Word自动化办公完全手册 微软Office 产品专家 张迎新 来源:《电脑报》2005年合订本 为了帮助用户提高操作效率,Word内置了许多“自动化引擎”,以实现办公自动化有效使用和管理它们是Word 高手的必备技能 一 文档录入自动化 Word 的“自动更正”功能可以检测中英文词语录入的正确性,一旦有错误出现,Word 即会使用正确的词语进行替换由于“自动更正”中的词语列表可以由我们自行定义,因此,充分利用这一功能可以让文档输入更加高效 1.文字输入自动化 (l)自动查找生僻字 利用Word 编辑文档往往需要输入GB2312字库以外的生僻字,将“微软拼音输入法2003”设置为“大字符集”就可以达到目的但是,“大字符集”中同音字太多,要准确找到某个生僻字并不容易你可以利用“自动更正”功能自动查找生僻字 例如,某篇文档需要输入“榖”,你可以单击“工具一自动更正选项”菜单命令,在打开对话框的“自动更正”选项卡中,在“替换”框中输入将被替换的词语(例如,gu) ,在“替换为”框中输入“榖”,单击“添加”按钮即可 在文档编辑过程中,只要输入“gu”字符并回车(或敲空格键), Word 便会自动把“gu”替换为“款”。
文档编辑完成,如果不再需要输入“榖”,可在“自动更正”选项卡“替换”框中输入“gu " ,则列表中的“gu ”和“榖”被自动选中,单击“删除”按钮就可以取消该操作 自动查找生僻字 (2)自动插入特殊符号 例如,某篇文档需要输入“→”,无论使用输入法的软键盘还是“插入特殊符号”输入,都必须脱离键盘使用鼠标操作,无形中降低了输入效率 单击“工具一自动更正选项”菜单命令,在打开对话框的“自动更正”选项卡中,在“替换”框中输入将被替换的字符(例如,-)) ,在“替换为”框中输入“→”,单击“添加”按钮即可 在文档编辑过程中,只要输入“-)”字符,Word 便会自动把“-)”替换为“→” 使用这种方法还可以用“*”替换“×" ,用“替换“……”等等 提示:如果输入的字符(例如,* )不需要被替换,只要按退格键或Curl+Z组合键即可 (《图像与复印》编者按:使用此方法时,“替换为”无法用键盘直接输入一些特殊符号,也不能用鼠标点击“复制”→“粘贴”或“插入”等操作必须用“Crtl+C”和“Crtl+V”将它们貼入 (3)自动插入常用词语 撰写商业信函等文档都需要在末尾处附上联系地址、等,这类常用语完全可以用自动更正功能自动插入。
如果对联系地址的格式等有要求,你可以预先在空白文档中输入这些内容,然后全部选中这些内容,按下Ctrl+C 组合键,将它放入剪贴板中单击“工具→自动更正选项”菜单命令,在打开对话框的“自动更正”选项卡中,在“替换”框中输入“联系地址”,将光标放入“替换为”框中并按下Ctrl+V组合键,单击“添加”按钮即可 在文档编辑过程中,只要输入“联系地址”字符并回车(或敲空格键), Word 便会自动把带有格式的地址信息插入文档 (4自动记忆输入 除了“自动更正”以外,Word 还具有“记忆式键入”功能,它可以自动跟踪你的输入,然后从自动图文集中查找有无开头和输入内容相匹配的词条如果有,且剩下的内容不少于三个字节,Word 就会显示一个提示条,按回车或Tab 键可将提示条中的内容插入文档,按ESC 键将关闭该提示条 单击“工具→自动更正选项”菜单命令,在打开对话框的“自动图文集”选项卡中,选中“显示‘记忆式键入’建议”选项,输入诸如“地址:重庆市渝中区双钢路3号科协大厦”之类的词条,单击“添加”按钮即可在文档编辑过程中,只要我们在文档中输入“地址”字符,就会显示含有“地址:重庆市渝中区双钢路3 号科协大厦(按Enter 插入)”的黄色提示条,按回车或Tab键将其插入文档,按ESC键将保留输入的“地址”字符同时关闭黄色提示条。
