第1章：总则第1条：为规范公司办公用品的费用预算、申购、购置、领用、费用报销、报废等管理，特制定本制度第2条：本制度适用于公司各单位第3条：财务部是公司办公用品的归口管理部门，负责审批及监控各单位办公用品的申购及使用情况，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作；另负责办公用品费用的监控工作第4条：采购部负责办公用品的采购工作（电脑、显示器、通讯设备及其附件耗材由店管部IT管理员采购）第5条：使用单位和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理第6条：本办法所指办公用品包括：1、耐用品：第一类：办公家具如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等第二类：办公设备如：电脑主机、电脑显示器、键盘、鼠标、机、机、复印机、幻灯机、照相机、电风扇、音响器材等第三类：办公耗材如：墨盒、硒鼓、碳粉，磁盘、U盘、软盘、刻录盘、复印纸、打印纸、光驱、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS电源、鼠标、油墨、鼠标垫等2、易耗品：第四类：办公文具如：单（双）面胶、信封、信纸、笔、便签、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、档案盒、资料册、取订器、装订机、装订针、回形针、图钉、大头针、橡皮擦、印泥、长尾票夹、票夹、挂钩、文具盒、尺、胶带、笔筒、白板笔、固体胶、剪刀、裁纸刀、一次性水杯、水笔(芯)、墨水、胶水、涂改液、标签、打孔机、账册、计算器、台历等。
第五类：保洁用品如：玻璃清洁剂、面巾纸、纸球、毛巾、茶具、拖把、水桶、扫把、抹布、垃圾袋、杀虫水、洁厕液等第2章：办公用品的费用预算第7条：办公用品申购实行费用预算制度，各单位本着实事求是，节约经营成本的原则，在当月的15日前进行对次月的办公用品所需费用进行预算其预算并作为其次月办公用品申购费用的参照，不得超过预算费用的5%比例第8条：各单位予当月的15日前将上个月的费用统计表呈交财务部财务部予当月的25日前将各单位上个月的办公用品费用统计表、差异表及次月的费用预算表进行整合汇总后，呈交总经理审核第3章：办公用品申购第9条：每月办公用品的申购工作，各单位应严格按照经审批的单位办公用品定额编制月度申购计划第10条：每月的25-30日，各单位主管须将有其签字的单位次月的办公用品《申购单》递交财务部（或通过公司系统发送至财务部主管），财务部对各单位的《申购单》审核后进行整合，其主管须在整合后的《申购单》上签字并在次月3日前呈送总经理报批第11条：财务部须在次月的5日前，将有总经理签字的《申购单》递交采购部具体流程如下图示：填制《申购单》→单位主管审核并签字→递交财务部→财务部审核整合后签字→呈交总经理报批→递交采购部第12条：对于未（按时）递交《申购单》的单位，财务部有权认为该单位当月无办公用品申请，不予采购相应用品。
第13条：各单位若无特殊情况或未经权责部门批准的申请金额超过额定标准，财务部有权取消相应金额的申请数量 第4章：办公用品购置 第14条：办公用品的采购工作由采购部指定专人负责，并采取以下方式：1、定点：采购各类办公用品，应严把质量关，对消耗量大的物品，应实行定点、定量向批发商或生产厂定购2、准时：每月月初进行上月申购物品的采购，保障申购物资予10号前到位3、保质保量：对于各类办公用品的采购须根据相关的要求落实进行，保障其质量及相关性能4、特殊物品：选择多方商家的产品进行比较，择优选购第15条：责任界定1、若采购员不能在市场上采购到符合相关要求的物品时，应在第一时间和申购单位协商，是否可以用雷同品代替或是另行采购若未经申购单位允诺，采购擅自采购不符合要求的物品，造成损失则按照下述相关规定处理2、若采购物品不符合其相关要求（质量、功效、性能等），采购员须负相关责任，另须在有效的时间内，将其不合格物品退回商家，并及时将符合要求的物品采购到位3、对于不能退货的不合格物品，采购员须承担其5%-50%的损失费用4、采购员将物品采购到位后须及时组织验收，办理入库手续 第5章：办公用品入库 第16条：仓库保管员凭采购员提供的商家《发货清单》（发货单必备内容：物品名称、规格型号、单价、数量、发货单位名称），并根据所至物品与《申购单》的对应数据逐一核对，将合格的物品清点入库。
