损坏坏档案资资料，不不准私自自拆档复复印㈣档案管理理人员要要熟悉室室藏档案案情况，主主动了解解公司各各项工作作对利用用档案的的需求，积积极做好好提供利利用工作作，为公公司各项项业务的的开展提提供依据据性资料料㈤档案人员员应开展展档案编编研工作作，积极极配合公公司有关关部门编编写大事事记及组组织机构构沿革，树树立公司司的外在在形象，扩扩大公司司的知名名度第八条 档案保密㈠档案管理理人员必必须有严严格的保保密观念念，认真真执行公公司的档档案制度度，保证证公司档档案的绝绝对安全全㈡档案库房房要坚固固，保管管设备要要符合保保密要求求㈢根据公司司的有关关规定，及及时划分分并调整整档案密密级，严严格履行行借阅手手续，正正确处理理好利用用和保密密的关系系㈣经常对员员工进行行保密教教育，不不断增强强保密观观念组组织有关关人员定定期进行行保密工工作检查查第九条 档案鉴定和和移交㈠资料管理理员应根根据本公公司档案案保管期期限的规规定，制制定本公公司的保保管期限限表，定定期对档档案进行行鉴定，准准确确定定档案的的存毁。
㈡档案的鉴鉴定工作作，应在在公司主主管领导导的指导导下，由由总经理理办公室室和有关关业务人人员共同同组成鉴鉴定小组组，按规规定进行行㈢失去保存存价值的的档案须须由鉴定定小组提提出意见见，登记记造册，经经公司主主管领导导批准后后，由专专人进行行监销，并并在销毁毁清册上上签字㈣档案的移移交工作作需严格格按照档档案馆的的规定，定定期向档档案馆移移交；并并保留一一份复印印件以备备查考㈤本公司人人员调动动工作时时，必须须在办完完档案移移交手续续后方可可离开岗岗位2.4.11 工工程档案案管理细细则第一条 目的：加强强工程档档案的规规范化管管理，提提高工程程管理水水平，体体现工程程档案为为工程质质量验收收的重要要组成部部分，保保证工程程质量第二条 工程档案范范围：㈠小区开发发前期综综合档案案：1. 工程建设项项目立项项依据；；2. 项目建议书书及批复复文件；；3. 可行性研究究批复；；4. 计划任务书书及批复复文件；；5. 建设用地钉钉桩成果果通知单单；6. 规划设计任任务通知知书；7. 规划设计条条件通知知书；8. 审定规划方方案通知知及总平平面图；；9. 人防规划总总平面图图；10. 小区竖向设设计图；；11. 市政工程方方案会议议纪要；；12. 环境、消防防、卫生生及水、电电、煤气气、热力力报装协协议；13. 配套项目（如如文教、商商业、绿绿化、交交通等）协协议、合合同；14. 勘探、测绘绘、设计计、招投投标、监监理文件件；15. 项目行政管管理文件件；16. 开发项目在在建设中中产生的的不可预预测的有有关技术术文件及及有关职职能部门门、领导导的批示示文件；；17. 减免四源费费、大市市政费用用的有关关文件。
18. 开发项目的的声像档档案㈡建设用地地文件1. 建设项目选选址报告告及土地地、规划划部门批批复；2. 征用土地办办理国有有土地使使用权转转让、抵抵压等文文件；3. 建设规划许许可证及及批准用用地范围围图；4. 建设用地批批准许可可证及用用地图；；5. 国有土地使使用证；；6. 有关拆迁安安置协议议、拆迁迁实施办办法等主主要文件件；7. 拆迁许可证证8. 单体工程项项目文件件9. 建设工程规规划许可可证及盖盖有市规规划局许许可证专专用章的的建设总总平面图图；10. 建设工程开开工许可可证；11. 固定资产投投资许可可证；12. 建设工程招招投标文文件、施施工合同同、工程程结算；；13. 建设工程施施工监理理合同、监监理计划划及监理理月报、14. 