第四讲 填制会计凭证 【字体：大 中 小】【打印】 一、原始凭证的基本概念《规范》四十七条 《规范》第四十七条规定，各单位在对第三十七条规定的会计事项办理会计手续、进行会计核算时，“必须取得或者填制原始凭证，并及时送交会计机构 原始凭证，亦称单据，是在经济业务发生时，由业务经办人直接取得或者填制、用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证 原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据，是重要的会计核算资料各单位在经济业务发生时，不但必须取得或者填制原始凭证，还应该将原始凭证及时送交本单位的会计机构或专职会计人员，以保证会计核算工作的顺利进行 （一）原始凭证的内容和类别 原始凭证的必备内容《规范》四十八条 原始凭证的种类繁多，来源广泛，形式各异为了能够客观反映经济业务的发生或完成情况，表明经济业务的性质，明确有关单位和人员的经济责任等，《规范》第四十八条规定，原始凭证必须具备以下基本要素： 1.凭证的名称； 2.填制凭证的日期； 3.填制凭证单位的名称或者填制人的姓名； 4.经办人员的签名或盖章； 5.接受凭证单位的名称； 6.经济业务内容； 7.经济业务的数量、单价和金额。
8.此外，原始凭证一般还需载明凭证的附件和凭证的编号 （二）原始凭证的类别《规范》四十八条 按来源划分 1.外来原始凭证 由业务经办人员在业务发生或者完成时从外单位取得的凭证如：供应单位发货票、银行收款通知等 2.自制原始凭证 单位自行制定并由有关部门或人员填制的凭证如：收料单、领料单、工资结算单、收款收据、销货发票、成本计算单等 按填制方法划分 1.一次性原始凭证 对所发生或完成的经济业务，每次或每笔只填制一份的凭证，外来凭证多为一次性原始凭证 2.累计原始凭证 为了简化填制手续，对在一定时期内连续发生的相同经济业务，逐次逐笔累计，集中填制一份的凭证如：限额领料单、费用限额卡等 3.汇总原始凭证 又称原始凭证汇总表为了简化核算手续，将一定时期内若干张同类经济业务的原始凭证汇总成一份的凭证如：工资汇总表、发料汇总表、差旅费报销单等 按经济业务的类别划分 1.款项收付业务原始凭证 记录现金和银行存款收付增减等业务的凭证多为一次性原始凭证，既有外来的原始凭证，也有自制原始凭证如：现金借据、现金收据、领款单、零星购货发票、车船机票、医药费单据、银行支票、付款委托书、托收承付结算凭证等。
2.出入库业务原始凭证 记录材料、产成品出入库的凭证，可以为一次性凭证，也可以为累计凭证如：入库单、领料单、提货单等 3.成本费用原始凭证 记录产品生产费用的发生和分配的凭证大多为内部自制原始凭证，如：工资单、工资费用汇总表、材料耗用汇总表、折旧费用分配表、制造费用分配表、产品成本计算单等 4.购销业务原始凭证 记录材料物品采购或劳务供应、产成品（商品）或劳务销售的平整如：提货单、发货单、交款单、运费单据等 5.固定资产业务原始凭证 记录固定资产购置、调拨、报废和盘盈、盘亏等业务的凭证如固定资产调拨单、固定资产移交清册、固定资产报废单和盘盈、盘亏单等 6.转账业务原始凭证 会计期间终了，为了结平收入和支出等账户，计算并结转成本、利润等，由会计人员根据账簿记录整理制作的凭证一般不规定固定格式，但需注明制证人和主管会计的签章 （三）原始凭证的填制要求 基本要求《规范》四十八条 1.真实可靠如实填列经济业务内容，不弄虚作假，不涂改、挖补 2.内容完整应该填写的项目要逐项填写，不可缺漏，尤其需要注意的是，年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写；名称要写全，不能简化；品名或用途要填写明确，不许含糊不清；有关人员的签章必须齐全。
3.填制及时每一项经济业务发生或完成，都要立即填制原始凭证 4.书写清楚字迹端正、易于辨认，做到数字书写符合会计上的技术要求 5.顺序使用收付款项或者实物的凭证要顺序或分类编号，在填制时按照编号的次序使用，跳号的凭证应加盖“作废”戳记，不得撕毁 附加要求《规范》四十八条、四十九条 1.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章 自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定的人员的签名或者盖章 对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章 公章是指具有法律效力和规定用途，能够证明单位身份和性质的印签 2.凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写的金额必须相符 3.购买实物的原始凭证，必须有验收证明 4.一式几联的原始凭证，必须注明各联的用途，并且只能以一联用作报销凭证；一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸套写，或本身具备复写功能，并连续编号，作废时应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存 5.发生销货退回及退还货款时，必须填制退货发票，附有退货验收证明和对方单位的收款收据，不得以退货发票代替收据 6.职工公出借款的收据，必须附在记账凭证之后。
7.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件 8.发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正在更正出加盖开出单位的公章 （四）几种常用原始凭证的填制举例 1.收料单 收料单是在外购的材料物资验收入库时填制的凭证，一般一式三联 一联验收人员留底； 一联交仓库保管人员据以登记明细账； 一联连同发货票交财会部门办理结算 2.领料单 领料单为自制原始凭证 为便于分类汇总，一般“一料一单” 领用原材料需经领料车间负责人批准后方可填制领料单 车间负责人、收料人、仓库管理员、发料人均需在领料单中签章 3.限额领料单 限额领料单是一种一次开设、多次使用、领用限额已定的累计凭证 在有效期（最长1个月）内，只要领用数量累计不超过限额就可以连续使用 每月开始以前，应由供应部门根据生产计划、材料消耗定额等有关资料，按照产品和材料分别填制限额领料单 在限额领料单中，要填明领料单位、材料用途、发料仓库、材料名称以及根据本月产品计划产量和材料消耗定额计算确定的全月领料限额等项目 限额领料单一般一式两联 经生产计划部门和供应部门负责人审核签章后，一联送交仓库据以发料，登记材料明细账；一联送交领料单位据以领料。
4.普通发货票 填制普通发货票首先要写清购货单位的名称全称，不能过于简略（如仅填写××公司，不写明是××市公司还是××县公司）然后按凭证格式和内容逐项填列齐全 发货票要如实填写，不能按购货人的要求填写经办人的签章和单位的公章都要盖全 5.增值税专用发票 增值税的专用发票是一般纳税人于销售货物时开具的销货发票 一式四联 销货单位和购货单位各两联 其中留销货单位的两联，一联存有关业务部门，一联作会计机构的记账凭证； 交购货单位的两联，一联作购货单位的结算凭证，一联为税款抵扣凭证 购货单位向一般纳税人购货，应取得增值税专用发票，因为只有专用增值税发货票税款抵扣联支付的进项税才能在购货单位作为“进项税额”列账，销货单位也不漏税，否则销货单位就会漏税，给国家带来损失 6.发料凭证汇总表 工业企业在生产过程中领发材料比较频繁，业务量大，同类凭证也较多为了简化核算手续，需要编制发料凭证汇总表 编制时间根据业务量的大小确定，可5天、10天、15天或1个月汇总编制一次汇总时，要根据实际成本计价（或计划成本计价）的领发料凭证、领料部门以及材料用途分类进行 7.商品验收单 商品验收单是商业企业购进商品验收入库的凭证。
在商品到达企业后，业务部门应将发货票与经济合同进行核对，无误后再填制商品验收单 一式四联 交仓库或实物负责人验收商品商品验收后，应在商品验收单上加盖收货戳记，然后分送业务、财会、统计等部门据以办理货款结算、记账和登记等手续 二、记账凭证 （一）基本概念〈规范〉第五十条 记账凭证，俗称传票，是对经济业务按其性质另以归类，确定会计分录，并据以登记会计账簿的凭证 《规范》第五十条规定：“会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证 （二）记账凭证的内容和类别 记账凭证的必备内容〈规范〉第五十一条 为了概括地反映经济业务的基本情况，满足登记账簿的需要，《规范》第五十一条规定，记账凭证必须具备下列内容要素： 1.填制凭证的日期； 2.凭证的名称和编号； 3.经济业务的摘要； 4.应记会计科目（包括一级科目、二级科目和明细科目）、方向及金额； 5.记账符号； 6.所附原始凭证的张数； 填制人员、稽核人员、记账人员和会计主管人员（收款凭证和会款凭证还应增加出纳人员）的签名或印章 记账凭证的类别〈规范〉第五十条 按用途分类 1.专用记账凭证 按经济业务的某种特定属性定向使用的凭证。
