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语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力 2、公文的特点和种类 公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序 根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类： （1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类 （2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类 （3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类 （4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文 （5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类 （6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类 3、政府系统的通用公文文种 （1）规范性文件 条例用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”用于对某一方面的行政工作作部分的规定用于对某一项行政工作作比较具体的规定 （2）领导指导性文件 命令（令）。
用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定用于对重要事项或重大行动作出安排用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则用于答复下级机关的请示事项用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况 （3）公布性文件 公告用于向国内外宣布重要事项或法定事项用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 （4）陈述呈请性文件 议案用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项用于向上级机关请求指示、批准用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问 调查报告用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律 （5）商洽性文件 函用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等 （6）会议文件 会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项 4、党政机关的通用公文文体 （1）规范性文件 条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 （2）领导指导性文件 决议用于经会议讨论通过的重要决策事项用于对重要事项作出决策和安排用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求对于重要问题提出见解和处理办法用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况用于答复下级机关的请示 （3）公布性文件 公报用于公开发布重要决定或者重大事件 （4）陈述呈请情文件 报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问用于向上级机关请求指示、批准 （5）商洽性工作 函用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等 （6）会议文件 会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项 5、公文文体与结构常识 应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性 公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。
公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等 印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志 6、公文格式排版规定 保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体 紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级 发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字 签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号 标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中 附件：附件应标明标题、件数、份数在正文以下日期以上，排出附件号 注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体 7、公文的稿本 （1）草稿不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记 （2）定稿。
具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据有法定的生效标志（签发等） （3）正本正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标 （4）试行本在试验期间具有正式公文的法定效力 （5）暂行本在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用 （6）副本正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记 （7）修订本可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订” 8、公文写作的基本要求 合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久 9、行文规则 可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等 行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准 10、公文写作的语言运用 公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年） 数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数 11、各种文种的撰写 （1）规范性公文规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领” （2）决定标题由发文机关、事由、文种组成 （3）决议其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准 （4）通知标题由发文机关、事由、文种组成 （5）通报标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报） （6）批复标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度 （7）通告标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种 （8）请示标题由发文机关名称、事由与文种构成 （9）函依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函 12、公文处理的基本原则 （1）法制原则。
指处理方法手段、程序手续、行为准则与法规化、制度化2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则 13、收文处理的一般过程 （1）公文的收受与分流 签收指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文登记形式有薄式、卡片式、联单式 外收文登记由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启 内收文登记由内收发人员对收文情况做详细记载有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料 （2）办理收文 拟办由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺机关领导者或部门负责人提出处置意见有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题由承办人签注公文承办情况，以备忘待查 （3）组织传阅与催办查办 组织传阅使公文有工作人员中的有效传阅活动由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。
（4）处置办毕公文 包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁 14、发文处理程序与方法 （1）文稿形成 拟稿撰拟公文文稿当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种 （2）公文的制作 注发定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化制作供对外发出的公文 用印或签署在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名 （3）公文的对外传递 分装按规定具体拣配和封装公文将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者 （4）处置办毕公文 包括：阅卷归档、暂存、销毁 15、公文销毁的方式和范围 销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带） 以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁任何个人均不得私自销毁公文公文写作中的细节问题 对于经常与文字打交道的文秘人员而言，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。