2.增删编号自动化 篇幅稍长的Word文档都有一定数量的标题和图片,手工对其编号非常不利于后期编辑只要文档中增加或删除了一个编号,就要对所有的编号进行重新处理因此,编号自动化是提高文档编辑效率的重要手段 (l) 图片自动编号 例如,我们要给图片编制“图1”、“图2”这样的编号,由于Word没有提供这种标签(即编号前缀)样式,必须通过手工修改的方法满足要求 单击“插入→引用→题注”菜单命令,在打开的对话框中,我们可以看到,其内置的“标签”仅有“表格”、“公式”和“图表”假如我们需要的标签是“图”,可以单击“新建标签”按钮,在打开的对话框中输入“图”,单击“确定”按钮之后即可在“标签”列表中看到它 如果图片编号(后缀)需要采用其他格式,例如,一、二、三之类,则可以单击“编号”按钮,在打开的对话框中“格式”列表中选择需要的样式如果插入文档的图片编号需要包含章节号,只需选中“章节号”选项,然后在下面的列表中选择“章节起始样式”和分隔符样式即可 当我们在Word 文档中插入图片(或其他对象)以后,它就会根据设置自动将图片编号插入指定位置在应用该功能之前,我们需要启用它。
打开“题注”对话框,单击“自动插入题注”按钮,在打开的对话框中选择需要自动插入文档的若干对象(例如,Microsoft Word 图片)然后单击“使用标签”和“位置”列表,选择自动插入题注时使用的标签和题注位置,完成后单击“确定”按钮退出 当我们启用了该功能以后,只要在文档中插入了图片或其他对象,Word 就会按照上面的设置将编号自动插入指定位置再次插入图片以后,图片编号的前缀不变、后缀顺序递增,并按原来的设置自动插入文档 提示:如果我们没有按上述方法设置“自动插入题注”,则可以在文档中找到插入图片编号的位置,然后打开“题注”对话框,选择好“标签”样式以后,图片编号就会插入光标所在位置再次执行上述操作,编号同样按前缀不变、后缀递增的原则插入文档 图片、表格等插入文档以后,总会有增加或删除对象的情况如果在原来的编号之间插入了新的编号,Word 会自动进行调整,使编号符合顺序排列的原则如果我们删除了文档中的某幅图片,只需将对应的编号删除然后右键单击已删除编号前后的某个编号,选择“选择格式相似文本”命令,将文档中的所有图片编号选中再次右键单击,选择“更新域”命令,所有图片编号就会按照顺序自动调整。
如果需要调整所有图片编号的字体和字号,可以右键单击某个编号,选择“选择格式相似的文本”命令,将文档中的图片编号全部选中,然后使用“格式”工具栏中的“字体”和“字号”工具进行修改 提示:除了图片、表格等的编号以外,“脚注和尾注”、“交叉引用”等都可以采用上面介绍的方法操作 (2) 单元格自动编号 编辑Word 表格经常需要在第一列填写自然数编号,这种操作可以用以下方法实现: 选中需要编号的所有单元格(如果单元格不连续可按住Ctrl 键再选中),单击“格式一项目符号与编号”菜单命令,在打开对话框的“编号”选项卡中,选中一种编号样式即可如果需要修改选中编号的样式,可以单击“自定义”按钮,在打开的对话框中对编号格式、编号样式、编号位置以及文字位置等进行修改 提示:诸如“.”之类的符号无法输入“自定义编号列表”框,此时可以先使用Ctrl+C 组合键将其放入剪贴板,然后再粘贴到对应框里 (3) 复杂编号自动化 编写“考生花名册”等文档需要输入“zk2005072001”之类的复杂编号,我们可以通过自定义的方法实现复杂编号的自动输入 单击“格式→项目符号和编号”菜单命令,在打开对话框中的“编号”选项卡中,选中除“无”以外的任意一种编号样式。
