xcel 2000速成教程第二部分使用公式查询数据第一讲 认识中文Excel 2000的计算公式一旦在中文Excel 2000中建立起了电子报表，就可以按前面课程中所述的操作计算并 显示某一列单元格区域内各值的总计值其实，中文Excel 2000提供有自动计算功能，如 选定“工资额”列中的各单元格后，状态栏中就将显示各项数据记录的总值：求和= ¥5,010.00；若选定“年龄”列中的各单元格，状态栏中显示的总计值为：求和=184这 种显示总计的操作，也可以用于某一行，或者某几行所有或者部分单元格这就是中文Excel 2000与中文Visual FoxPro 6最大不同之处，不但能轻易的建立起计算公式，还能在指定 位置显示计算的结果此外，若选定单元格后右击状态栏，然后从一份快捷菜单中还能选择显示这些选定单元 格内各数字的平均值、最大值或最小值若选择此快捷菜单中的“计数值”命令，中文Excel 2000会自动计算将要统计含有数值的单元格个数，选择“计数”命令则自动计算将要统计 的已填充单元格数目在中文Excel 2000中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计 算的加、减就是一种简单的公式。
在前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式 此时若单击显示工资额总计的单元格一9,当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所 使用的公式，如图 1所示宋悻旦B2=SUH(D3:D9)I厂 |骗籬『总D107 刘伟丨 甜 I 店长 I ¥SOO. 00B 钟伟丨 30； MS运工丨¥ 6S0.00g 唐伟 I .朝 I攔运工 ¥6就.00□吕员工工资表姓名职务工资额21 jg安一 JT700. 0022 ! I ¥700.0024 店员丨 ¥700. 00歸 ！ 店员丨¥750.00伟伟伟伟3 4 5 6图 1在“编辑栏”中观看计算公式这里，D9单元格中的公式=SUM(D3:D9)所要计算的是单元格D3至D9中各数值的和， 其值将显示在D10单元中您一定还记得前面是如何在D10单元格中进行操作来显示统计数 字的，若想要在别的单元格中也显示该值，而且还是让中文Excel 2000自动计算它，那么 就单击那个单元格，接着在该单元格中输入这个公式吧！当然了，如果想在“编辑栏”进行操作也行，只要您记住公式的应用法则，无论在单元 格中，还是在“编辑栏”中总能准确无误的建立并使用公式的而公式的应用法则呢又是那 样的简单，如下面的公式即可将单元格B4中的数值加上25,再除以单元格D5至E5单元 格的数值单元格引用数字常量, |工作表函数(B4t25)/SUM(D5:F5)上咸引用除法运算符加法运算符不过，这一条公式的建立就不同了，不能使用前面的方法来建立，而需要在“编辑栏”中使 用编辑的方法。
注意：如果正确的创建了计算公式，那么在中文Excel 2000的默认状态下，其计算值 就会显示在单元格中，公式则显示在“编辑栏”中如果要使工作表中所有的公式在显示公 式内容与显示结果之间切换，可按下CTRL+'组合键(位于键盘左上侧)一旦建立起了计 算公式，中文Excel 2000将根据公式中运算符的特定顺序从左到右进行计算，也可以使用 括号更改运算顺序，而且与小学课程中四则混合运算法则相同第二讲 创建计算公式下面将要为某公司的经营情况创建一张电子报表，并使用计算公式做一些统计，请先按 下列步骤进行操作步骤一、单击屏幕左下角处的Sheet 3标签，然后在A1单元格中开始书写“北京分公 司本月收支一揽表”字样，并设置好字体与字号(即字的大小尺寸)，如图 2所示Mi crpseft Ext.】- B&okl勺丈件附端馬卸视團加JlfiA'l.i腊式如工且戢霖据血恵□世 帮助|出i彌 二y严5 ” B』且 辛晉老島|囲％ ,城 班□ we自sQ^i *电眾©brt ¥ftr a$； JI J|«ioEr-"VB.1BCD&GH三1北京分公司本月收支一揽表21图 2 输入新的报表标题图 3 输入纵、横栏目与标题名步骤二、在B2、C2、E2、F2单元格中分别输入“收入/月”、“支出/天”、“员工工 资”、“盈利”栏目名称，如图3所示。