通常采用的收款凭证、付款凭证和转账凭证就是这类记账凭证 收款凭证 专门用于登记现金和银行存款收入的业务 收款凭证根据有关现金和银行存款收入业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员收讫款项的依据 付款凭证 专门用于登记现金和银行存款支出的业务 付款凭证根据有关现金和银行存款支付业务的原始凭证填制，是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账和总账等账簿的依据，也是出纳人员支付款项的依据 转账凭证 专门用于登记现金和银行存款收付业务外的转账业务 转账凭证根据有关转账业务的原始凭证填制，是登记有关明细账和总账等账簿的依据 2.通用记账凭证 为各类经济业务共同使用的凭证，亦称作标准凭证 业务比较单纯、业务量也较少的单位，适宜使用这类记账凭证 按其填制方法划分 1.复式记账凭证 将一项经济业务所涉及到的各有关会计科目都集中在一起填制的凭证 复式记账凭证能够集中反映账户之间的对应关系，便于了解有关经济业务的全貌，还可以减少凭证的数量，但不便于汇总每一会计科目的发生额和进行分工记账 2.单式记账凭证 按一项经济业务所涉及到的各个会计科目分别填制的凭证。
由于一张凭证只填列一个会计科目，因此使用单式记账凭证便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账，但填制工作量大，在一张凭证上反映不出经济业务的全貌，不便于查账 3.汇总记账凭证 将许多同类记账凭证逐日或定期（3天、5天、10天等）加以汇总后填制的凭证 如将收款凭证、付款凭证或转账凭证按一定的时间间隔分别汇总，编制汇总收款凭证、汇总付款凭证或汇总转账凭证；又如，将一段时间的记账凭证按相同会计科目的借方和贷方分别汇总，编制记账凭证汇总表，等等 （三）记账凭证的填制要求 记账凭证填制的基本要求〈规范〉第五十条 1.审核无误 在对原始凭证审核无误的基础上填制记账凭证这是内部牵制制度的一个重要环节 2.内容完整 记账凭证应该包括的内容都要具备应该注意的是：以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证使用的，也必须具备记账凭证所应有的内容；记账凭证的日期，一般为编制记账凭证当天的日期，按权责发生制原则计算收益、分配费用、结转成本利润等调整分录和结账分录记账的凭证，虽然需要到下月才能编制，仍应填写当月月末的日期，以便在当月的账内进行登记 3.分类正确 根据经济业务的内容，正确区别不同类型的原始凭证，正确应用会计科目，在此基础上，记账凭证可以根据每一张原始凭证填制或者根据若干张同类原始凭证汇总编制，也可以根据原始凭证汇总表填制；但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
4.连续编号 记账凭证应当连续编号这有利于分清会计事项处理的先后顺序，便于记账凭证与会计账簿之间的核对，确保记账凭证的完整 记账凭证填制的具体要求〈规范〉第五十一条 1.除结账和更正错误，记账凭证必须附有原始凭证并注明所附原始凭证的张数 所附原始凭证张数的计算，一般以原始凭证的自然张数为准与记账凭证中的经济业务记录有关的每一张证据，都应当作为原始凭证的附件 如果记账凭证中附有原始凭证汇总表则应该把所付的原始凭证和原始凭证汇总表的张数一起计入附件的张数之内 报销差旅费等的零散票券，可以粘贴在一张纸上，作为一张原始凭证 一张原始凭证如涉及到几张记账凭证的，可以将该原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在其他记账凭证上注明该主要记账凭证的编号或者附上该原始凭证的复印件 2.一张原始凭证所列的支出需要由两个以上的单位共同负担时，应当由保存该原始凭证的单位开给其他应负担单位原始凭证分割单 原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容，包括凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位的名称或填制人的姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位的名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用的分担情况等。
