1.0 目的 使质量记录完整、准确、清晰，能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供 证明,为质量的持续改进提供依据 2.0 范围 适用于公司各类质量记录和表格的管理 3.0 职责 3.1 质管部负责质量记录管理程序的执行 3.2 各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查 4.0 程序 4.1 质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性，服务满足规范要求、 法规要求和合同要求的全部证据，分类如下： 1） 质量体系实施方面的记录如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备 管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、 客户投诉处理记录、员工培训记录等 2） 服务质量验证方面的记录 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的 标识和可追溯性记录等 4.2 质量表格的分类编号 质量表格采用以下形式分类编号： 1） 程序文件质量记录表格编号： 4.2.2 单位代码与单位名称对应如下： 公司领导： 总经理—01 管理者代表—02 部门代码： 质量管理部—M、 工程管理部—G、 清洁绿化部—Q、 人力资源部—R、 客户服务部—Z、 安保部—B、 财务部—C 、 办公室—O、 管理处代码： 三五三二—SWE、 盛世豪庭—SHT、 盛通国际—SGJ 管理处各班组代码： 维修班—WXB、 护卫班—HWB、 清洁班—QJB、 财务室—CWB、 车库岗—CKB、 大堂岗—DTB、 巡逻岗—XLB、 监控中心JKB、 会所—HSB、 4.3 体系文件分发号的控制 质量手册（AQ）、程序文件（COP）由质管部发放。
发放号：AQ—STJT/WY、COP—STJT/WY 如发放给盛世豪庭管理处的《质量手册》的发放号是：AQ—SHT 4.3.2 各部门的作业指导书由该部门负责发放 发放号：作业指导书编号—单位代码 如安保部《安全保卫管理手册》（WI/B）给盛世豪庭的发放号是：WI/B—SHT 某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放 发放号：WI/相关部门代码——相关文件简称——单位代码 如人事部培训计划发放给盛世豪庭，则相应文件发放号为：WI/R—PXJH—SHT 4.3.4 管理处负责将文件发放给各班组、相关人员 发放号：该文件编号—班组代码/人员工作牌代码 如盛世豪庭庭将《建筑装饰管理手册》发放给维修班的发放号为：WI/G—WXB 4.3.5 单位的发放文件1年为一次记录周期，文件发放的记录为： 发放号：STJT/WY—00X（X为自然数）— 四位年份 文件名称 如质管部2008年的第5号文件《4月份月检情况通告》发文记录为： M—005—2008 《4月份月检情况通告》 4.3.6第4.3.5条中文件范围包括除AQ、COP、WI系列及AQ系列以外的资料，AQ系列发放不 需填写发放号，只需填写《发放记录》。
4.4 质量记录的填写 质量记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整，不得有造假和乱涂乱改现象 4.5 质量记录的收集保管 4.5.1 质量记录的收集保管由各单位指定专人负责，并在收文2日内填写《记录表格清单》 要求记录清晰完整，不允许有破坏残缺，签字手续应齐全不符合上述要求的记录， 相关人员不予接收在质量记录有效期内，文件管理人员必须保证质量记录完整无缺 4.6 质量记录的借阅 根据工作需要，经单位主管批准，本公司人员可借阅存档的记录，应填写《借阅记录》 借阅期一般以三天为限，文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还， 文件归还时，应确保完整无损 4.7 《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期 限等 4.8 失效质量记录的处理 超过保存期或失效的质量记录或表格，由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销 毁 5.0 相关文件与记录 5.1 《记录表格清单》 5.2 《借阅记录》。