接着分别在A3、A4、A5、A6单元格中输入“第一 营业部”、“第二营业部”、“第三营业部”、“总结余”项目名注：上面输入文字的操作说明，若输入的文字不能被当前单元格完全容纳时，中文 Excel 2000 会自动占用邻近的单元格书写完毕后，通过设置较小一点字号的方法，或者扩大单 元格，就可以在单元格中完整地显示它们A 1 BCDE1北京分公司本月收支一揽表2收入（月）支出庆员工工第Sfl3第一营业部4第二萤业部5第三营业部6总结余719图 4适当调整一下文字字号步骤三、选定A列与B列中的所有栏，并设置较小一点字号，以便在单元格中完整地显 示它们，如图 4 所示面建立好了该分公司本月的报表，所要填入的数据资料如下表所列：部门收入（元）每天支出费用（元/天 ■第一营业部800000050000第二营业部■700000030000第三营业部070000 元这些数据可以按前面所述的方法直接在表中输入，如图 5 所示下面的操作将创建一些公式来自动生成“盈利”与“总结余”栏中的数据，此后无论什 么时候，只要公式有变动，单元里的内容也会自动产生变化步骤四、单击F3单元格，选定它后单击编辑框，输入：=B3-C3*30注意：公式应以等号开头，公式内容紧接在后面。
如果输入了一个错误的公式，按下 键盘上的Enter键后，屏幕上将显示一条出错信息，并询问处理方式，并让您选择是否通过 一个向导来处理问题一旦输入的正确的公式，单元格中就会显示相应的数字，如图 5所 示图 5 显示第一营业部的盈利值步骤五、选定 F4 单元格后在编辑栏中输入公式输入=B4-C4*30选定 F5 单元格后在编辑栏中输入公式输入=B5-C5*30选定 F6 单元格后在编辑栏中输入公式=B6-C6*30此后，各营业部的盈利数字就会自动计算并显示出来，如图 6 所示A H B U 0 JIL .D J| E北京分公司本月收支一揽表2'支出庆员工工资盈利3第一营业部8000000500006500000第二营业部—pooooo 30000 ] 61000005第三营业部070000-2100000]!6总结余7图 6 自动计算并显示各营业部的盈利值步骤六、选定A6单元格，并在编辑栏中输入公式:=E3+E4+E5ABCDEF1北京分公司本月收支一揽表2哝期—支出/天衍工丁资盈利3第一营业部8000000500006500000第二营业部7000000300006100000第三营业部070000-2100000€总结余1050000017图 7 自动计算并显示“总结余”上述操作完成后，一张电子报表就制作好了。
此表的最大特点是可以在变更收入/支出 数据后，自动更新“盈利”与“总结余”单元格中的值第三讲认识中文Excel 2000的运算符由上可见，公式用于按特定次序计算数值，通常以等号(=)开始，位于它之后的就是组 成公式的各种字符其中，紧随在等号之后的是需要进行计算的元素——操作数，各操作数 之间以算术运算符来分隔的，如在上面的这个公式中就使用了加法、除法两种运算符运算符就是这样的一种符号，用于指明对公式中元素做计算的类型，如:加法、减法或 乘法中文Excel 2000中的运算符四种类型：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引 用运算符，它们的功能与组成如下所述1. 算术运算符用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等各算术 运算与用途如下表所列表：算术运算符算术运算符名称用途示例+加号加3+3—减号“减”以及表示负数3 - 1*星号乘3*3/斜杠除3/3%百分号百分比20%脱字符乘方3"2 （与3*3相同）2. 比较运算符用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE（真）就是FALSE（假）与其它的计 算机程序语言查类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算各算术运算符名称与用途如 下表所列。
