江中费用报销管管理系统使用用说明书一、系统概述 2二、设计原则和和数据规划 2三、系统规划 3四、系统分类说说明 3五、系统安装及及一般使用流流程 41、登陆 42、查看需要处处理的预算申申请单 4a、审批预算申申请单 53、填写费用核核销单 6a 、填写日常常费用核销单单 6b、填写差旅费费用核销单 7c、填写采购费费用核销单 84、填写预算申申请单 95、查看需要处处理的费用核核销单 106、审批费用核核销单 107、查看用户所所有的单据 108、主数据管理理 11a. “公司主主数据”管理 11b. “大类主主数据”管理 13c. “部门主主数据”管理 13d. “人员主主数据”管理 14e. “预算主主数据”管理 15f. “承诺项项目”管理 169、系统设定 17a、“财务年度度”设定 17b. “活动名名称”设定 18c. “费用名名称”设定 19d. “审批流流程”设定 19e. “核销流流程”设定 20六、例子说明 20一、系统概述本系统是江中集集团开发的为为企业的本地地和异地报销销提供网上应应用平台，并并与预算紧密密结合的应用用系统它的的设计目标是是使报销预算算网络化，方方便各地子公公司报销，提提高报销效率率。
本系统由四部分分构成：申请及审批（用用户权限）：：对申请单进进行处理包包括我的申请请单、我的核核销单、待审审批数据、待待核销数据、申申请单查询等等系统设定（系统统管理员权限限）：对系统统的财务年度度、活动名称称、费用名称称、审批流程程、核销流程程的设定. 主数据管理（系系统管理员权权限）：是对对各个库进行行的管理以及及维护有对对公司、部门门、人员、大大类、预算等等库的维护及及查询传统的报销方式式是先写申请请单，经相关关领导审批同同意后，可以以发生费用报报销时要先填填写报销单，将将发票和报销销单给相关领领导、财务审审核同意后，报报销完成，再再由财务人员员做帐报销销人要办理不不少手续，跑跑很多科室，不不了解报销程程序的情况下下，更容易耗耗费时间各各种单据也容容易在传递中中丢失，而单单据的丢失是是非常严重的的事情，会导导致报销人无无法报销某笔笔费用，从而而造成损失这套预算报销管管理系统能克克服传统报销销方式中的大大多数缺点它它不需要填写写纸质的申请请单领导每每天有很多事事情，交上来来的报销单有有可能不能马马上报销，甚甚至拖很久本本系统将所有有申请单、报报销单按照不不同的审批人人发送到不同同的人那里，审审批人只要以以相应的身份份进入系统就就能看到接受受到的所有申申请单，对它它们进行处理理。
也免去了了报销人跑科科室报销的麻麻烦只要填填写好报销单单，就可以等等待审批了，因因为报销单会会以既定的审审批流程在集集团内流转，到到达相应的审审批人二、设计原则和和数据规划系统设计原则：：本系统以实实际报销流程程与预算结合合的工作方式式为设计核心心思想并且且尽量规范化化工作流程，使使网上报销更更加规范化和和有良好的易易用性数据规划：各个个用户都有自自己唯一的对对数据的操作作权限来进行行本部门预算算报销的管理理客户端可以对服服务器中的数数据进行查询询，添加，修修改所有数数据都集中放放在总部的数数据库服务器器中；当客户户端需要时，发发送请求给服服务器，服务务器把符合请请求的数据发发送到客户端端，客户端处处理完数据后后，返回给服服务器三、系统规划软件采用高级网网络编程语言言java serveer pagges （简简称 JSPP）编写采用windoows操作系系统做为客户户端平台，客客户端只需要要安装一个可可执行文件即即可具有零零维护的特点点客户端要要求工作在3300MHZZ工作频率以以上集团普普遍采用inntel 6600Mhz 商用用多媒体台式式电脑，若非非机关楼电脑脑，就需要配配备内置或外外置modeem。