同时填制《入库单》并建立《办公用品库存台帐》 另将不合格的办公用品退还给采购员，由其进行相应的处理第17条：责任界定若仓库保管员未经上级批准擅自将不符要求的办公用品入库，并使用单位将相关问题向人事部进行了反馈，则经人事部查实后，仓库保管员须承担其物品之价值的10%-50%责任第18条：财务部须每月对库存办公用品进行盘点，做到帐物相符 第6章：费用报销第19条：采购凭有仓库保管员签字的入库单第二联、发票或收据，经总经理审批后至财务部出纳处报销费用第20条：费用报销尽量在周三、周日进行第21条：若未按照上述规定程序操作，财务不予办理报销事宜第7章：办公用品领用、发放与维护第22条：仓库保管员在入库完成后，应在规定的时间范围内，通知各单位领取相应的办公用品相关规定：1、财务部须建立《单位物品领用卡》2、属于定额范围内的办公用品，财务部按定额标准核定后发放，办理出库手续 3、对于大件器具类办公用品，财务部应本着多人合用原则组织领用；同时确定使用人 4、如因工作调动或离职的人员，须按公司规定将个人保管的所有办公用品（耗材除外）全部交回财务部，相关资料类须呈交人事部备档；需要本单位继续留用的物品，确定使用人报财务部，并在《单位物品领用卡》上办理物品转移，便于财务部及相关部门跟踪办公用品的使用情况。
第23条：办公用品领用相关规定1、各单位的办公用品领用量须参照其部门的办公用品定额2、进行办公用品领用的单位须填写《领用单》，其单位主管审核并签字3、各单位予每月10号、25号集中领取，原则上每个月申领2次，若遇特殊情况，和财务部沟通后可以申领3次第24条：仓库应凭有单位主管签字的《领用单》进行办公用品的发放，严禁先借后领的行为第25条：各单位应按核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关仓库保管员不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应凭有总经理核准签字的《领用单》至仓库领取，否则仓库一律不予以发放第26条：核定的费用实行增人增费、减人减费，各单位增人或减人，其费用由财务部根据人员变动情况进行调整第27条：各单位因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经人事部、总经理逐级审核批准后，方可呈送财务部增加该项费用第28条：办公用品的使用和管理1、各单位应本着节约的原则使用办公用品2、电脑设备、复印机等办公设备均由其单位或个人管理，不得擅自转借他人使用，如有遗失或损坏，应由其单位或个人全权负责3、办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿4、办公设备要注意维护修养，严格按操作规程进行操作，当设备出现损失时，须报单位主管决定后方可修理。
5、加强消防和管理工作，防止失盗、失火6、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用第29条：办公用品定额和结算1、各单位办公用品定额，由人事部协助财务部拟制，报送总经理批准后确定2、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月底和年终12月31日予次月的2-5号（下一年的1月上旬）财务部出具相关报表：⑴《月计办公用品进销存汇总表》/《年度办公用品进销存汇总表》⑵《办公用品费用结算表》⑶《办公用品领用、结算汇总表》⑷上述报表交财务部负责备案3、各单位可根据规定的办公用品定额，自主确定各使用人的办公用品使用标准第30条：物品报废及其它规定1、非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经其单位主管及财务部负责人审核，并报公司总经理核准后，方可至财务部办理报废注销手续（包括在《单位物品领用卡》上注销）2、机器耗材（配件）管理 ⑴耗材、配件申请领用同办公用品，可在每月和其他办公用品一起申领⑵计算机配件如键盘、鼠标等出现故障需要更换的，经IT管理员确认不能维修的，可到仓库办理领用手续⑶对于打印机、机耗材，各部门应本着节约原则，提前作出需求计划，通知财务部；同时财务部作为管理部门，应对相应耗材的使用情况有详细了解，对于常用、耗费量大的物件作合理库存。
⑷仓库管理员对以上机器耗材（配件）同时也应建立台帐进行管理 3、对于在领用上述各类办公用品时，须将不能使用的物品及已坏配件归还财务部（耗材除外），若否，超出其定额时，财务部则不予以发放第8章：附则 1、本制度由公司人事部负责解释2、本制度的拟定、修改由人事部负责，报公司总经理批准后执行，修改后亦同3、本制度自颁布之日起实施，原办公用品管理制度同时废止（2009-07-01颁布）4、附表：《部门办公用品定额》。