1. 目的为更好规范和完善公司各部门对公司行政收发文的管理，特 制定本制度2. 范围适用于公司内部各部门行政类文件的收发管理3. 职责3.1 行政部：负责公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的 保管、管理、归档工作及外来行政单位行政类文件的承办、归档 工作3.2 各部门：负责本部门文件的起草、保管和管理工作3.3 总经理负责及时对各类文件的审批工作4. 内容4.1 文件分类行政类文件公司内部行政收发文和公司外部行政 单位行政收发文，公司内部行政收发文是指以各部门为单位之间 的收发文，如请示、报告等，由各部门负责起草、收集、整理 公司外部行政收发文是指公司与外单位之间公文往来，由公司行 政部负责起草、收集整理及归档4.2 文件的保管各部门文员负责本部门文件的保管4.3 文件的编号 公司内部行政类文件收发文，应按规定的编号要求编制，各部门 文件的编号：行政部：JFWX*** (文件序号）物流部：JFWW***(文件序号）生产部：JFWS*** (文件序号）质检部：JFWZ*** (文件序号）计财部：JFWJ*** (文件序号）业务部：JFWY*** (文件序号）前面字母部分为各部门行文代号， 后面为文件序号， 文件序号 每年 1 月 1 日重新从 001 开始编号。
4.4 文件的起草、审核、批准和发放、归档4.4.1 文件的起草 各部门文件的起草由所在岗位人员负责起草 公司对外文件，由行政部负责起草公司各类文件的编写必须按 照行政部规定的格式进行编写4.4.2 各部门文件由各部门主管进行审核后发文，然后上报；公 司对外文件由总经理进行审核后发文4.4.3 文件的批准由公司总经理进行批示后执行或处理4.4.4 对于一些知晓性文件，如通知、规定类的文件，经总经理 批准后，由起草部门复印后分发到各部门，文件正本归档保管对于一些承办性文件，经总经理批示后，交由承办单位承办 承办单位处理完毕后，在文件上写上处理结果，然后交由文件起 草部门存档保管4.4.5 文件的归档所在部门文员负责本部门文件的归档工作， 所有归档文件应该是“正本” ，而不能是复印件或件等4.4.6 文件的发放各部门发文，各部门文员应在《发文登记表》 上登记 各部门之间文件的传递发放时， 应让接收部门人员在 《收 文登记表》上签字4.4.7 外部单位行政文件公司对外单位行文， 由行政部负责编制， 经总经理批准后寄发 至外单位外单位来文由行政部登记后， 交总经理进行批示， 然后由行政 部负责承办及归档。
4.4.8 各部门文员每年年初负责将上一年度的文件整理完毕后， 统一交档案管理员归档5. 相关记录《发文登记表》《收文登记表》6、相关文件《文件控制程序》《档案管理制度》作业流程责任部门责任人相关表单作业内容各部门各部门有关人员公司报告格式各部门有关人员将需要上报的事 项编写成报告或申请各部门各部门主管各部门主管负责审核本部门人员需上报 文件各部门各部门文员《发文登记表》各部门文员负责按上述文件规定的要求 编号，并进行发文登记总经理室总经理《收文登记表》总经理负责按时对文件进行批示需发 放的文件和各部门之间文件的传递，应 做好签收登记各部门各部门主管各部门主管主持做好总经理批示问题各部门各部门文员文件处理完毕后，由本部门起草的， 文件应将该文件“正本”归档保管，由其 它部门起草的，应注明处理结果，将“正 本”归还起草部门各部门各部门文员各部门文件每年年底将上一年度文件 整理并移交档案管理员，由档案管理员 进行整理、归档。