工程监督委委托书及及工程质质量核验验证书；；15. 初步设计报报批文件件及有关关图纸；；16. 工程勘察报报告；17. 工程技术交交底会议议纪要及及工程洽洽商纪录录；18. 工程隐检纪纪录（基基础、主主体结构构）；19. 工程竣工验验收单；；20. 人防工程竣竣工验收收单；21. 消防工程竣竣工验收收单；22. 工程质量核核验单及及电梯质质量核验验单；23. 工程竣工总总结；24. 工程质量事事故处理理；25. 工程照片；；26. 沉降观测记记录。
㈢㈢单体工工程施工工技术文文件：1. 施工组织设设计；2. 工程设计交交底会议议纪要及及工程洽洽商纪录录；3. 工程定位放放线验收收记录；；4. 基础钎探验验收及基基础处理理记录；；5. 隐检记录（土土建、设设备、电电器）；；6. 材料及产品品合格证证（土建建、设备备、电器器）；7. 原材料复试试报告（砖砖、水泥泥、钢材材、砂石石）；8. 试验报告（砼砼、砂浆浆试验报报告及配配比单，钢钢筋焊接接试验，灰灰土、素素土试验验报告）；；9. 单位工程质质量保证证资料核核查表；；10. 单位工程质质量综合合评定表表；11. 单位工程观观感质量量评定表表；12. 全部工程竣竣工图；；13. 电梯开箱验验收记录录、隐检检、试运运行及验验收记录录；14. 设备、电气气专业隐隐检、闭闭水、测测试、测测压试验验记录或或报告（详详见城建建档案馆馆归档要要求） ㈣㈣开发建建设小区区整体竣竣工档案案：1. 小区竣工总总平面图图；2. 小区道路、绿绿化竣工工总平面面图；3. 小区综合管管线竣工工图；4. 小区规划建建设总说说明第三条 职责分工㈠总经理办办公室负负责公司司所有门门类档案案的管理理工作，对对各部门门和各项项目部档档案工作作进行指指导和监监督，对对施工单单位档案案管理员员进行进进馆内容容与要求求的培训训。
㈡各项目部部负责工工程资料料的收集集、整理理、立卷卷、归档档工作，负负责与城城建档案案馆的业业务联系系，保证证工程档档案符合合进馆要要求㈢异地项目目公司负负责本项项目公司司工程资资料的收收集、整整理、立立卷、归归档，负负责向当当地城建建档案部部门和公公司总经经理办公公室的移移交，标标准要达达到当地地城建管管理部门门和公司司的要求求㈣由公司投投资开发发建设或或合资控控股的所所有项目目（含异异地项目目），均均须向公公司总经经理办公公室移交交一套齐齐全、完完整的工工程竣工工档案，并并负责该该项目开开发前期期的基建建文件的的收集、整整理、立立卷、归归档工作作第四条 工程档案管管理要求求：㈠在与施工工企业在在签订施施工合同同时，应应对施工工技术档档案资料料的编制制和移交交期限做做出明确确规定项项目部应应在施工工技术资资料中按按有关规规定签署署意见，实实行监理理的工程程应有监监理单位位签认认认可的资资料㈡工程竣工工验收前前，项目目部应组组织、督督促和协协同施工工单位检检查施工工技术资资料的质质量，不不符合要要求的，应应限期修修改、补补齐，直直至重做做㈢工程竣工工档案必必须真实实地反映映工程建建设过程程及竣工工后的实实际情况况，具有有永久和和长期保保存价值值的文件件必须完完整、准准确、齐齐全，各各种程序序责任者者的签字字手续必必须齐全全，文件件字迹清清楚。