表：比较运算符比较运算符名称用途示例=施口 等号AjV -r. 等于A1=B1>大于号大于A1〉B1<小于号小于A1〈B1>=+壬竺zp导A1〉=B1大J等于号大于等于<=A1<=B1小J等于号小于等于◊不等于不等于A1〈〉B13. 文本运算符这实际上是一个文字串联符——&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本如"Nor th" & "wind"，结果将是 Nor th wind4. 引用运算符引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算表：引用运算符引用运 算符名 称用途示例冒 号区域运算符，对两个引用之间，包括两个引用在内 的所有单元格进行引用B5:B15逗号联合操作符将多个引用合并为一个引用SUM(B5:B15,D5:D15)如果公式中使用了多个运算符，中文Excel 2000将按下表所列的顺序进行运算如果 公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进 行计算如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内表：运算的顺序运算符示例:（冒号）引用运算符（空格）,（逗号）-（负号）-1%百分比乘幕*和/乘和除+和-加和减&连接两串文本第四讲 应用计算公式在中文 Excel 2000 中，时常用到的计算与公式示例如下：1. 计算收支平衡若要在中文 Excel 2000中创建支票登记簿来记录银行交易，那么作为电子 表格的一部分，就能创建公式来计算收支平衡。
如假设单元格F6中含有上一次交易的余额，单元格D7中含有第一笔交易的 存款总数，而单元格 E7 中含有任意的现金收入额，则要计算第一笔交易的余额， 可在单元格 F7 中输入公式：二SUM(F6,D7, -E7)如果又做了新的交易，那么可将此公式复制到与每一笔新的交易相对应的单 元格中2. 合并“姓”和“名”通过公式能将存储在某一列中的“姓”和存储在另一列中的“名”连接起 来，如假定单元格D5包含“名”，单元格E5包含“姓”，若要以格式“名 姓” （如“John Smith”）显示全名可输入公式：=D5&" "&E5要以格式“姓，名”（如“Smith,John”）显示全名则输入：=E5&", "&D53. 合并日期与文本使用&（与）文本运算符即能将两个值合并（或连接）为一个连续的文本值 如若要将保存在单元格中的数字、日期或时间值与字符串相连，就可通过TEXT 工作表函数（参阅后面的内容）来达到目的例如，如果单元格F5中含有5-Jun-96这样的一个日期值，那么可以使用以 下公式显示文本：时间：5-Jun-96二〃时间：〃&TEXT（F5, 〃d-mmm-yy〃）4. 按百分比增加存储在单元格中的数值还能增长若干个百分点。
如假定单元格F5中包含一 个初始值，那么下列公式将让其值增长百分之五：=F5*（1+5%）如果百分点数值存储在某单元格中，如单元格F2,还可以使用下列公式：=F5*（1+$F$2）注意：这里对单元格F2的引用是“单元格的绝对引用”，所以这个公式可 以被复制到其它单元格，而不会改变对F2的引用绝对引用”指的是不论包 含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其在工作表中的 确切位置绝对单元格引用的形式为：$A$1、$B$1,以此类推有些单元格引用是混合型的绝对行引用的形式将为A$l、B$1，以此类推 绝对列引用的形式为$A1、$B1，以此类推与相对引用不同，当跨越行和列复制 公式时绝对引用不会自动调整5. 基于单个条件求和如果您不想只对某一行，或者某一列中数据记录求和，那就是要对某一个区 域中位于不同行与列的单元格求和了，通过使用 SUMIF 工作表函数(参阅后面的 内容)就能如愿了！如对于区域B5:B25中包含数值Northwind的每个单元格而言, 以下公式可为区域 F5:F25 中相对应的单元格求和SUMIF(B5:B25,"Northwind",F5:F25)6. 基于多个条件求和若要对区域F5:F25求和，而且要以区域B5:B25中所包含的Northwind，区 域 C5:C25 中所包含的 Western 为条件,就可以使用公式：=SUM(IF((B5:B25="Northwind")*(C5:C25="Western"),F5:F25))在这个示例中使用到的中文 Excel 2000的数组公式，这里不要求您弄懂如 此高深的理论，以后有时间再说吧！第五讲 认识 TEXT 工作函数上面“合并日期与文本”公式中的TEXT是一个常用的工作表函数，能将一 数值转换为按指定数字格式来表示的文本。
