发文处理实训案例围包■1III中国维行保险股份有限公司是一家全 国性、综合性保险公司，经营范围包括各 类财产保险、人身保险、国际再保险以及证 券、信托业务等公司总部设在广州，主要 股东包括：广州市投资管理公司，招商局佛 山工业区有限公司、中国远洋运输（集团） 公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合 伙集团公司等l=-中国维行保险股份有限公司是中国改 革开放的产物，作为一家国有股份制保险企 业，公司率先在两核系统通过ISO9001质量 体系认证公司成立以来，始终秉承“客户 至止，服务至上”的经营理念，以繁荣经济 和保障人民生活为己任，积极为社会提供高 品质的保险服务，赢得了社会各界和广大客 户的信赖和支持，各项业务发展迅速截止 到1999年底，公司资产总额已达人民币400 亿元，在全国各地设立分支机构500余家， 员工队伍达到12.4万人，当年保险收入208 亿元中国维行保险股份有限公司杭州分公司于1995年4月21日，由中国人民银行批 准正式成立从成立起，杭州分公司便着手 建立科学明晰的组织架构，专业化的决策和 规范化的风险控制体系，使公司在风险控 制、投资管理、产品开发、业务拓展、服务 体系等方面在同业中处于领先地位，业务得 到了长中的发展。
«=|中国维行保险有限公司在自身发展的 历程中，始终坚持管理创新和技术进步的发 展策略，经济与技术实力日益增强公司十 分注重学习、借鉴国外同行经验，积极引进 国外先进技术和管理人才，先后与国外多家 知名保险公司建立了友好合作关系为了适 应经济全球化和知识经济时代的挑战，增强 公司的国际竞争能力，繁荣和发展中国民族 保险事业，近几年公司还聘请国外著名专业 顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身 经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现 国际一流综合金融服务集团的发展目标，展 望新的世纪，中国维行保险公司针继续勇于 开拓、锐于创新，强化公司的各项经营管理， 提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务 规进入世界500强，业务品质进入全球400 优01为响应总公司号召，早日实现维行进入 “规模500强，品质400优”的目标，中国 维行保险股份有限公司杭州分公司决定从 2002年6月1日起开展“扎实基础、提升品 质，促进杭州产险持续快速发展”活动主 要活动是头脑风暴会、主题演讲会和合理化 建议征文各部门和各分支机构必须在2002 年7月28日前上报活动开展情况按照活 动方案要求：头脑风暴会是指每月邀请著名 专业顾问前来讲座；演讲会每月一个主题， 全体员工必须积极参与；合理化建议活动全 体员工必须参与，每月评选出3篇优秀征文 上报；按期上报活动组织和进行情况。
UJ根据上述内容，杭州公司要制发一份 通知完成4个场景演示irJ2002年5月12日，杭州分公司总理经 理王某将秘书刘某叫到办公室，对她说明了 这次活动的目的要求，让她马上写一份通 知，发到分公司各部门和杭州各分支机构， 告知有关活动事项刘某用记事本将王总经 理的话记录下来，走出经理办公室，回到自 己办公室，立即开始拟写通知，请演示领导交拟和秘书撰写通知的过程，并请制作出通(=1知的初稿初稿完成后，刘秘书将这份通知写在统 一的发文搞纸上，拿给王总经理审核，王总 看地后签字同意发出请演示领导审核签发 过程刘秘书将这份通知编上发文号，即“苏 维保[2002]10号”，写在发文稿纸的相应栏 内，再检查一遍通知的正文内容，确定无误 后，把这份发文稿拿到文印室，交给打字员 小郭打印成正稿，打印份数为30份小郭 让刘秘书明天下午2： 00来取请演示秘书 编号印制文件的过程5月13日下午2： 30，刘秘书将打印 好的通知正稿从文印室取回，逐一盖章，并 在发文登记得薄上填写好内容，再分别将每 份通知用信封套好，封上口请演示秘书发 文登记和装封的过程过程中还必须制作两份材料：通知的发«=|UJIWJ(=1(=1UJ文稿和发文登记薄。