单击“自定义”按钮,打开“自定义编号列表”对话框,在“编号格式”框中输入“zk200507200 " , 保留原有的“1”、删除原有的“.” ,就可以在下面的“预览”框中看到效果如果你不满意,还可以重新选择“编号样式”和“编号位置”等设置完成,单击“格式”工具栏中的“编号”按钮,就可以把“zk2005072001” 插入文档,在其后输入其他文字或按空格键再次回车,就可以自动插入“zk2005072003”了,其他依此类推 自动化复杂编号 二 表格编辑自动化 表格在Word文档中占有相当大的比例,下面的方法可以实现表格编辑自动化,大大提高表格编辑的工作效率 1.表格制作自动化 (l) 自动插入表格 绝大多数表格的样式和项目基本相同,只是各项目的具体内容不同其常规的做法是建立表格模板以减少工作量除此之外,你还可以利用自动更正功能自动插入表格 根据需要建立一个表格(或几个表格的公共部分),然后将整个表格全部选中,单击“工具一自动更正选项”菜单命令,在打开对话框的“自动更正”选项卡中,在“替换”框内输入表格的名称(例如,备品登记表)。
在文档编辑过程中,凡是遇到文档需要插入该表格时,只要在插入位置输入表格名称,回车后所需要的表格就会自动插入文档 (2) 文字自动变表格 先在文档中输入(或导入)文字和数字等内容,用逗号、空格等符号分隔一行内的各列,再用段落标记(回车)分隔各行文字然后选中要转换成表格的文字,单击“表格一转换一文字转换成表格”菜单命令选中对话框中“文字分隔位置”选项组中所需的分隔符(中文标点应选中“其他字符”选项,并在其后输入用于标记列的标点),单击“确定”按钮即可获得带有文字等数据的规则表格 2.表格调整自动化 (l) 自动调整列宽 将鼠标指针置于列与列之间的表格线上双击,可以使左边一列的列宽自动适应单元格内文字的总宽度注意:如果表格列中没有一个单元格有文字,此法无效;如果文字过长,当前列将自动调整为页面允许的最适合宽度 (2) 自动适应内容 选中表格,单击“表格一表格属性”菜单命令,在打开对话框中取消“表格”选项卡中的“指定宽度”选项,按相同方法取消“行”、“列”及“单元格”选项卡中的相同选项单击“确定”按钮后表格将会自动缩小至各行和列的允许最小值 如果这种操作无效,可以单击“表格”选项卡中的“选项”按钮,在打开对话框中选中“自动调整尺寸以适应内容”选项,表格行、列的宽度就会随着内容增减而自动增减。
(3) 自动适应表格 前面介绍了表格自动适应内容的方法,那么文字是否能够自动适应表格?答案是肯定的,我们只要按上面介绍的方法打开“表格属性”对话框的“单元格”选项卡,单击“选项”按钮打开对话框,选中“适应文字”选项即可 3.表格设置自动化 (l) 标题行自动重复 编辑多于一页的表格时,需要在每页表格的第一行输入标题,这项工作完全可以由Word 自动完成选中第一页表格中已经设置好的标题行,单击“表格一标题行重复”菜单命令即可 (2) 数值自动对齐 为便于比较,财务报表中某一列的数字需要按小数点对齐,你可按照下面的方法实现这种效果 选中需要按小数点对齐的列,单击“格式一制表位”菜单命令,在打开对话框中的“制表位位置”框中输入一个数值(代表小数点距离单元格左边线,以字符为单位的距离),接着在“对齐方式”选项组中选择“小数点对齐”选项,在“前导符”选项组中选择“无”选项即可 (3) 自动套用格式 为了帮助快速制作具有专业水平的表格,Word提供了许多内置表格样式,我们只需将光标插入表格单击“表格一表格自动套用格式”菜单命令,在打开对话框中选择需要的表格样式,预览满意后单击“应用”按钮即可生效。
如果你不想应用“标题行”、“末行”等处的样式,取消对话框下面不需要的选项就可以了 提示:我们可以根据自己的需要创建或修改表格样式,按上面介绍的方法打开“表格自动套用格式”对话框,单击“新建”按钮可以在选中表格样式的基础上创建新的表格样式,单击“修改”按钮可以对选中表格的样式进行修改 (4) 自动调整表格 Word表格提供了若干自动调整功能,右键单击需要自动调整的表格区域,选择“自动调整一根据内容调整表格”命令,单元格就会根据其中的内容自动调整到合适的宽度 右键单击表格,选择“根据窗口调整表格”命令,可以使表格自动充满整个Word 