END-16 甲供材料（设备）管理办法1. 编制目的为规范汇景新城甲供材料（设备）管理，促进项目工程甲供材料（设备）供货、验收、移交使用和费用结算等工作正常开展，确保汇景新城建设的顺利进行，特制定本办法2. 适用范围本办法适用于参与汇景新城新建项目工程建设的甲方、总(分)包施工单位、甲供材料（设备）供货商、监理公司等单位3. 名词释义3.1. 甲方：指侨鑫集团汇景新城项目管理中心；3.2. 监理公司：受甲方委托负责实施汇景新城项目建设监理的单位；3.3. 甲供材料（设备）：甲方为保证整体工程质量和控制项目投资成本，认为有必要向乙方供应的材料（设备），该部分材料费用在工程结算时，由甲方向乙方扣回；3.4. 甲方项目管理部门：指侨鑫集团汇景新城项目管理中心属下负责工程施工管理的部门，以下简称工程管理部；3.5. 甲方合约部门：指侨鑫集团汇景新城项目管理中心属下负责工程合约分判和物资采购的部门，以下简称成本管理部；3.6. 供货商：与甲方签订材料（设备）购销合同，负责甲供材料（设备）供应的单位；3.7. 使用单位：指参与某一项目工程建设并向甲方领取、使用甲供材料（设备）的总包施工单位或若干分包施工单位。
4. 管理办法4.1. 施工合同签订后，施工单位应按合同规定要求向甲方提供甲供材料（设备）施工图预算用量；4.2. 成本管理部依据《汇景新城××项目控制性发展计划》并结合施工进度计划，制订《××工程甲供材料招标采购计划》，同时按所制订计划订购甲供材料（设备）；4.3. 成本管理部完成某种甲供材料（设备）的供货合约签订后，应将涉及该甲供材料（设备）的资料、信息(详见附注)等正式移交工程管理部，涉及验收货品时应注意的事项，也应向工程管理部进行交底；4.4. 工程管理部根据工程施工进度计划和甲供材料（设备）供货合同，督促材料供货商提前做好供货准备工作，材料供货商也应留意工程实际进展情况，并将备货情况和存在的问题主动向工程管理部反映；4.5. 涉及有关供货合约内容争议事宜，成本管理部应出面协助工程管理部解决；4.6. 工程管理部根据工程实际进展情况，在不少于供货合同约定的最短供货(生产)期限内，提前通知各使用单位申报甲供材料（设备）某次使用数量，工程管理部汇总后通知供货商组织供货；4.7. 工程管理部应在负责该工程管理的项目小组内指定一名土建工程师和一名水电工程师，负责该项目的所有甲供材料（设备）的管理工作； 4.8. 甲方负责甲供材料（设备）的管理人员必须建立好甲供材料（设备）管理台帐，全过程跟踪、处理甲供材料（设备）的供货、验收和使用，对使用单位的施工图预算用量、实际用量等信息要清晰记录，当使用单位实际用量超出预算用量时，工程管理部应书面提醒使用单位；同时工程师应将记录及时汇总，提交给工程管理部文员存档备查，4.9. 监理公司每月提交给工程管理部一份甲供材料（设备）的供货情况汇总表，以便与工程师的台帐记录进行核对； 4.10. 成立由甲方、监理公司、使用单位、供货商组成的甲供材料（设备）验收小组，每单位指派1～2名固定人员组成小组成员，小组工作由监理公司牵头负责；4.11. 材料供货商按工程管理部指定时间和供货量送至工地现场，并通知监理公司召集验收小组统一组织验收、发货；4.12. 验收小组除对材料质量保证资料进行严格收集、审查、存档外，还应按合同和样板仔细核对品牌、外观、型号、数量，按规定需做性能测试的材料，也应由监理公司抽样送检；4.13. 所有甲供材料（设备）的使用单位，在领用甲供材料（设备）前，应向工程管理部、监理公司发函明确壹至两名甲供材料（设备）签收人员，未经使用单位确认的签收人员，不得接收甲供材料（设备）；4.14. 