服务器采用HEEWLETTT-PACKKARD EE45-E550 nettserveer LC33 PIII 550Mhhz 服务器器WINNNT作为服务务器端平台MICROSOFT SQL SERVER 2000做为数据库服务器WINGATE 作为代理服务器与因特网相连以TOMCAT 5.0作为JSP服务器，JAVA 2运行时环境SDK standard edition v31作为支撑环境采用cisco 1700 Router 路由器，NEWBRIDGE 专用Modem.机关大楼内的电电脑可以直接接通过局域对对等网和数据据库服务器相相连来使用系系统远程的的电脑通过拨拨号等方式联联上因特网和和数据库服务务器相连来使使用系统在在安全性方面面，采用了UUPS做断电电保护设备；；设置了代理理服务器作为为防火墙；664M数字数据专专线（DDNN）提供因特特网接入服务务；D-liink交换机机，配线架；；自适应D--link 10/1000M网卡，5类类网线用于局局域网的连接接hp服务器局域网1局域网1交换机局域网1局域网2防火墙cisco路由器Cisco 网桥因特网四、系统分类说说明 审批:对对申请单以及及核销单进行行处理.包括括四大模块:: 我的申申请单:即查查看本用户所所有申请单的的审批情况.. 我的核核销单:即查查看本用户所所有核销单的的核销情况.. 待审批批单据:处理理等待本用户户审阅的所有有预算申请单单. 待核销销单据:处理理本用户审阅阅的所有核销销申请单. 系统设设定:此权限限仅对系统管管理员开放,,用于维护流流程基本数据据、财务年度度数据、市场场活动费用管管理数据等..主数据管理:此此权限仅对系系统管理员开开放,用于维维护系统基本本数据，包括括公司数据、部部门数据、用用户数据等..系统基本流程：：本系统包含预算算申请与费用用报销两大部部分。
当年初初经营计划确确定后，由系系统管理员将将各公司预算算条目、各预预算的审批流流程等数据输输入系统当当费用发生后后，由一般用用户在“审批-我的的核销单”中填写费用用核销单，经经过各级审批批人审批成功功后结束流程程，若审批不不成功，将被被打回报销人人若预算在在实际使用过过程中，出现现预算不足的的情况，可以以在“审批-我的的申请单”中填写预算算申请单，经经过各级审批批人审批后成成功，该预算算可被申请人人使用，若审审批不成功，将将被打回申请请人，五、系统安装及及一般使用流流程统采用B/S结结构开发，客客户端只需要要有winddows操作作系统和IEE4.0以上上的浏览器即即可建议使使用IE6..0浏览页面面，以达到最最佳效果系统一般使用流流程：1、登陆打开浏览器，进进入江中首页页（httpp：//m），输入协协同网用户名名及密码，进进入协同网首首页后，点击击“预算报销((2006))”，即可进入入费用报销管管理系统2、查看需要处处理的预算申申请单进入费用报销管管理系统后，默默认界面是“我的申请单单”界面点击击“审批-待审审批单据”可以查看待待用户审批的的预算申请单单在审批页页面，可以根根据各种条件件查询符合条条件的单据。
点点击单据后的的“审批”按钮进入单单据明细页面面a、审批预算申申请单当在“待审批单单据”页面点击“审批”后，进入单单据明细页面面在明细下下，显示以前前审批人对该该单据的意见见查看审批批意见后，审审批人填写自自己的处理意意见（默认填填入“同意”），然后点点击下面的按按钮对该单据据进行处理同意 同意该单单据，并将该该单据流转到到下一审批步步骤不同意 拒绝该该单据，并将将该单据打回回申请人取消 不对该单单据做任何处处理，并回到到上一页面注：处理核销单单的流程，与与此类似在在本系统中，带带有*号的栏栏目为必填项项3、填写费用核核销单进入费用报销管管理系统后，点点击“审批-我的的核销单”下的菜单，可可以进行费用用核销a 、填写日常常费用核销单单在“使用公司”“使用部门门”处选择使用用该笔预算的的部门在“预算名称”处选择预算算项目，当用用户选择预算算项目后，“预算金额”“可用金额额”栏目会自动动显示该笔预预算的现时使使用情况在“支付方式”处选择本次次核销使用的的付款方式，若若选择“现金”，则在“收款人”处填写收款款人姓名，若若选择“冲帐”，则必须在在“事由”处填写完整整如何冲帐，冲冲哪笔帐，若若选择“转帐”，则必须在在“收款人”“开户行”“帐号”填写相应内内容。