分组演示提示：每组4人分别扮演秘书、 王总、小郭、办公室另一人员拟稿是办文的基础环节，直接在系到文书质量，拟稿的一般过程为：领导交拟、秘 书领会、吃透领导的意图，收集、组织材料， 构思起草、修改送领导审阅拟稿应在按 统一标准制作的“发文稿纸”上书写，发文 稿纸格式见表2-2审核的内容包括：文字表述是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范，文种使用是否恰当，公文格式是否符合要求，传 达范围是否合理等签发是文书制发的生效环节，签发日期 即是文书生效日期签发时要在发文稿纸的 签发栏批明意见，签署姓名，字迹端正，日 期具体发文登记一般为薄式登记，内容参见发 文登记薄（见表2-3）III装封要检查文件份数、检查有无附件， 检查是否漏盖印盖章，检查有无多发、重发 或漏的单位表1 xxxxx（机关名称）发文稿纸精品精品表2发文登记薄顺发 序出 号日期发 文 字 号乂 件 标 题成 文 时 间密 级缓 急附件份 数主送机关抄 送 机 关签收人归 卷 日 期存 档 号备注收文案例（背景参见上述案例）杭州分公司收到中国维行保险股份有限公 司的一份通知，得知杭州保监办将于本周 对杭州地区进行保险信用体系全面检查， 以下是这份通知：中国维行保险股份有限公司文件中维保[2002]30号关于迎接南京保监办保险信用体系检查的紧急通知各分支机构：根据2002年度江苏保险信用体系工作安 排，杭州保监办将于本周开始对杭州地区 进行全面检查。
希各分支机构高度重视， 对照2002年度保险公司信用考核指标，全 面自查整改，并作好接受检查的准备各 分支机构将自查报告于6月24日之前上报 至中心分公司人事行政部特此通知国维行保险股份有限公 司（公章）二OO二年六月五日实训要求 收文工作分5个场景•2002年6月8日，总经理秘书刘X收到 这份通知，拆启后，将文件取出，核对好 份数、日期后，将文件的内容登记在收文 登记簿上请演示秘书收启文件和收文登 记的过程«=|•刘秘书取出文件处理单，填上内容、提 出初步办理意见，再将文件处理单夹在通 知原件上，拿到总经理办公室，给王总经 理批示请演示秘书拟办文件的过程«=|•总经理办公室内，王总经理看了通知后， 同意了刘秘书长的处理意见，指明此份通 知中要求办理的事项具体应由人事行政部 负责办理他立即打让刘秘书过来， 让她将这份通知和办理意见传达给人事行 政部请演示领导批办文件的过程«=|•刘秘书将这份通知和办理意见，交给人 事行政部部长陈XX，请他负责办理陈看过后，以的形式，告知3个分支机构: 平江区营运部、沧浪区营运部、金阊区营 运部，要求他们对照2002年度保险公司信 用考核指标进行自查，并在6月20日将自 查报告交至人事行政部。
请演示承办文件 的过程•2002年6月20日，3家分支机构的自查 报告均按要求上报，陈XX在文件处理单上， 填好办理结果、方式和日期，然后和通知 件的过程原件一起，交还给刘秘书请演示注办文(=1精品实训说明iiJ•学生每5人为一个组，教师为5名学生 编上号数，即1至5号实训在模拟公司 办公室进行学生按场景顺序进行演示，5 个场景演示总过程不能超过60分钟•第 一个场景，由1号扮演刘秘书•第二个 场景，由2号扮演刘秘书，3号扮演总经理 •第三个场景，由3号扮演刘秘书，4号扮 演总经理•第四个场景，由4号扮演刘 秘书，5号扮演陈XX•第五个场景，由5 号扮演刘秘书，1号扮演陈XX•每组在 实训过程中必须制作两份材料：通知的收 文登记和文件处理单实训提示：•收启 时注意凡信封上表明送本单位的公文，可 直接拆封，急件和密件应当先拆，拆封后 要检查核对，确认收到文件的质量与数量 和发文通知单上注明的项目完全相符• 凡收到的重要文件都要登记，内容参见收 文登记簿（见表2-4）•拟办文件，要说 明此件应由哪个部门办理，如何办理，办 理时限，办理后文件是否应退回，由谁归 档要制订文件处理单（见表2-5）。
•批办要由领导人对文件的办理做出批示，需 要办理落实的公文，批明承办部门或承办 人，以及承办期限和要求批办语言要准 确、清楚，并签上姓名，写明日期•承 办是文件处理的核心和关键环节，对需向 下传达的公文，公或转发的形式传达 即可承办必须快速及时办理，不得延误、 推诿，凡可用、口头联系等方法解决 的问题，不必复文，但需做好记录•公 文办结时，由承办人在文件处理单上注明 办理结果，或面谈方式承办的，应注 明谈话人（通话人）姓名、职务和谈话要 点表3收文登记簿收文号收 文日 期来文机关来文标 题来文字号密级缓 急份数承办单位签收人复文字号归 卷日 期存档号备注表4文件处理单。