㈣工程竣工工档案要要反映开开发项目目建设的的全过程程，要求求归档的的文件、图图纸必须须是原件件，保证证文件的的原始性性㈤编制工程程竣工档档案必须须采用不不褪色的的黑色、兰兰黑色绘绘图、书书写墨水水，不得得使用红红色墨水水、复写写纸、铅铅笔和圆圆珠笔等等㈥编制竣工工图时，要要在新蓝蓝图上修修改，修修改方法法按照119966年城建建档案馆馆发《竣竣工档案案和资料料的具体体要求及及作法》一一书执行行一张张图纸内内容变更更超过440%时时，需重重新绘制制竣工图图竣工工图必须须图面整整洁、反反差明显显、字迹迹工整、清清楚，不不得涂改改第五条 组卷的基本本要求㈠工程竣工工档案组组卷，要要遵循工工程文件件材料的的自然形形成规律律，保持持案卷基基建文件件、施工工技术文文件和竣竣工图之之间的有有机联系系，符合合专业特特点，便便于保管管利用建建设项目目按单项项工程组组卷，单单项工程程按先文文字、后后图纸；；先项目目管理性性文件，后后施工技技术文件件㈡组卷前要要详细检检查基建建文件、施施工技术术文件及及竣工图图是否按按要求收收集齐全全，做到到不丢项项，图物物相符㈢卷内文件件材料排排列顺序序要依据据卷内材材料构成成而定，顺顺序为：：封面、目目录、文文件部分分、备考考、封底底。
㈣组成的案案卷力求求美观、整整齐第六条 档案的装订订㈠案卷装订订厚度不不超过200mm，装装订时以以案卷下下边为齐齐㈡案卷内不不能有书书订，卷卷内页要要干净整整齐一册案卷纸纸张规格格要统一一，页号号编写在在右下角角㈢图纸折叠叠前均要要按裁图图线裁齐齐，折叠叠方式采采用图面面向内“手风琴琴风箱式式”竣工工图章要要盖在图图号一侧侧，竣工工图负责责任人签签章处不不得漏签签㈣工程竣工工档案的的案卷形形式为：：案卷封封面、目目录文件件或图纸纸、备考考表、封封底，要要求填写写的内容容要填写写全，字字迹工整整甲方方卷的案案卷目录录要求用用打字机机填写㈤工程竣工工档案要要由项目目负责人人审核，并并在案卷卷备考表表签审意意见2.4.22 文文书档案案管理细细则第一条 目的：规范范公司文文书档案案工作第二条 适用范围：：适用于于公司在在工作活活动中形形成的全全部文书书档案第三条 职责：㈠总经理办办公室负负责公司司各部门门及项目目部文书书档案的的管理㈡各职能部部门及项项目部负负责本部部门及项项目部文文书档案案的立卷卷、归档档及移交交工作第四条 文件材料的的归档范范围：㈠上级和外外单位来来的文件件材料..1. 集团公司等等上级主主管部门门召开的的重要会会议的纪纪要、决决议等。
2. 集团公司等等上级主主管部门门颁发的的，针对对本单位位的或须须贯彻执执行的决决议、决决定、通通知、指指示、命命令等3. 集团公司等等上级单单位对本本公司及及下属公公司检查查工作形形成的文文件材料料㈡公司各部部门及项项目部在在工作中中形成的的文件、资资料1. 公司重要会会议的会会议纪要要、记录录、决议议、公告告、年报报、重要要事件公公告、重重要的汇汇报材料料、审计计报告等等2. 公司工作会会、经理理办公会会、各种种专业会会议的通通知、报报告、总总结、领领导人讲讲话、纪纪要、重重要的简简报及会会议记录录等3. 公司颁发的的决定、决决议、条条例、规规定、通通报、通通知等文文件材料料4. 公司及各部部门、各各项目部部的年度度工作总总结、计计划及报报告、简简报5. 公司编制的的各种计计划、统统计报表表等6. 已经履行完完成的公公司对外外签订的的各种合合同、协协议书等等7. 关于干部任任免的文文件材料料8. 公司外事、合合作、考考察、培培训活动动中形成成的请示示、批复复、报告告、计划划、总结结、重要要简报等等㈢下级单位位报来的的文件材材料：下下级报来来的重要要的专题题报告、典典型材料料、请示示等。