与别的同类计算机程序一样，此函数 也有自己的语法：TEXT(value,format_text)圆括号中的内容为操作数：Value 若为数值、计算结果为数值的公式，或对数值单元格的引用Format_text 所要选用的文本型数字格式即在“单元格格式”对话框中打开 “数字”选项卡的“分类”列表框中显示的格式Format_text不能包含星号 (*)，也不能是常规型顺便说一句， TEXT 工作函数还能圆整数值，或者转换日期格式，如：TEXT(2.715, "$0.00") 结果等于 "$2.72"TEXT("4/15/91", "mmmm dd, yyyy") 结果等于 "April 15, 1991"第六讲 认识SUMIF工作函数这是上面“使用单个条件求和”公式中出现的工作函数，用于根据指定条件对若干单元格 求和语法：SUMIF(range,criteria,sum_range)其中：Range 为用于条件判断的单元格区域Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本例如，条件可以表示为 32、"32"、">32"、"apples"Sum_range 为需要求和的实际单元格。
只有当 Range 中的相应单元格满足条件时，才对 sum」ange中的单元格求和如果省略sum」ange则直接对Range中的单元格求和例如，假设A1:A4单元格中的内容分别为四种产品的属性值：$100,000, $200,000, $300,000， $400,000 B1:B4 的内容为每个属性值所对应的销售佣金；$7,000， $14,000， $21,000， $28,000，那么就可以运行公式：SUMIF(A1:A4,">160,000",B1:B4)最后的求和结果将是$63,000注：中文Excel 2000还提供有其他可根据条件来分析数据的工作表函数：用于计算单元 格区域内某个文本字符串或数字出现次数的COUNTIF；用于要让公式根据某一条件返回两 个数值中的某一个值(例如，根据指定销售额返回销售红利)的IF第七讲 注意公式中的数值转换对于初学者来说，在公式应用中要准确的输入字符是很困难的不过，尽管每个运算符 都需要特定类型的数值与之对应，但如果输入数值的类型与所需的不同，中文Excel 2000 还是有可能做些力所能及的转换，并完成计算，虽说不是所有的转换都能成功，但下表中所 列的常见输入错误都能被很好地处理。
表：公式中的数据类型自动转换公式产生结果说明二〃1〃+〃2〃3在中文Excel 2000中，文本与字符串都是由一 对双引号(英文)来引用的，也就说双引号中的 内容应当视为文本但当公式中使用加号(+) 时，中文Excel 2000会认为运算项为数字虽 然公式中的引号说明“1”和“2”是文本型数 值，但是还是会自动将它转换成数字1+〃$4.00〃5当公式中需要数字时，中文Excel 2000会将其 中的文本转换成数字〃6/1/2001〃-〃5/1/2001〃31中文Excel 2000将具有mm/dd/yy格式的文本 看作日期，将日期转换成序列号之后，再计算 它们的差SQRT("8+1")#VALUE!(# 值！)中文Excel 2000是不能将文本转换成数字的 因为文本“8 + 1”不能被转换成数字如果使 用“9”或“8” + “1”代替“8 + 1”，则将把文本转换成数字并返回3"A"&TRUEATRUE当需要文本时，中文Excel 2000将数字和逻辑 型数值转换成文本表中的SQRT工作表函数用于计算圆括号中的数一一操作数的正平方根语法为：SQRT(number) Number为需要求平方根的数字，如果该数字为负，则将返回 错误值#NUM!。