3.记账凭证编号 方法有多种，可以按现金收付、银行存款收付和转账业务三类分别编号，也可以按现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转账五类进行编号，或者将转账业务按照具体内容再分成几类编号 各单位应当根据本单位业务繁简程度、人员多寡和分工情况来选择便于记账、查账、内部稽核、简单严密的编号方法 无论采用哪一种编号方法，都应该按月顺序编号，即每月都从1号编起，顺序编至月末一笔经济业务需要填制两张或者两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号，如1号会计事项分录需要填制三张记账凭证，就可以编成1 1/3 1 2/3 1 3/3 号 4.填制记账凭证时如果发生错误，应当重新填制 已经登记入账的记账凭证在当年内发现错误的，可以用红字注销法进行更正 在会计科目应用上没有错误，只是金额错误的情况下，也可以按正确数字同错误数字之间的差额，另编一张调整记账凭证 发现以前年度的记账凭证有错误时，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证 5.实行会计会计电算化的单位，其机制记账凭证应当符合对记账凭证的一般要求，并应认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误 打印出来的机制记账凭证上，要加盖制单人员、审核人员、记账人员和会计主管人员印章或者签字，以明确责任。
6.记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当在金额栏自最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销 7.正确编制会计分录并保证借贷平衡 必须根据国家统一会计制度的规定和经济业务的内容，正确使用会计科目和编制会计分录，记账凭证借、贷方的金额必须相等，合计数必须计算正确 8.摘要应与原始凭证内容一致，能正确反映经济业务的主要内容，表述简短精练 应能使阅读的人通过摘要就能了解该项经济业务的性质、特征，判断出会计分录的正确与否，一般不必再去翻阅原始凭证或询问有关人员 9.只涉及现金和银行存款之间收入或付出的经济业务，应以付款业务为主，只填制付款凭证，不填制收款凭证，以免重复 （四）收款凭证的填制 收款凭证 根据现金和银行存款收款业务的原始凭证填制凡是涉及到增加现金或者银行存款账户的金额的，都必须填制收款凭证 1.左上方的“借方科目（或账户）” 应填写“现金”或“银行存款”； 2.右上方应填写凭证编号 收款凭证的编号一般按“现收×号”和“银收×号”分类，业务量少的单位也可不分“现收”与“银收”，而按收款业务发生的先后顺序统一编号，如“收字×号” 3.“摘要”栏内 填写经济业务的内容梗概； 4.“贷方科目（或账户）”栏内 填写与“现金”或“银行存款”科目相对应的总账（一级）科目及其所属明细（二级）科目； 5.“金额”栏内 填写实际收到的现金或银行存款数额； 6.“记账符号”栏 供记账员在根据收款凭证登记有关账簿以后做记号用，表示该项金额已经记入有关账户，避免重记或漏记。
（五）付款凭证的填制 付款凭证 根据现金和银行存款业务的原始凭证填制凡是涉及到减少现金或者银行存款账户的金额的，都必须填制付款凭证 付款凭证的填制方法和要求与收款凭证基本相同，不同的是 1.在付款凭证的左上方应填列贷方科目（或账户），因为现金和银行存款的减少应记账户的贷方； 2.付款凭证的对应科目为“借方科目（或账户）”，需填写与现金或银行存款支出业务有关的总账（一级）科目和明细（二级）科目 3.对于只涉及到“现金”与“银行存款”这两个账户的业务，如从银行存款中提取现金或以现金存入银行等，只需填制付款凭证，不再填制收款凭证，以免重复记账 （六）转账凭证的填制 转账凭证根据不涉及现金和银行存款收付的转账业务的原始凭证填制 凡是不涉及到现金和银行存款或减少的业务，都必须填制转账凭证 1.转账业务没有固定的账户对应关系，因此在转账凭证中，要按“借方科目（或账户）”和“贷方科目（或账户）”分别填列有关总账（一级）和明细（二级）科目 2.借方科目的金额与贷方科目的金额都在同一行的“金额”栏内填列 （七）通用记账凭证的填制 通用记账凭证的名称为“记账凭证”或“记账凭单”。