第五条 文件材料的的归档时时间公司各部门门形成的的档案应应在文件件处理完完毕后立立即向公公司总经经理办公公室移交交各项目部形形成的档档案应于于次年六六月底前前将符合合归档要要求的档档案向总总经理办办公室移移交第六条 归档文件系系统性方方面要求求㈠应归档的的文件材材料一定定要收集集齐全，凡凡属于档档案室管管理的各各种形式式的档案案以及和和档案有有关的资资料都要要收集㈡归档要遵遵循文件件的自然然形成规规律，按按照文件件之间的的历史联联系及依依据发文文机关、问问题、时时间、名名称等特特征准确确分类立立卷，使使案卷能能正确反反映企业业活动的的基本面面貌一一个部门门产生的的文件应应尽可能能集中在在一起组组卷上上级和下下级机关关的文件件除与本本单位文文件有密密切联系系的外，一一般不和和本单位位文件一一起组卷卷需要要长久保保管的文文件和短短期保管管的文件件应分开开立卷三）公司司的经济济合同档档案管理理，编号号单列四）公司司直管项项目“五证”，职能能部门办办理手续续并拿证证后，应应在第一一时间交交档案管管理室存存档，职职能部门门需使用用的，办办理借阅阅手续第七条 归档文件在在技术加加工方面面的要求求㈠案卷封面面的各个个项目均均应填写写清楚、准准确，要要根据“档案材材料保管管期限规规定”注明案案卷的保保管期限限。
㈡卷内文件件应按一一定次序序排列，重重要的排排在前面面，一般般的排在在后面；；正文在在前定稿稿在后；；批复在在前请示示在后㈢归档文件件一般应应按年度度立卷请请示、报报告、规规定按签签发年；；年度计计划按开开始年；；多年总总结按最最后年；；批转、批批复按批批转、批批复时间间立卷㈣整理好的的案卷要要逐张编编号，填填写“卷内文文件目录录”和“卷内备备考表”，以上上需用打打印机或或钢笔字字迹填写写㈤拟写案卷卷标题要要做到正正确反映映卷内文文件内容容，标题题的三要要素（文文件作者者、内容容、名称称）要完完整、准准确文文字要简简练通顺顺，概括括准确，合合乎文法法，标点点要正确确，避免免文不对对题、词词不达意意，避免免过于抽抽象笼统统或单纯纯堆砌文文件标题题，一般般标题不不要超过过二、三三十字，特特殊情况况最多不不能超过过五十字字㈥案卷的装装订要做做到：装装订前修修整文件件，对于于破损文文件材料料要进行行修补，装装订线上上有文字字的要进进行裱糊糊修补补文件用用防虫浆浆糊，以以防虫蛀蛀文件件纸型大大小不一一时，要要做必要要的补贴贴或折叠叠字迹迹不清楚楚的重要要文件材材料要设设法复制制清楚文文件分类类要反复复推敲，确确保无疑疑时再装装订，以以避免因因分类不不准确造造成返工工。
案卷卷装订要要使用线线绳或麻麻绳，去去掉原有有金属钉钉，严防防装订中中有损文文件字迹迹现象，装装订后的的案卷应应整齐美美观㈦向档案室室归档的的所有案案卷，都都要根据据案卷重重要程度度，按照照一定次次序进行行系统的的排列，编编写案卷卷顺序号号，填写写案卷目目录一式式两份，交交接人双双方清点点无误后后由有关关人员在在案卷目目录上签签字，双双方各存存一份第八条 归档文件的的保管期期限和密密级：文文书档案案的保管管期限分分为永久久、长期期和短期期三种，永永久为五五十一年年以上，长长期为十十六年至至五十年年，短期期为十五五年以下下㈠凡是反映映本单位位主要职职能活动动和基本本历史面面貌的，在在经济建建设、文文化建设设和科学学研究中中需要经经常利用用，具有有长远查查考利用用价值的的档案，应应列为永永久保管管㈡凡是反映映机关工工作活动动的，在在相当长长时间内内本单位位需要查查考的档档案，应应列为长长期保管管㈢凡是在较较短时间间内本单单位需要要查考的的各种文文件材料料均应列列为短期期保管㈣根据文件件资料的的性质、作作用及兼兼顾企业业参与社社会竞争争的需要要，将档档案密级级划分为为绝密、机机密、秘秘密第九条 