验收合格的甲供材料（设备）随即由使用单位向验收小组办理甲供材料（设备）领用手续，供货商负责核数并分派材料，监理公司负责监督，最后甲方、监理公司、供货商、使用单位共同确认《汇景新城业主指定材料送货交验单》（END-04）；4.15. 《汇景新城业主指定材料送货交验单》（END-04）一式五份，除参与验收各单位成员现场签名确认外，各单位还应在收单后24小时内加盖公章，供货单位执三份原件，收货、甲方单位各执原件一份；4.16. 各单位应妥善保存《汇景新城业主指定材料送货交验单》（END-04）原件，供货商凭《汇景新城业主指定材料送货交验单》（END-04）原件及《汇景新城业主指定材料中期、结算汇总表》（END-05）向甲方收取货款，施工单位凭《汇景新城甲供材料送货交验单》（END-04）原件向甲方办理工程中期付款结算，工程管理部所持《汇景新城业主指定材料交验单》（END-04）原件在工程竣工后汇总移交汇景项目管理中心档案室。
A、附注： 甲供材料（设备）的资料、信息包括：1、 供货委托书；2、 中标通知书；3、 合同文件；4、 招标过程中的商务和技术谈判文件；5、 供货商地址、联络人姓名、等信息；6、 经各方确认的已封存的货板，包括型号、使用部位、颜色，如不能提供实物样板则至少应提供清晰可辩的彩色图片；7、 记录有所购货品品牌、型号、规格、材质等信息的资料；8、 记录有所购货品性能参数、质量标准、验收标准等信息的资料；9、 某些特别应注意的事项B、附件：END-04《汇景新城业主指定材料送货交验单》END-05《汇景新城业主指定材料 □中期 □结算汇总表》汇景新城甲供材料□中期□结算汇总表（一）材料(合同)名称： 材料使用部位： 编号：-（001此号留甲方填写） 供货单位(章)合同编号侨鑫( )合同字第 号送货人合同总价 材料名称型号规格本期供货数量累计供货数量累计供货价值合同订货数量备注12345678910合 计合同供货期执行情况重要说明：1．本单以填表时刻的两位数年两位数月两位数日-（文件流水号，此号留甲方填写）进行编号2．本表以«汇景新城业主指定材料送货交验单»为依据进行编制，如与送货交验单不一致时，中期进度付款和结算均以送货交验单为准；3．每期的中期进度付款必须申报累计数量和金额，其中当期数量必须提供«汇景新城甲指材料送货交验单»原件，前期累计数量必须提供«汇景新城甲指材料送货交验单»复印件。
供货单位审核： 日期： 供货单位统计： 日期：汇景新城甲供材料送货交验单（二）供货合同名称： 材料使用部位： 编号：-（001此号留甲方填写）供货单位供货合同编 号合同 供货期 供货批次本次供货金额通知供货日期供货人联系实际到货日期收货单位收货人联系序号材 料 名 称型 号/ 规 格数量及单位备 注业主验收意见123456789供货单位收货单位监理公司业主工程管理部(公章)经办人：负责人：(公章)经办人：项目负责人：(公章)经办人：负责人：(公章)经办人：总监或副总监：重要说明：1. 此单未经供货单位、收货单位（指安装单位）、监理、业主等四方签名并盖章均视为无效； 2．此单一式四份，由供货单位负责填写后交各单位签名并盖章，供货单位存二份(一份作为中期进度付款资料，另一份作为结算资料)，业主存一份、收货单位存一份； 3. 各单位应妥善保管原件以备支付货款和结算时查验； 4．收货单位、业主应核对收货人签名是否与所提交备案收货人员名单相一致； 5．收货单位验收、签名及盖章限定收货后在24小时内完成，否则一切责任由收货单位承担，并以业主和监理公司确认为准； 6．本单以填表时刻的两位数年两位数月两位数日-（文件流水号，此号留甲方填写）进行编号。