它集收款、付款和转账凭证于一身，通用于收款、付款和转账等各种类型的经济业务 其格式及填制方法与转账凭证完全相同 （八）汇总收款凭证的填制 汇总收款凭证根据现金或银行存款的收款凭证，按现金或银行存款科目的借方分别设置，并按贷方科目加以归类汇总，定期（5天或10天）填列一次，每月编制一张月份终了，计算出汇总收款凭证的合计数后，分别登记现金或银行存款的借方，以及各个对应账户的贷方 （九）汇总付款凭证的填制 汇总付款凭证根据现金或银行存款的付款凭证，按现金或银行存款科目的贷方分别设置，并按借方科目加以归类汇总，定期（5天或10天）填列一次，每月编制一张月份终了，计算出汇总付款凭证的合计数后，分别登记现金或银行存款总账的贷方，以及各个对应账户的借方 （十）汇总转账凭证的填制 汇总转账凭证根据转账凭证按每个科目的贷方分别设置，并按对应的借方科目归类汇总，定期（5天或10天）填列一次，每月编制一张，月份终了，计算出汇总转账凭证的合计数后，分别登记各有关总账的贷方或借方 （十一）科目汇总表的填制 记账凭证汇总表也叫科目汇总表， 填制方法和顺序是： 1.填写记账凭证汇总表的日期、编号和会计科目名称。
汇总表的编号一般按年顺序编列，汇总表上会计科目名称的排列应与总账科目的序号保持一致 2.将需要汇总的记账凭证，按照相同的会计科目名称进行归类 3.将相同会计科目的本期借方发生额和贷方发生额分别加总，求出合计金额 4.将每一会计科目的合计金额填入汇总表的相关栏目 5.结计汇总表的本期借方发生额和本期贷方发生额合计，双方合计数应相等 三、会计凭证的书写 1.阿拉伯数字的书写要求 《规范》第五十二条具体规定：“阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写 特别在要连着写几个“0”时，一定要单个地写，不能将几个“0”连在一起一笔写完 数字的排列要整齐，数字之间的空隙应均匀，不宜过大 根据习惯，阿拉伯数字在书写时应有一定的斜度倾斜角度的大小应以笔顺书写方便，好看易认为准，不宜过大也不宜过小，一般可掌握在60度左右，即数码的中心斜线与底平线为60度的夹角 此外，阿拉伯数字的书写还应有高度标准，一般要求数字的高度占凭证横格高度的1/2为宜书写时还要注意紧靠横格底线，使上方能留出一定空位，以便需要进行更正时可以再次书写 为了防止涂改，对有竖划的数字的写法应有明显区别，如“6”的竖划应偏左，“4”、“7”、“9”的竖划应偏右，“1”应写在中间。
此外，“6”的竖划应上提为一般数字的1/4；“7”、“9”的竖划可以下拉出格至一般数字的1/4 2.货币符号的书写要求《规范》五十二条 《规范》第五十二条具体规定： “阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号币种符号与阿拉伯金额数字之前不得留有空白凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位”； “所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，分应当写‘0’，不得用符号‘—’代替 3.大写数字的书写要求 《规范》第五十二条具体规定：“汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、伯、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字 在实际工作中，我们还可以发现一些不规范的简化大写数字，如以“另”代替“零”；以“两”代替“贰”；以“甘”代替贰十等 《规范》还规定：“大写金额数字到元或者角为止的，在‘元’或者‘角’字之后应当写‘整’字或‘正’字；大写金额数字有分的，分后面不写‘整’字或者‘正’字 4.货币名称的书写要求 《规范》第五十二条具体规定：“大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。
在发货票等需填写大写金额数字的原始凭证上，如果有关货币名称事先未能印好，在填写大写金额数字时，应加填有关的货币名称，然后在其后紧接着填写大写金额数字，如人民币186497元，应当写成“人民币拾捌万陆仟肆佰玖拾柒元整”，不能分开写成“人民币 拾捌万陆仟肆佰玖拾柒元整” 5.“零”的写法 《规范》第五十二条具体规定：“阿拉伯数字中间有‘0’时，汉字大写金额要写‘零’字；阿拉伯数字金额中间连续有几个‘0’时，汉字大写金额中可以只写一个‘零’字；阿拉伯金额数字元位是‘0’，或者数字中间连续有几个‘0’、元位也是‘0’，但角位不是‘0’时，汉字大写金额可以只写一个‘零’字，也可以不写‘零’字。