窗口如果希望表格的行高和列宽平均分布,应当把要调整的行全部选中,单击“表格一自动调整一平均分布各行”菜单命令,选中的行就会自动调整到相同的高度按照类似方法操作,可以把列调整到相同的宽度 三 版面设计自动化 对有经验的Word用户来说,文档版面设计等工作是在文字录入结束后进行的,其中的很多工作都可以实现“自动化” 1 格式设置自动化 (l) 使用自动样式 除了使用模板设计文档版式以外,“自动套用格式”也是一种高效排版的手段 单击“格式一自动套用格式”菜单命令打开相应对话框,从下拉列表中的“常规文档”、“信函”和“电子邮件”三种文档类型选择一种即可。
如果需要选择Word将要执行的操作,单击“选项”按钮打开“自动更正”对话框,根据需要选中或清除5个选项卡中的某些选项设置完毕即可选择“自动套用格式”方式了选中“自动套用格式”可让Word自动设置文档格式,适合无需进行修订的普通文档;如果文档需要逐项审阅、接受或拒绝修订,就要选中“自动套用格式并逐项审阅修订”选项 单击“确定”按钮之后打开“自动套用格式”对话框,首先单击“样式库”按钮打开对话框,在“样式库”中选择各种专业模板之后返回到“自动套用格式”对话框,我们既可以“全部接受”修订、也可以全部拒绝修订,还可以单击“审阅修订”按钮使文档进入“审阅修订”状态,审阅并接受或拒绝个别修订,完成后就可以得到具备专业水准的文档了 (2) 自动更改字体格式 Word文档使用的某种字体分布在各处,用手工方法逐一进行修改非常繁琐其实只要右键单击使用该字体的某处文本,选择“选择格式相似的文本”命令,将文档中使用该字体的地方全部选中,就可以重新设置字体和字号等属性了 除了自动更改字体格式以外,有时我们还需要将文档中的所有数字加粗,此时使用“查找替换”就可以轻松完成 单击“编辑→替换”菜单命令,在打开对话框中单击“常规”按钮以展开选项。
首先将光标放入“查找内容”框,单击“特殊字符”按钮,选择“任意数字”,使“^#”字样出现在“查找内容”框中再将光标放入“替换为”框中,单击“特殊字符”按钮,使“^&”字样出现在“替换为”框中最后单击“格式”按钮,选择“字体”选项,在“替换字体”对话框的“字体”选项卡中选择“加粗”选项最后单击“全部替换”按钮,将文档中的全部数字加粗 字体格式自动更改 (3) 页面自动模拟 在启用一个崭新的文档模板之前,总希望体验一下模板的版面效果,除了将其他文档中的文本粘贴过来以外,你还可以采用一种非常巧妙的方法: 用模板新建一个空白文档,在英文状态下输入“=rand (20,5)”并回车就可以看到包含20个段落,每个段落有5句“那只敏捷的棕毛狐狸跃过那只懒狗的文档,整个版面填满文字时的效果立即显示出来了 (4) 自动更新段落样式 “样式”是快速设置段落格式的有力工具,如果Word 内置的某种样式不符合要求,可以打开“样式和格式”任务窗格(单击“视图一任务窗格”菜单命令,然后打开“其他任务窗格”列表选择“样式和格式”)单击需要修改的样式右边的按钮,选择“修改”命令,在打开的对话框中选择“自动更新”选项。
“任务窗格”中选择 此后无论我们怎样修改文档中使用的该样式的段落格式,Word 都会自动更新该样式使用的格式,使其与当前的修改保持一致 (5) 页面自动缩放 Word 文档会遇到编辑使用的逻辑页面比打印使用的物理页面大的问题,例如,编辑文档使用的是A3纸,而打印机能够打印的却是A4纸此时可以采用下面的方法将A3文档打印在A4纸上 完成文档编辑后,单击“文件一打印”菜单命令,在打开对话框中的“按纸张大小缩放”列表中选择打印文档所使用的物理纸张(例如,A4 ) ,单击“确定”按钮后,Word 将自动缩小字号和图形以适合所选纸型,从而把较大逻辑页面上的文档打印到较小的物理页面上 2 摘要与目录编制自动化 (l) 自动编写摘要 学术论文等文档需要编写一个摘要,手工整理Word 文档的摘要比较麻烦Word 可以采用统计分析方法从文档中找出论文要点,然后将这些要点集中到一起构成摘要 自动编写摘要只需用Word打开文档,单击“工具一自动编写摘要”菜单命令,在打开的对话框中提供了4种不同类型的摘要供选择: “突出显示要点”:它可以对文档进行自动分析,用统计方法找出带有关键词的句子突出显示。