如: SQRT(16)等于 4SQRT(-16)等于 #NUM!SQRT(ABS(-16))等于 4总结：这一部分介绍了中文Excel 2000的自动计算功能，以及输入与使用化工的方法 也许当您使用这个软件开展工作后，随着大量的数据积累，还需要通过链接或者外部引用来 共享其它工作簿或工作表中的数据如下例中，AVERAGE工作表函数将计算同一工作簿中Marketing工作表B1:B1O区域内工作表名称■对工作表上单元格或单元格区域的引用=AVERAGE(Marketing!rJ1:H10)的平均值：分隔工作表引用和单元格引用在这个例子中，工作表的名称和感叹号 （!） 位于区域引用之前这种链接工作簿中工 作表的用途很广，您可以很容易的理解到不但可以用于计算，也可以在指定的单元格中引用 计算的结果构建链接层次例如，一组销售部门可以跟踪各自工作簿中的数据，然后将数据输入到按区汇总的工作 簿中，接着再输入到按区域汇总的工作簿中如果为链接提供数据的单元格发生了变化，那 么只有当包含该链接的工作簿处于打开状态时，中文Excel 2000才会自动更新该链接如 果确实链接了工作簿，那么在修改了源工作簿中的值后，请一定更新其从属工作簿。
如果修 改源工作簿时其从属工作簿是打开的，中文Excel 2000就会自动更新从属工作簿中文 Excel 2000 可通过两种方式显示链接到其他工作簿上的公式，这取决于源工作簿（为公式 提供数据的工作簿）是否打开当源工作簿打开时，链接中包含工作簿的名称（在方括号中）， 然后是工作表名称、感叹号（!），接着是公式所在的单元格例如，若Budget.xls打开，则可以使用公式：=SUM（[Budget.xls]Annual!C10:C25）Excel 2000 速成教程第三部分 管理数据清单第一讲 创建数据清单在中文Excel 2000中，排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据清单”来进行，因 此在操作前应先创建好“数据清单”数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据 行，如前面所建立的“员工工资表”，这张电子报表就包含有这样的数据行，它可以像数据 库一样接受浏览与编辑等操作这与使用中文Visual FoxPro 6相类似，只是在中文Excel 2000 中可以很容易地将数据清单用作数据库，而在执行数据库操作时，例如查询、排序或 汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据：•数据清单中的列是数据库中的字段•数据清单中的列标志是数据库中的字段名称•数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录那么数据清单与电子报表的区别是什么呢？其实没有多大的区别，前者的第一行含有列标题，后者是包含数据清单在内的数据库 而且还有标题！所以，您能很容易的建立数据清单。
如员工工资表中的“姓名”、“年龄” “职务”、“工资额”，这些就可以作为数据清单中的列标题，使用鼠标器选定如图1所示 的单元格区域，一份数据清单就建立好了 ACD员工X资衰姓王李张兰¥700. 003031¥700. 00¥700. 00¥750. 00_ ¥800.00' 搬运工 ¥630.00 機运工-V6gOOG员员长店店店¥5, 010. 001.0-1总计图 1 选定这个区域建立数据清单其实，若选定一个区域，中文Excel 2000也会在需要的时候自动建立一份数据清单, 只是该数据清单将包含所有的单元格，自动找到的列标题也不一定正确注意：在每张工作表上只能建立并使用一份数据清单您也应避免在一张工作表上建立多份数据清单，因为某些数据清单管理功能（如筛选）等一次也只能在一份数据清单中使用一旦建立好了数据清单，还可以继续在它所包含的单元格中输入数据无论何时输入数 据，初学都应当注意遵循下列准则：1. 将类型相同的数据项置于同一列中在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项这一点在前面建立员工工资表”时就体现了出来，这是初学者一眼就能看明白的2. 使数据清单独立于其它数据在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序筛选或插入自动汇总等操作时，有利于中文Excel 2000检测和选定数据清单。