在“报销金额”处填写核销销金额在“事由”处填填写本次核销销费用的发生生事由填写完成后，点点击“保存”或“提交”进行相应处处理注：点击“保存存”后，本张单单据将保存到到“我的核销单单”，用户可以以在该页面对对本张单据进进行修改，但但不会提交到到审批人开始始审批流程点点击“提交”后，本张单单据将被提交交到审批人开开始审批流程程，并且本单单据不能再被被用户修改b、填写差旅费费用核销单在“预算名称”处选择预算算项目，当用用户选择预算算项目后，“预算金额”“可用金额额”栏目会自动动显示该笔预预算的现时使使用情况在相应的框内填填入核销金额额后，在出差差明细中填入入差旅票据信信息点击“添加”出现一条明明细，填入差差旅票据信息息若需要删删除一条或几几条差旅票据据信息，则勾勾选需删除的的票据信息前前的小方框后后，点击“删除”在“明细合计”栏目中，会会自动计算差差旅票据的总总金额填写完成后，点点击“保存”或“提交”进行相应处处理 c、填写采购费费用核销单在“使用公司”“使用部门门”处选择使用用该笔预算的的部门在“预算名称”处选择预算算项目，当用用户选择预算算项目后，“预算金额”“可用金额额”栏目会自动动显示该笔预预算的现时使使用情况。
在“支付方式”处选择本次次核销使用的的付款方式，若若选择“现金”，则在“收款人”处填写收款款人姓名，若若选择“冲帐”，则必须在在“事由”处填写完整整如何冲帐，冲冲哪笔帐，若若选择“转帐”，则必须在在“收款人”“开户行”“帐号”填写相应内内容在采购物料明细细中填入采购购明细填写写方法与差旅旅核销单中的的差旅票据信信息填写方法法相似报销金额”栏栏目会根据采采购物料明细细填写情况自自动计算4、填写预算申申请单当需要进行预算算申请时，点点击“审批-预算算申请”进入预算申申请单填写页页面选择“预算类型型”，如果是对对系统中已有有的预算进行行追加，则选选择“追加”，如果是增增加系统中不不存在的预算算，则选择“新增”页面会随随着选择的不不同，进行改改变若选择了“新增增”：在“预算名称”中填入新增增预算的名称称在“申请金额”中填入新增增预算的金额额在“费用出处”中选择该笔笔费用的所属属公司在“是否个人”中选择是否否个人预算，若若选择“非个人预算算”，刚属于申申请人所在部部门的所有用用户都可以看看到并使用该该预算若选择了“追加加”：在“预算名称”中选择须追追加的预算，选选择后，“预算金额”“可用金额额”中会显示所所选预算的情情况。
5、查看需要处处理的费用核核销单进入费用报销管管理系统后，默默认界面是“我的申请单单”界面点击击“审批-待核核销单据”可以查看待待用户审批的的费用核销单单在核销页页面，可以根根据各种条件件查询符合条条件的单据点点击单据后的的“核销”按钮进入单单据明细页面面查看费用核销单单的操作类似似查看预算申申请单6、审批费用核核销单当在“待核销单单据”页面点击“核销”后，进入单单据明细页面面在明细下下，显示以前前审批人对该该单据的意见见查看审批批意见后，审审批人填写自自己的处理意意见（默认填填入“同意”），然后点点击下面的按按钮对该单据据进行处理同意 同意该单单据，并将该该单据流转到到下一审批步步骤不同意 拒绝该该单据，并将将该单据打回回申请人取消 不对该单单据做任何处处理，并回到到上一页面审批费用核销单单的操作类似似审批预算申申请单7、查看用户所所有的单据点击“我的申请请单”或“我的核销单单”，可以看到到用户以前所所有提交的单单据、这些单单据的审批情情况、审批意意见以及单据据的明细，还还可以根据各各种条件对用用户曾填写过过的单据进行行查询8、主数据管理理系统管理员通过过此版块来实实施对主数据据的设定以及及管理.a. “公司主主数据”管理点“主数据管理理-公司主数数据”进入公司主主数据的设定定以及管理,,点“新增”进入新增界界面.在“新增”界面面中,在“公司编号”中填入公司司的编号.在“公司名称”中填入公司司的名称.如果有上级公司司,则在“上级公司”中选择上级级公司.点“保存”提交交对公司主数数据的设定,,可进一步修修改.点“取消”不记录任何何操作.b. “大类主主数据”管理点“主数据管理理-大类主数数据”进入大类主主数据的管理理以及设定界界面.其操作作与“公司主数据据”的操作相似似.在“大类名称”中填上此大大类的名称..在“所属公司”中选择此大大类所属的公公司.