“在文档顶端插入摘要或摘录文字”:它对文档进行分析并找出关键语句以后,自动把它们复制到文档上方,而正文部分保持不变,这是最常用的一种摘要编写方式 “新建一篇文档并将摘要置于其中”:它将找到的摘要全部复制到一篇新文档中,原来的文档不发生任何变化 “在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其他内容”:文档仅仅显示统计出来的关键语句,同时把文档中的其他部分隐藏起来,这种方式比较适合快速了解文档内容使用 在对话框中的“相当于原长的百分比”选项用来确定摘要详细程度,它表示生成的摘要相当于源文档总长度的百分比如果文章的主要论点比较集中,摘要文字的分布比较均匀,这个百分比可以取小些反之则可以取大一些 完成以上设置,单击“确定”按钮,Word 自动分析文档找出其中的要点,并按照要求生成摘要 (2) 自动编写目录 为了方便读者查阅和浏览文档,往往需要为长文档制作具有超链接功能的目录为此,Word提供了自动提取文档目录的功能只要为文档中的各级标题应用了标题样式,就可以自动编写出漂亮的目录 首先,你需要为文档的各级标题应用标题样式只要将光标插入文档标题的任意位置,打开“样式”列表,从中选择合适的样式即可。
例如,标题1 、标题2…… 如果所选择的样式不符合要求,可以按照“自动更新段落样式”的介绍修改并自动更新样式 然后,把光标放在目录插入位置(通常选择文档大标题的下一行)的左上角,单击“插入一引用一索引和目录”菜单命令,在打开对话框的“目录”选项卡中,选中“显示页码”和“页码右对齐”选项,取消“使用超链接而不使用页码”选项设置完成单击“确定”按钮,一个具有超链接功能的目录就会插入指定位置按住Ctrl 键单击相应的目录项,就可以跳转到目录项对应的位置 提示:如果不想把已经设置了样式(如标题l)的段落提取到目录中,可以单击“选项”按钮,在打开对话框中将“目录级别”下对应的值删除即可 (3) 自动合并目录 有不少长文档是多人分别编写的,如果每个文档都建立了目录,就需要为合并后的文档编写一个总目录由于Word没有提供目录合并功能,上面介绍的自动编写目录方法也就失效了此时可以使用TOC(目录)域和RD(引用文档)域自动合并目录: 例如,有1.doc 和2.doc 两个带有目录的文档存放在C 盘根目录,合并目录前必须新建一个空白文档,然后按下Ctrl+F9 组合键输入域特征字符“{ } ",光标插入其中输入“toc”。
回车建立一个新的段落按Ctrl+F9 组合键,在新插入的域特征字符“{ }”中输入“rd C:\\l.doc”根据要合并目录的文档数量重复上述操作,新建第二个域“rd C:\\2.doc”…… 右键单击文档中的“toc”域,选择“更新域”命令,则按照RD域中的文档顺序,从该域所在位置插入合并后的1.doc 和2.doc 两个文档的目录 提示:由于RD域为隐藏属性,需单击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮才能查看该域 四、进阶操作自动化 1.保存与打开文档自动化 在文档编辑过程中,时时保存文档是很重要的我们可以将这一重要工作交给Word 自动完成 (l) 自动保存文档 为了防止因停电等原因丢失文档,Word 设计了自动保存文档的功能,我们可以根据自己的需要选择合适的保存方案 单击“工具→选项”菜单命令,在打开对话框“保存”选项卡中可以看到“保存选项”选项组中的几个选项:“保留备份”:选中该项后每次保存文档,就会将备份副本(.WBK 文件)与原文档保存在同一文件夹中,而且每次保存都会用新的备份副本替换以前的备份副本 提示:选中“保留备份”选项以后,“快速保存”选项会被自动清除,因为备份副本只能在完整保存时创建。