3. 将关键数据置于清单的顶部或底部这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧因为这些数据在中文Excel 2000筛 选数据清单时可能会被隐藏4. 注意显示行和列在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列也被显示因为，如果清单中的行和列没有 被显示，那么数据有可能会被删除图 2 进入“边框”选项卡5. 注意数据清单格式如前所述，数据清单需要列标，若没有的话应在清单的第一行中创建，因为中文Excel 2000 将使用列标创建报告并查找和组织数据列标可以使用与数据清单中数据不同的字体、 对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等在键入列标之前，应将单元格设置为文本格 式6. 使用单元格边框突出显示数据清单如果要将数据清单标志和其他数据分开，可使用单元格边框（不是空格或短划线）其操作步骤如下： 步骤一、右击选定的单元格，然后从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，进入“单 元格格式”对话框后单击“边框”选项卡步骤二、单击“外边框”按钮后，从“线条”区域的“样式”列表窗中选择一种线型 参见图 3图 3 选择边框线的样式步骤三、从“颜色”下拉列表中选择边框线的颜色，接着在“预览窗”中单击要使用边 框线的边线，参见图4。
图 4 单击要使用边框线的边线步骤四、单击了每一条要使用边框线的边后，单击“确定”按钮，然后在中文 Excel 2000 的工作窗口中单击数据清单外的任意一处，就能在屏幕上看到所加入的边框线了，如图5 所示 I D员工工资表10衣ft伟伟伟讳伟伟 旌±.李张兰刘钟聞年龄聪务工资额21f呆安¥700. 0022保安¥700. 0024店员¥700. 0027店员¥750. 0029店长¥800. 00I 30匚搬运辽¥680. 0031搬运工¥680. 00思IT：¥5, 010. 00图 5 上述操作的结果7. 避免空行和空列避免在数据清单中随便放置空行和空列，将有利于中文Excel 2000检测和选定数据清 单，因为单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索，所以不要在单元格内文本前面或 后面键入空格，可采用缩进单元格内文本的办法来代替键入空格Sheetl1 / 7图 6 进入数据记录单第二讲 编辑与查询数据记录对于数据清单中的数据记录，中文 Excel 2000 允许您做与 Visual FoxPro 6 中相同的编辑操作，即可新建、删除数据记录、按某些条件查询数据记录，而且 操作更加简单，只需要从“数据”下拉菜单中选择“记录单”命令，进入图6 所示的数据记录单对话框就能完成这些操作。
注意：图 6 所示的数据记录单对话框中，“新建”按钮的上方显示的是“当 前记录号/总记录数”在数据记录单中，查阅数据记录与 Visual FoxPro 6 中建立表单的操作相类 似，这里就不多说了若要制定一个查询条件，只需单击“条件”按钮，进入图 7 所示的数据记录单对话框，然后在各字段框中输入查询内容即可图 7 此时可输入查询条件注意：在图 7 所示的数据记录清单对话框中，“新建”按钮的上方显示的内 容是Criteria（判据）此时，“条件”按钮将变成“记录单”按钮，单击它可以返回图 6 所示的对 话框随便说一下，数据记录单是一种对话框，利用它可以很方便地在数据清单中 输入或显示一行完整的信息或记录当然了，它突出的用途还是查找和删除记录 当使用数据记录单向新的数据清单中添加记录时，数据清单每一列的顶部必须具 有列标中文 Excel 2000 也将使用这些列标创建记录单上的字段注意：在数据记录单中一次最多只能显示 32个字段第三讲 排序数据记录在中文Excel 2000中也可以根据现有的数据资料对数据值进行排序按递增方式排序的数据类型及其数据的顺序为：1. 数字，顺序是从小数到大数，从负数到正数。