点“保存”提交交对大类主数数据的设定,,可进一步修修改.点“取消”则不记录任任何操作.c. “部门主主数据”管理点“主数据管理理-部门主数数据”进入对部门门主数据的管管理以及设定定界面.其主主界面可以看看到公司全部部的部门情况况.点击“公司”一栏中的下下拉列表可选选择指定公司司的部门情况况.点“新增”进入新增界界面.在“部门编号”中填上该部部门的编号..在“部门名称”中填上该部部门的名称..在“所属公司”中选择此部部门所属的公公司.在“所属大类”中选择此部部门所属的公公司的大类..在“上级部门”中选择此部部门的上一级级同公司的部部门.在“部门主管”中选择此部部门的部门主主管,其要为为所在公司人人员.在“上级主管”中选择是哪哪个公司的哪哪个人员为它它的上级主管管.在“市场会计”中选择此部部门的市场会会计,其要为为部门所属公公司的人员..点“保存”则提提交,可进一一步修改.点点“取消”不记录任何何操作.d. “人员主主数据”管理点“主数据管理理-人员主数数据”进入对人员员主数据的管管理以及设定定界面.其主主界面可以看看到公司全部部的人员情况况.可根据选选择条件的不不同看到不同同情况的人员员.点“新增”进入入新增界面..在“员工姓名”中填上该员员工的姓名..在“员工性别”中选择该员员工的性别..在“出生日期”和“入司日期”中分别选择择员工的出生生日期以及进进入公司的日日期.在“身份证号码码”中填上员工工的身份证号号码.在“联系”中填上该员员工的联系电.在“用户帐户”以及“用户密码”中分别填上上用户的个人人帐户以及个个人密码以登登陆系统.在“所属公司”中选择此员员工的所属公公司.在“所属部门”中选择此部部门的所属部部门.在“是否管理员员”以及“是否离职”中选择是或或否.在“备注”中填填上此员工的的附加信息..在界面的右方还还可以通过勾勾选小方框来来设置用户对对系统的权限限.点“保存”则提提交,可进一一步修改.点点“取消”不记录任何何操作.e. “预算主主数据”管理点“主数据管理理-预算主数数据”进入预算主主数据的管理理以及设定界界面.可选择择不同的条件件来查询属于于不同的条件件的预算信息息.当前界面面为公司全部部的预算信息息.点“新增”进入入新增界面..在“预算名称”中填上此预预算的名称.. 在“公司”中选选择此预算的的公司.在“部门”中选选择此预算的的所属部门,,在“财务年度”中选择此预预算的所属财财务年度.在“费用出处”中选择此预预算费用出自自哪个公司..在“承诺项目”中填上西预预算的承诺项项目,在“基金中心”中填上预算算的基金中心心.在“总金额”中中填上此预算算的总金额,,在“可用金额”上填上此预预算的可用金金额.在“是否个人”中选择此预预算是否为非非个人预算,,在“流程”中选择此预预算所要走的的流程.点“保存”提交交对预算主数数据的设定,,可进一步修修改.点“取消”则不记录任任何操作.f. “承诺项项目”管理点“主数据管理理-承诺项目目”进入承诺项项目的管理以以及设定界面面.可根据承承诺项目编号号来查询属于于该编号的承承诺项目.当当前界面为公公司全部的承承诺项目.点“新增”进入入新增界面..在“承诺项目编编号”中填上此承承诺项目的编编号. 在“承诺项目名名称”中填上此承承诺项目的名名称.在“按月划分”中选择此承承诺项目是否否按月划分..在“项目归类”中选择此项项目是属于何何种归类的..点“保存”提交交对承诺项目目的设定,可可进一步修改改.点“取消”则不记录任任何操作.详见《系统管理理员操作手册册》。
9、系统设定 系统管理理员通过这个个版块来设定定“财务年度”,“活动名称”,“费用名称”,“审批流程”,“核销流程”.a、“财务年度度”设定 点击“系统设设定-财务年年度”进入财务年年度设定,其其主界面如下下所示:点击“新增”可可进入新增界界面.在“财务年度名名称”中填入所要要设定的财务务年度名称..在“开始日期”和“结束日期”中点击选择择日期.在“所属公司”中选择该财财务所属的公公司.在“所属大类”中选择该财财务所属大类类,此项非必必填项.如下下所示:b. “活动名名称”设定点击“系统设定定-活动名称称”进入活动名名称设定,在在主界面上点点击“新增”进入新增界界面,点击“修改”进入修改活活动名称界面面,其操作都都与“财务年度”设定相似..