下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题 一、做好准备“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来那么，起草公文需要做好哪些准备呢？ 一要提高个人的思想修养和学识储备一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要古人说：“志高者意必远写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养 二要掌握领导意图、语言风格所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。
对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了语言风格”就是领导讲话风格和习惯如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格 三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏这是非常重要的四要了解当地实际各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。
要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端这是公文写作的大忌五要统筹兼顾，科学组织在遇到写大材料或者是在省市领导来去匆匆，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿这种方法注意的问题有三：一是根据各自的特长，科学分工参加的人员有的对工业比较熟悉；有的对农业比较熟悉；有的对外贸比较熟悉；有的对稳定比较熟悉等等，各有特点，要注意发挥他们特长，谁熟悉哪方面的，就写哪一部分，分工负责二是拟稿人要按提纲去写，如有大的变动，需征得主笔同意，以免走题；对一些细节问题，可以灵活掌握三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关”，看看是否符合当地实际情况；“结构关”，看看结构是否合理、清楚，有无重复的地方，前后风格是否一致；“文字关”，看看文字表述是否准确，言简意赅。
该调整的调整，该删减的删减，该补充的补充最后，送领导审查、定稿 二、谋篇布局 文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主旨后，就要围绕主旨对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其“首位开阖，繁简奇飞，各极其度 （一）、基本要求 一是完整连贯，首尾圆合所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾圆合，通篇一体，连贯就是通篇一贯要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美二是疏密相间，错落有致我们在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感三是波澜起伏，曲折变化文似看山不喜平文章布局应该崇曲忌直谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，反映了客观事物的错综复杂和发展变化，同时，也能满足读者、听者的审美要求但是，必须合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处 （二）基本内容 文章的结构包括内部结构和外部结构两种。
1、内部结构所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构在叙述性文体里，称之为“线索”；议论性、说理性文体里，称之为“脉络”不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络思路是线索和脉络的基础；线索和脉络是思路的表现形式文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索，如《项链》以项链这一事物为线索，《红楼梦》以爱情悲剧为中心线索等，线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物，构成严谨的艺术整体作为党委机关，我们平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想；合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通；思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞2、外部结构所谓外部结构，就是文章的外部存在形式它的主要内容包括：一是层次和段落层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要；一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等；层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。
二是过渡和照应过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯三是开头和结尾古人语“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余所以“虎头龙尾”是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，如《背影》，“我与父亲不相见已二年余了，我最不能忘记的是他的背影”；句句夺目，先声诱人，起句漂亮，触及中心，富有魅力，让人一见钟情，如杜牧《阿房宫赋》，“六王毕，四海一蜀山兀，阿房出”；落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由；开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题；展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现它去努力奋斗 （三）如何谋篇布局 要锻炼思路谋篇布局是思路的表现形式，所以，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。
毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章要列好提纲，或打腹稿这是起草公文的一道重要工序按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料；可以使你想问题更周到；免得一面写一面想，写时吃力不讨好列提纲，一定要在掌握领导意图和吃透“两头”的基础上进行提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，也要考虑清楚比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手 三、语言的锤炼准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完；要精警，使他们一看起一个印象公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。
鲜明公文，不能像文学作品那样，含蓄隐晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然公文既要简洁又要易懂，简短而缺意，就只能使人看不懂所以，写公文不能哗众取宠；不能用那些华丽而不易懂的辞藻；不能用那些自己生造的语言；不能有“学生腔”、“文学腔”；不讲空泛的“普通话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言 四、日常公文写作需注意的几个细节问题 1、公文写作的标题 标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立，一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严禁、相互照应公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题和以片盖全，又要求语言简洁精练，有些公文，比如讲话的语言必须体现领导同志的感情色彩和风格要求在公文写作中，有时公文的内容较多，人们看起来、听起来，留下印象的内容并不多，所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题，所以公文好的标题或标题群，能引人入胜，起到事半功倍的效果。
2、公文写作的观点 好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点是写不出好公文的所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识，深刻领会上级政策，经常调查研究了解当地实际，多上下结合深入思考来提高自己的“悟性”，身在外而心在内，虽不是领导，但多从领导的角度来思考问题同时，在执笔时，注意要以工作为中心，以思路为纽带，把多个观点、观点群有机联系起来，做到主次有位、先后有序，既前后园合，又错落有致 3、公文写作中数据、图表的应用 在公文写作中，数据的应用是一种普遍性、经常性的事情，它是事物的量化，发挥着重要作用：一方面从字面来理解，“数”“据”顾名思义就是数字方面的根据，有理有据，只要有根据，事情道理才能讲的明白，数据饱含信息起到一种说明的作用，读者从数据中就可以清楚地了解事物的发展状况，使其明了；另一方面应用数据说明事理，能使读者感到真实，数据都是通过统计得来的，具有真实性的特点图表的应用相对的来讲，具有局限性，它只限于“看”的公文并且要求读者具有一定的专业知识，但它更具有直观、立体、动态的特点和优点，适合情况上报、署名文章、调查报告等文体。
数据、图表的作用决定了其来源、取舍、应用必须坚持一定的标准，注意以下几点：一是来源的权威性，一般来讲，数据应以统计局的为主，其中税收数据以国税、地税的为主，没有统计局的，有部门的、乡镇的数据，以部门的为主个人拿不准的，让领导定夺二是数据应用要统一不同材料里面，如党委、政府的材料数据要一致同一材料不能出现前后矛盾、不一致三是数据要科学分析特别是在没有权威数据可以参照的情况下，必须经过科学分析才能应用，单个数据的应用加减不能超过 和、差的数据四是图表的应用一定要规范，经过专业人员验证其正确性，方可使用 4、资料、语言方面的取舍 修改过程中的取舍对于初稿，一定要进行修改，通过缜密的思考，根据公文的性质，进行语言锤炼，看看哪些材料可以去掉，哪些必须保留，哪种表达方式更为精妙和符合领导语言风格对于引用的材料，关键把握一点：拿来主义，以“有用”为原则，吸其精华，去其糟粕简单的引用，无疑于一件单色的衣服补上了一块花补丁，补丁虽好，但影响了整体的和谐所以，对借鉴的材料一定要加以认真改造，根据公文主旨和文章的逻辑结构，对引用的材料进行再加工，与实际情况结合起来，与公文的整体逻辑结构和语言、语气统一起来，做到天衣无缝、锦上添花。
5、无纸化办公还要不要动笔 随着电脑的普及、电子政务的发展，无纸化办公成为办公室发展的趋势，但动笔仍然不可或缺从健康的角度考虑，长时间坐在电脑前，对眼睛、肌体的健康无疑会造成很大的伤害，需要动笔从思考的程度考虑，动笔写作时作者的精力更为集中，思考问题的深度、广度更为深广，长时间坐在屏幕前，容易造成疲劳，精力分散影响思考程度26 / 26。