归档范围和和保管期期限详见见下表：：文书档案归归档范围围和保管管期限一一览表序号归档范围归档部门保管期限1与本公司业业务有关关的政府府主管单单位颁发发的针对对本公司司业务的的指示、命命令、条条例、规规定等重重要的文文件材料料总经理办公公室永久2公司重要会会议的会会议纪要要、记录录、决议议、公告告、年报报、重要要事件公公告、重重要的汇汇报材料料、审计计报告等等总经理办公公室永久长期3公司工作会会、经理理办公会会、各种种专业会会议的通通知、报报告、总总结、领领导人讲讲话、纪纪要、重重要的简简报及会会议记录录等总经理办公公室永久长期4公司颁发的的决定、决决议、条条例、规规定、通通报、通通知等文文件材料料总经理办公公室永久长期5政府有关的的主管部部门来我我公司检检查工作作形成的的文件材材料总经理办公公室短期6公司对外签签订的各各种合同同、协议议书等公司各部门门、各项项目部长期7公司及各部部门、各各项目部部的年度度工作总总结、计计划及报报告、简简报公司各部门门、各项项目部短期8公司编制的的各种计计划、统统计报表表等公司各部门门、各项项目部短期9公司大事记记及反映映公司重重要活动动的简报报等文件件材料公司各部门门、各项项目部长期10公司外事、合合作、考考察、培培训活动动中形成成的请示示、批复复、报告告、计划划、总结结、重要要简报等等公司各部门门、各项项目部长期11有关干部任任免、人人事奖惩惩的文件件材料人力资源中中心长期12公司科研活活动中的的科研成成果及获获奖论文文等公司各部门门、各项项目部短期2.4.33 声声像档案案管理细细则第一条 目的加强公司内内部及各各项目部部声像档档案的管管理工作作，更好好地保护护和利用用声像档档案信息息资源，服服务公司司及项目目部的各各项工作作。
第二条 范围适用于公司司和项目目部在生生产、经经营、管管理等各各项活动动中形成成的所有有有保存存价值的的录音、录录像、照照片等特特殊载体体的档案案资料第三条 职责㈠公司总经经理办公公室负责责集中保保管公司司各方面面的声像像档案资资料㈡各部门、各各项目部部负责将将声像资资料整理理、归档档，向总总经理办办公室移移交第四条 声像档案的的收集工工作将分散在公公司各部部门、各各项目部部、个人人手中具具有保存存价值的的声像材材料，收收集、集集中到总总经理办办公室，实实行统一一管理采采取一定定的措施施引导与与控制声声像档案案的流向向，抓住住重点部部门和人人员，以以点带面面，保证证收集工工作的落落实第五条 声像档案的的归档范范围㈠反映本公公司主要要职能活活动、重重要历史史面貌的的声像档档案；㈡各级领导导人和著著名人物物参与本本公司重重要公务务活动形形成的声声像档案案；㈢本公司的的各种重重要会议议的声像像档案；；㈣本公司重重要工程程项目、重重大工作作成果的的声像档档案；㈤本公司组组织或参参加的重重要外事事活动的的声像档档案；㈥记录本公公司重大大事件、重重大事故故的声像像档案；；㈦公司摄制制的或反反映本公公司工作作活动的的专题录录像片等等；㈧本公司历历届领导导班子成成员、先先进工作作者，获获得的荣荣誉性奖奖状、证证书等照照片。