2. 文字和包含数字的文字，其顺序是0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格）！ ”# $ % & ' （ ） * +，-. / : ; < = > ? @ [ ] A _ „ | 〜A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z3. 逻辑值， False 在 True 之前4. 错误值，所有的错误值都是相等的5. 空白（不是空格）单元格总是排在最后递减排序的顺序与递增顺序恰好相反，但空白单元格将排在最后碎gl黑鑫囂日期、时间和汉字也当文字处理，是根据它们内部表示的基础值排序员工工资表一 _ - 「 EO 工费颔 环 店黄 琴溜,航型 蘇 '.Hi曲 店■按 Y^lll LIL'I琵 WT ¥籁癬皿 煤安 浙逸血缜 店员 V veil wi梵 SSisT ¥细从細••；学瓦MD.i〕Q图 8 单击这个按钮按升序方式排序最简单的排序操作是使用“常用”工具栏中的按钮在这个工具栏上有两个用于排序的按钮，图标上有AZ与向下的箭头的哪一个按钮，用于按降序方式重排数据，参见图&按钮上标有ZA与向下的箭头的哪一个按钮用于递减排序，参见图9。
注意：若选定了某一列后来使用图8 与图 9 所示的操作，排序将只发生在这一列中，其它列的数据排列将保持不变，其结果可能会破坏原始记录结构，造成数据错误！员工工资表姓名王伟WETW工贵譲Y BOUr ULI¥试呛¥7：0.CI. 0U車TO(Fq区Y 6§CL I'lfi 亲逊■血, ¥&, mo. Bq.图 9 单击这个按钮按降序方式排序第四讲 设置排序条件图8 与图 9 所示的操作真是太简单了！利用“数据”下拉菜单中的“排序” 命令进行操作就不一样了此命令对于数据内容较多的数据清单特别有用，若只 想对某区域进行排序，也能让您非常满意，因为通过它可以设备各种各样的排序 条件，并让中文Excel 2000自动进行排序操作时，屏幕上将显示如图10所示 的“排序”对话框，可以使用的各选项功能如下所述图 10 进入“排序”对话框1. 主要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增 或递减的方式进行排序2. 次要关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增 或递减的方式进行排序如果前面设置的“主要关键字”列中出现了重复项，就 将按次要关键字来排序重复的部分。
3. 第三关键字通过一份下拉菜单选择排序字段，打开位于右旁的单选按钮，可控制按递增 或递减的方式进行排序如果前面设置的“主要关键字”与“次要关键字”列中 都出现了重复项，就将按第三关键字来排序重复的部分4. 有标题行在数据排序时，包含清单的第一行5. 无标题行在数据排序时，不包含清单的第一行在使用“排序”命令时，若要排序的只是某一个区域，那么招待此命令时屏 幕上会显示“排序报警”对话框，如图 11所示图 11 屏幕上将显示此对话框在这个对话框中，若选择打开“扩展选定区域”单选按钮，则在单击“排 序”按钮后将排序邻近的相关字段若打开“以当前选定区域排序”则仅排序选 定的区域注意：如果排序结果与所预期的不同，说明排序数据的类型有出入若想得 到最好的结果，就要确保列中所有单元格属于同一数据类型为了排序，输入的 数据可以是数字或文字，但应避免在连续的单元格中交替输入数字或文字，而确 保所有数字都要以数字或文字方式输入是排序是否成功的关键所在若要将数字 以文字方式输入，如邮政编码或产品编号，请在数字之前加上一个省略符号(')， 如：'610000，或在输入之前把该列格式化为文字，或输成中文符号，如：610000。
第五讲 自动筛选数据若要查看数据清单中符合某些条件的数据，如本月中已有哪些用户与本公司 有业务联系，就要使用筛选的办法把那些数据找出来筛选数据清单可以寻找和 使用数据清单中的数据子集筛选后只显示出包含某一个值或符合一组条件的 行，而隐藏其它行中文Excel 2000提供有两条用于筛选的命令：“自动筛选”和“高级筛 选”自动筛选”命令可以满足您的大部分需要，当需要利用复杂的条件来筛选 数据清单时就可以考虑使用“高级筛选”命令为了使用“自动筛选”命令，可以按下列步骤进行操作：步骤一、参见图 12，从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“自动筛选”命令筛选世)自动谛选世).