快速保存”:仅仅记录我们对文档的修改,所以保存的速度最快 “允许后台保存”:允许我们在保存文档的同时继续使用Word,该项是Word默认的选项 “自动保存时间间隔”:可在“分钟”框内输入自动保存的时间间隔(1到120 ) ,以便自动制作文档的恢复文件一旦出现系统停止响应或意外断电等故障,下次启动Word时会打开“自动恢复”文件 “将Word文件保存为”:我们可以选择保存文档时使用的默认文件格式,除非特殊需要,应当选择“Word 文档( *.doc)” 除了上述几个选项以外,还有“提示保存文档属性”和“仅保存窗体域内容”等等,我们可以根据使用需要决定是否使用这些选项 (2) 自动恢复文档 单击“工具一选项”菜单命令,在打开对话框“保存”选项卡,选中了“自动保存时间间隔”选项一旦在文档编辑过程中遭遇系统停止响应或意外断电,就可以按照以下步骤自动恢复文档: 在Word文档编辑中,如果遭遇系统停止响应或意外断电,重新运行Word将自动打开“文档恢复”任务窗格,其中列出了问题发生时正在编辑的文档每一个文档名称的后面都跟着形如“「原始文件」”之类的“状态指示器”, 它说明了文档恢复过程中已经进行的操作。
其中“「原始文件」”说明恢复文件来自最后一次手动保存的文件,而“「已恢复」”说明文件来自恢复过程中已恢复的文件,或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件 选中“可用文件”列表中需要保留的文件,单击文件名右边的按钮,选择“打开”命令可以直接打开被恢复的文档继续编辑;选择“另存为”命令可以打开对话框重新命名或替换保存文档;选择“显示修复”命令会打开对话框显示检测到的可修复错误,我们只要将文件打开以后执行“保存”或“另存为”操作,就可以永久保留已经修复的内容如果任务窗格有多个自动恢复文件显示,所有需要保留的文件都要按照上述方法“打开”或“另存为”没有被打开“保存”或“另存为”保存的文档,在Word 退出时都将被自动删除 “文档恢复”任务窗格中显示“已恢复”字样时,说明它包含了用户输入的,并且程序可以自动恢复的内容,包括上次手动保存操作之后添加的所有数据,这是“自动恢复文档”功能达到的理想状态 (3) 自动打开文档 Word 启动时会自动执行名为“au 加exec ”的宏,利用这一点,我们可以编写自动打开文档的宏 新建一个Word空白文档,单击“工具→宏→宏”菜单命令,在打开对话框“宏名”框中输入自定义宏的名称,例如,autoexec。
单击“创建”按钮进入“Microsoft Visual Basic”编辑窗口,在“代码”窗口中输入下列代码(其中前三行和最后一行是自动生成的): Sub autoexec() 'autoexec Macro '宏在2005-12-3 由zhyx创建 Dim doc As Document Dim docFound As Boolean For Each doc In Documents If Instr(l,doc.Name, "G:\我的文档\Word自动引擎.DOC",l)Then doc.Activate docFound = True Exit For Else docFound = False End If Next doc If docFound = False Then Documents.Open FileName:= "G:\我的文档\word自动引擎.DOC" End Sub 输入结束,单击“保存”按钮后关闭窗口如果需要改变“autoexec”自动宏打开的文档,只要按上面介绍的方法打开代码编辑窗口将代码中的文档路径和名称作适当修改,就可以打开其他位置的文档了。