第六条 声像档案的的归档要要求力求是原底底片、原原件，尽尽量避免免复制件件归档档材料要要齐全完完整，照照片归档档时，应应同时有有底片及及文字说说明录录音、录录像磁带带归档时时，也要要有简要要的文字字说明文文字说明明包括：：事由、时时间、地地点、人人物、背背景、拍拍摄人六六要素归归档的照照片若为为普通相相机拍摄摄，应将将照片和和底片同同时归档档若为为数码拍拍摄则需需刻录成成光盘后后向总经经理办公公室移交交第七条 声像档案的的整理、鉴鉴定、编编目㈠照片档案案的整理理、鉴定定、编目目：照片片档案由由底片、照照片及文文字说明明构成其其整理方方法要符符合国标标《照片片档案管管理规范范》的要要求照照片的分分类组卷卷一般按按年度－－专题分分类组卷卷；照片片的编号号为案卷卷号－照照片号㈡录音、录录像档案案的整理理、编目目：以盘盘或盒为为保管单单位，编编号按收收集归档档的时间间顺序结结合内容容分别编编制案卷卷的流水水号格格式如下下：类别别代号－－顺序号号㈢声像档案案的保管管和保护护库房要保持持适宜的的温湿度度磁带带保存的的适宜温温湿度为为：温度度15——25CC°，相对对湿度445%——60%%保存存照片的的适宜温温湿度：：温度114—24CC°，相对对湿度440%——60%%。
磁带带应竖放放，卷绕绕平整，并并注意防防光、防防尘、防防磁第八条 声像档案的的归档时时间公司各部门门形成的的声像档档案应立立即向公公司总经经理办公公室移交交各项项目部形形成的声声像档案案于每年年六月底底前将上上一年形形成的声声像档案案统一向向总经理理办公室室移交 2.4.44 实实物档案案管理细细则第一条 目的：确保保对公司司的实物物档案进进行有效效管理第二条 范围：公司司及各项项目部在在生产、经经营、管管理等各各项活动动中获得得的奖杯杯、奖旗旗、证书书、旧印印章，公公司及各各项目部部与外界界交往中中接受的的礼品以以及上级级领导的的题字、书书画等第三条 职责㈠以公司名名义或各各项目部部获取的的实物档档案均由由总经理理办公室室统一保保管；㈡公司、各各部门及及项目部部各时期期的旧印印章作废废后由财财务管理理中心统统一保管管第四条 各项目部、部部门及个个人对公公司所属属的实物物档案要要及时移移交到总总经理办办公室，不不得以任任何理由由据为已已有第五条 实物档案的的编号组组成：类类别代码码+实物物档案顺顺序号第六条 档案部门对对各部门门及个人人移交的的实物档档案要及及时登记记，办好好移交手手续，并并按时间间顺序和和类别编编号。
第七条 实物档案的的分类㈠各类证书书、证件件；㈡奖杯、奖奖旗、奖奖章；㈢旧印章；； ㈣其它类（接接受的礼礼品、纪纪念品、书书画等）第八条 实物档案的的保管环环境应做做到八防防纪念念品等有有观赏价价值的可可放在展展柜内旧旧印章等等重要实实物要存存放在保保险柜内内，由专专人保管管第九条 实物档案一一般不外外借为为方便利利用可将将实物档档案拍成成照片装装订成册册第十条 实物档案的的保管期期限为长长期或永永久2.4.55 档档案档号号说明第一条 工工程档案案档号：：工程档案代代号（项项目代号号） 类类别码 楼楼号 册流水水号 GG×× ——— ××× ——— ××× ——— ×××× 奥林花花园OLL 住住宅ZZZ 01 0001 千年美美丽QNN 商商网SWW 002 0022 奥林苑苑OY 学校XXX 033 0003 ……… ……… ……… ………第二条 文文书档案案档号：：（一）文书书档案代代号（部部门代号号） 项项目码 类别码码 册册流水号号 WW×× ——— ××× —— ××× ——— ×××× 企业发发展中心心QF 总 公公 司GGS 计计划JHH 0001 设计管管理中心心SJ 奥林林花园OOL 文文件WJJ 0022 合同审审算中心心HT 千年美美丽QNN 纪要要JY 0033 营销销销售YXX 奥奥 林 苑OYY …… ……… 营销策策划YCC 鄂鄂州公司司EZ 