①格式© 工具⑴|数据⑪窗口⑩帮助QI)丨H F 廿丨臺菖.■訂排序⑤…记录单(0)... 分类汇总⑥… 有效性⑪… 分列⑥…圍数据透视表和閣表报告(£)...枝取外部数据①〕图 12 选择“自动筛选”命令注意：如果当前没有选定数据清单中的单元格，或者没有激活任何包含数据 的单元格，选择“自动筛选”命令后，屏幕上会出现一条出错信息，并提示您可 以做的操作类似的操作还会在其它地方出现此后，数据清单中第一行的各列中将分别显示出一个下拉按钮，如图 13 所 示，自动筛选就将通过它们来进行。
ABCD员工工资表2姓名-年龄工职务-—3王伟21f呆安¥ 700?00i4李伟22f呆安¥700. 00 '5张伟24店员¥700. 006兰站27店员¥750. 007刘伟29店长¥800. 008钟讳30厘运工¥6180.00g唐伟31搬运工¥680. 0010总¥5,010. oo图 13 第一行的各列中将分别显示出一个下拉列表通过图13 所示的列标下拉列表，就能够很容易的选定和查看数据记录 例如，这一步操作用于指查看工资额为 800 元的员工，操作结束后，它就会显示 在屏幕上，如图 15所示，这就是自动筛选的结果姓名*|年龄T 职务“ 工蚩額▼=「•=「•二「•二 J 二 J件伴.-ft酋好王李张兰刘沃2122242729保安保安店员£前W严...）（自定义…）¥ 680.00¥ TOO.00¥ 750 00¥ 30G 00¥5.010.00筛选工资额为 800 元的数据记录a）格式® 工具① 数据⑪ 骑口辿 帮助⑩斛排序⑤…自动诵选（I）r哇部显示⑤ 高级诵选（A）,..记录单（Q）... 分类汇总③k... 有效性匕）.…分列⑥...圈数皓透视表和图表报告（I）...菽取外部数坊①〕图 15 查看工资额为 800 元的员工注意：若要在数据清单中恢复筛选前的显示状态，只需要进入“数据”下拉 菜单后从“筛选”子菜单中选择“全面显示”命令即可。
第六讲 高级筛选数据使用高级筛选功能可以对某个列或者多个列应用多个筛选条件为了使用此 功能，在工作表的数据清单上方，至少应有三个能用作条件区域的空行，而且数 据清单必须有列标条件区域”包含一组搜索条件的单元格区域，可以用它在 高级筛选筛选数据清单的数据，它包含一个条件标志行，同时至少有一行用来定 义搜索条件有了条件区域，就可以按下列操作步骤来进行高级筛选：黑体12B2ABCD启la文件迈卜蝙辑⑪ 视閤® 插AW 格式图 16 单击这个按钮步骤一、选择数据清单中含有要筛选值的列标，然后单击常用工具栏中的 “复制”按钮，参见图16,或者按下键盘上的Ctrl C组合键接着参见图17, 选择条件区域第一个空行里的某个单元格，然后单击常用工具栏中的“粘贴”或 者按下键盘上的 Ctrl V 组合键图 17 将选定的列标复制在条件区域中ABCD23员工工资表姓名 年龄 职务 工资额王祎 21 葆安 ¥700.00图 18 在条件区域中输入筛选条件步骤二、在条件区域中输入筛选条件，如图 18 所示图 19 进入“高级筛选”对话框步骤三、从“数据”下拉菜单中选择“筛选”命令，然后从“筛选”子菜单中选择“高级筛选”命令，进入图 19所示的“高级筛选”对话框。
图 20 单击这个设置按钮步骤四、参见图20，单击“高级筛选”对话框中“条件区域”设置按钮后， 单击选定条件区域中的条件，然后再单击此按钮返回“高级筛选”对话框，最后 单击“确定”按钮，结束操作在“高级筛选”对话框中进行操作时，若筛选后要隐藏不符合条件的数据 行，并让筛选的结果显示在数据清单中，可打开“在原有区域显示筛选结果”单 选按扭若要将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置，则需要打开“将筛 选结果复制到其他位置”单选按钮，并通过“复制到”编辑框指定粘贴区域的左 上角，从而设置复制位置注意：在“高级筛选”时，可以将某个区域命名为Criteria此时“条件 区域”框中就会自动出现对该区域的引用也可以将要筛选的数据区域命名为 Database，并将要粘贴行的区域命名为Extract,这样，中文Excel 2000就会 让这些区域自动出现在“数据区域”和“复制到”框中。