例如,你不需要上面这个宏的文档激活功能,还可以改用下面这段代码,它只有打开指定文档的功能: Sub autoexec() autoexec Macro 宏在2005-12-3 由Zhyx 创建 Documents.Open FileName:= "G:\我的文档\word自动引擎.DOC" End Sub 提示:如果需要在Word启动时自动打开多个文档,可以在“Documents.Open FileName: ="G:\我的文档\word自动引擎.DOC",语句和“End Sub”语句之间按“Documents.Open FileName:= "G:\我的文档\word自动引擎.DOC"格式增加新的语句即可 2 文档自带小秘书 (l) 自动提醒工作事项 根据Word运行时执行"autoexec"宏的特点,我们可以对用户的工作事项进行自动提醒单击“工具→宏→宏”菜单命令,在打开对话框“宏名”框中输入自定义宏的名称,例如,"autoexec ",单击“创建”按钮打开" Microsoft Visual Basic"窗口在代码窗口中输入以下代码: Sub Autoexec() Nam$ = Input Box$("你是谁,请输入你的用户名") If Nam$ = "zhyx" Then MsgBox "9月20日是交稿的时间" Else MsgBox "你不是需要提醒的用户" End If End Sub 输入结束,单击“保存”按钮后关闭窗口。
以后只要打开Word就会弹出对话框询问“你是谁,请输入你的用户名”,如果输入的用户名正确,就会弹出提示“9 月20日是交稿的时间”如果输入的用户名不正确或单击“取消”按钮,就会弹出提示“你不是需要提醒的用户” (2) 自动拼写检查 Word 提供了自动检查单词拼写的功能,对于经常撰写多语言文档的用户非常有用例如,文档输入了“Applc”之类错误或不可识别的单词,Word 会在该单词下面显示红色波浪线如果输入的句子存在语法错误,那么错误部分就会用绿色波浪线标记此时右键单击带有波浪线的词(句)打开快捷菜单,既可以从中选择推荐的正确单词,也可以选择“全部忽略”命令(此后该单词下面的波浪线全部消失),还可以选择“添加到词典”(此后该拼写或语法就会被认为是正确的)命令 如果我们需要让Word自动更正错误或不可识别的某个单词,可以右键单击带有波浪线的文字,选择“自动更正一自动更正选项”命令,在打开对话框的“自动更正”选项卡中,按照上面的介绍将“替换”和“替换为”单词输入即可 提示:Word也可以对中文词语进行检查,例如,文档输入了重复的字词以后,字词下面也显示红色波浪线,同时在右键快捷菜单中显示错误原因(例如,重复错误),我们就可以按照上面介绍的方法处理了。
(3) 自动简繁转换 Word编辑文档有时需要繁体汉字,将输入法设置为繁体以后很多人都不习惯其实这个问题很好解决我们只需使用简体字符集编辑文档,然后选中需要转换为繁体的部分或全部文字:单击“工具→语言→中文简繁转换”菜单命令,在打开对话框中选中“转换方向”选项组中的单选项,就可以把选中部分的文字全部转换为繁体汉字了利用这种方法将繁体文档转换为简体也是易如反掌 (4) 文档自动翻译 Word 集成了文档全文自动翻译功能,只要用户拥有速度较快的网络连接,就可以连接WorldLingo (翻译提供商)的服务器执行文档自动翻译 打开需要自动翻译的中文或英文文档,单击“视图一任务窗格”菜单命令,然后打开“其他任务窗格”列表选择“信息检索”单击“开始搜索”按钮下的下拉按钮,选择“所有参考资料”或“翻译”命令然后打开“将”和“翻译为”下拉列表,根据需要选择要翻译的文档使用的语言以及翻译结果使用的语言,最后单击“翻译选项”上的按钮将文档提交到服务器进行翻译如果网络连接正常,稍等片刻就可以在lE 中看到翻译结果了。