在“活动名称”上填入此活活动名称.在“所属大类”上选择此活活动所属大类类.在“活动描述”上填上这项项活动的有关关描述,使用用户可以进一一步了解此活活动.点击“保存”则则提交,点“取消”则不记录任任何操作.c. “费用名名称”设定点击“系统设定定-费用名称称”则进入费用用名称设定,,在主界面上上点击“新增”进入新增界界面,点击“修改”进入修改费费用名称界面面,其操作也也与“财务年度”设定相似..在“费用名称”上填上此项项费用的名称称.在“所属大类”上选择此费费用所属的大大类.点击“保存”则则提交,点“取消”则不记录任任何操作.d. “审批流流程”设定点击“系统设定定-审批流程程”则进入审批批流程设定,,在主界面上上点击“新增”进入新增界界面,点击“修改”进入修改审审批流程界面面,以下进入入新增界面::在“流程名称”中填入此流流程的设定名名称.在“所属公司”中选择此流流程所属公司司.在“所属大类”中选择此流流程所属大类类.点击“开始”一一栏中的下拉拉键出现“添加”二字,点击击“添加”出现一条新新流程,点击击此出现的新新流程的下拉拉键,在“执行人”人一栏中选选择执行此流流程的执行人人,再按“添加”可出现下一一条流程,继继续操作,按按“删除”则删除此流流程,在栏目目的虚线上填填上流程的步步骤号.点“保存”则提提交此流程设设定,点“删除”则不记录任任何操作.e. “核销流流程”设定点“系统设定--核销流程”进入核销流流程的设定,, 在主界面面上点击“新增”进入新增界界面,点击“修改”进入修改核核销流程界面面,以下进入入新增界面::在“流程名称”中填入此流流程的设定名名称.在“所属公司”中选择此流流程所属公司司.在“所属大类”中选择此流流程所属大类类.点击“开始”一一栏中的下拉拉键出现“添加”二字,点击击“添加”出现一条新新流程,点击击此出现的新新流程的下拉拉键,在“执行人”人一栏中选选择执行此流流程的执行人人,再按“添加”可出现下一一条流程,继继续操作,按按“删除”则删除此流流程,在栏目目的虚线上填填上流程的步步骤号.点“保存”则提提交此流程设设定,点“删除”则不记录任任何操作.详见《系统管理理员操作手册册》。
六、例子说明下面以差旅费用用报销为例子子来说明这套套系统的使用用.1、 出差后要报销差差旅费用要填填写申请单,,经过有关部部门的负责领领导审批通过过后,才能得得到报销后的的费用.报销销申请单格式式如下:选择使用公司后后会出现此公公司所拥有的的部门,然后后选择部门..按预算名称称一栏中的下下拉键可选择择是何种预算算,然后系统统会自动给出出预算金额以以及可用金额额,完成这些些操作后的界界面如下:接着选择差旅费费用的支付方方式,是现金金还是冲帐还还是转帐,默默认为现金,,这里我们选选择现金.然然后填收款人人.这些带**号的选项都都为必填项..做完这些操操作界面如下下:点击界面下方的的添加按钮填填写差旅费用用的每一项明明细金额,有有几项明细就就按几次添加加按钮,把各各项金额写上上去后系统会会自动把它们们相加的总和和反馈到明细细合计以及报报销金额中去去,其中除备备注外,其余余栏中全不能能为空,做完完这些操作后后界面如下所所示:这些操作做完之之后如果报销销单以填好则则点保存进入入待审批状态态,不想填写写报销单则点点取消,如果果点保存则进进入未提交状状态.2、 报销审批人点击击审批中的待待核销单据,,进行报销单单的核销.首先看到如上界界面,这是所所有待核销单单据的列表,,从中选择一一个申请单点点击进入申请请单的核销..点击你所要要进入的申请请单后面的“核销”,核销申请请单的界面如如下:如果是同意此申申请,则点击击“同意”,否则点击击“不同意”,还要写上上自己的处理理意见,此栏栏不能为空.. “同意”则等待下一一步的核销,,“不同意”则被打回核核销人.处理理后，回到上上一页面。
可可以通过在“待核销单据据”的页面中查查询处理状态态为“已处理”的单据来找找到这些已经经经过审核的的单据,点击击“查看”可以进入这这个单据的信信息,可以看看到上级核销销部门对它的的处理意见..。