营销客客服YKK 天天门公司司TM 总办ZZB ……… 人力资资源中心心RL 财务管管理中心心CW （二）合同同档案代代号（项项目代号号） 类别别码 册流流水号 HH×× ——— ××× ——— ×××××总 公 司司GS 工工程GCC 00001奥林花园OOL 营销销YX 00002千年美丽N 其他他QT 00003奥 林 苑苑OY …… ………鄂州公司EEZ 天门公司TTM 第三条 声声像档案案档号：：声像档案代代号（部部门代号号） 项项目码 类类别码 册册流水号号 X××× ——— ×× ——— ×× ——— ×××× 企业发发展中心心QF 总总 公 司GSS 0001 设计管管理中心心SJ 奥林林花园OOL 0022 合同审审算中心心HT 千千年美丽丽QN 0003 营销销销售YXX 奥 林 苑苑OY …… 营销策策划YCC 鄂州公公司EZZ 营销客客服YKK 天天门公司司TM 总办ZZB ……… 人力资资源中心心RL 财务管管理中心心CW 第四条 实物档档案档号号：实物档案代代号（部部门代号号） 项目码码 类别码码 册册流水号号 S××× —— ××× ——— ××× ——— ×××× 企业发发展中心心QF 总 公 司司GS 0011 设计管管理中心心SJ 奥奥林花园园OL 0022 合同审审算中心心HT 千年年美丽N 0003 营销销销售YXX 奥 林 苑苑OY ……… 营销策策划YCC 鄂州州公司EEZ 营销客客服YKK 天门公公司TMM 总办ZZB ……… 人力资资源中心心RL 财务管管理中心心CW 2.5 工作服服与胸卡卡管理规规定第一条 为了对员工工工作服服进行有有效管理理，制定定本规定定。
第二条 本规定所称称的工作作服，是是指在工工作场合合穿着的的由公司司统一配配发的服服装工工作服分分春秋装装、夏装装和冬装装第三条 管理职责㈠总经理办办公室负负责工作作服、胸胸卡的统统一管理理，包括括采购、发发放、更更换、收收回等㈡全体员工工负责按按照公司司要求穿穿着工作作服、佩佩戴胸卡卡㈢各部门负负责人负负责本部部门员工工工作服服和胸卡卡的日常常监督管管理㈣人力资源源中心负负责员工工工作服服穿着情情况、胸胸卡佩戴戴情况的的监督检检查第四条 工作服的配配发㈠公司为正正式录用用的员工工配发工工作服，原原则上每每两年配配发一次次，配置置标准为为：1、春秋装装，所有有员工配配发，西西服套装装2、夏装，所所有员工工配发，男男职工为为短袖衬衬衫加西西裤；女女职工为为短袖衬衬衫加裙裙装3、冬装，营营销中心心销售、客客服员工工配发，棉棉套装以上配置标标准按季季节分时时段发放放㈡总经理办办公室根根据公司司对统一一着装的的要求（包包括与公公司CIIS的一一致性），按按照人力力资源中中心提供供的在职职员工名名单，拟拟订每年年工作服服配发标标准、数数量、预预算，报报请总经经理批准准后实施施采购或或委托制制作㈢在采购或或委托制制作工作作服时，总总经理办办公室可可以按员员工实有有人数加加制100%至115%以以备新进进人员领领用或因因异常情情况补发发。
总经经理办公公室应选选择质量量、价格格、信誉誉、服务务俱佳的的服装供供应商或或服装加加工商㈣公司对发发放的员员工工作作服，不不同季节节（春秋秋装、夏夏装或冬冬装）每每季全套套配置均均按3000元//人给予予补贴，超超过3000元部部分的成成本费由由个人承承担，并并在员工工薪资中中扣除总总经理办办公室负负责做好好发放登登记㈤因个人原原因造成成工作服服丢失或或严重损损坏，员员工应及及时报告告总经理理办公室室，同时时。