湖南人生饮品有限公司企业办公自动化化实施方案网络运营中心 2011/03/04目 录一、 关于办公自动化化………………………………………………………………………二、 实施OA系统的的必要性………………………………………………………………三、 OA系统实施计计划……………………………………………………………………四、 总结………………………………………………………………………………………一、 关于办公自动化化企业办公自动化化也称为OAA (Offfice AAutomaation)) ，是一门综综合性的科学学技术使用简单、投投入相对较小小，大多数企业业往往选择从从OA系统着手实施企业业的信息化管管理OA系统的优点点：1. 可以实现分布式式协同办公可可以支持多分分公司（工厂厂）、跨地域域的办公模式式和移动办公公企业员工工在任何地方方只需要用自自己的帐号登登录OA系统就可以查查看和处理自自己的工作流流程、邮件和信息息2. 可以落实管理制制度、工作流流程自动化工作流程是OA系统的核心思想，可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分公司之间的协同工作问题，从而提高工作效率各个企业都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高企业协同工作的效率。
3. 信息发布平台和和内部通讯平平台如企业业公告、新闻闻发布、电子子刊物等，使使内部的规章章制度、新闻闻简报、技术术交流、公告告事项等能够够在企业内部员工工之间得到广广泛的传播，使使员工能够即即时的了解企企业内部的发发展动态可可以建立企业业内部邮件系系统，短信系系统，即时通通讯系统等，使使企业内部的通通讯和信息交交流快捷通畅畅4. 文档自动化管理理各类的文文档（包括各各种文件、知知识、信息）能能够按权限进进行保存、共共享和使用，并并有一个方便便快捷的查找手手段 OA系统的局限限性：由于OA系统属属于企业信息化管管理基础应用用系统，并不不能实施企业业产销存，财财务统计等较较为复杂的信信息化应用二、 实施OA系统的的必要性目前集团公司在在长沙，湘潭潭，宁乡等地都设有分公公司、工厂和和办公地点，涉及不同的的行业和业务务范围随着着集团规模的扩展和员工的增加，在在集团内部规章制度度管理、分公公司与各部门之间协调沟通、财务申申报与审核、人人力资源管理理等方面将会会遇到越来越越多的问题，正如虞总所所总结的“人在路上跑跑，事情办不不好，费用降降不下，效率率难提高”OA系统正好能能解决异地办办公，分布式式管理所遇到到的问题，利利用互联网的的快速便捷，能能将工厂、分分公司、各个个部门和所有有员工集中在一个平平台进行管理理和沟通，而且集团公公司相对于其其他企业的优优势在于新业业务刚刚起步步，不至于像像老企业那样样积重难返。
所以我认为集团团目前实施OOA系统是必必要的，即可可以规范企业业管理，提高高工作效率，减减少办公费用用，也可以为为将来实施更更加复杂的EERP、CRRM等系统打打下良好基础础，实现集团团的现代化信信息管理OA结构图三、 OA系统实施计计划系统实施需要做做以下的工作作：1、 管理架构的调研研因为OAA系统以工作作流程为核心心，所以必须须明确集团总总部、工厂、分分公司、各部部门的管理关关系例如某某公司业务副副总经理负责责业务部门，总总经理亲自管管理行政部与与财务部，这这样的管理架架构体现在OOA系统里，行行政部与财务务部的工作流流程无需通过过业务副总经经理的审核就就可提交总经经理，而业务务部门的工作作流程则需副副总经理审核核通过后，才能提交交给总经理审审核如果管管理关系不明明确，OA系系统的基础不不稳，将不可可能成功实施施2、 管理权限的调研研各个岗位位的管理者、员员工有什么样样的权限，权权限有多大必必须要明确例例如某部门的的主管有10000元以下下的业务招待待费审核权，体体现在OA系系统里他的部部门员工发生生了10000元以下的招招待费时，则则只需员工申申请后，部门门主管审核通通过后提交财财务部审核，无无需通过总经经理审核。
如如果管理权限限不明确，会会造成工作流流程的混乱和和拖延，不能体现OOA系统的优优点3、 岗位员工的调研研需要纳入入OA系统管管理的员工需需要明确，在在OA系统里里可允许一员员工兼多岗位位和多员工同同岗位，但设设立了某个岗岗位却没对应应的员工的话话，则会造成成工作流程的的中断4、 提供商与选型目前国国内协同OAA软件厂商近近400家，相对成熟稳定、有一定规模效应的有点击、金和、用友、合强、协达、泛微、浪潮、思创、慧点、明基、通达等厂商，这类厂商软件价格偏高，支持50-100用户企业版售价在3万至5万元免费期满后需交纳2000～4000/年的服务费二线厂商如华天动力、思道、竞凡、极限等，售价在8千至2万元，价格的降低导致相关服务的减少，系统的安装，部署与维护都需要公司专人负责通过与厂商的接触和节省开支的考虑，我建议在华天动力，通达科技和极限三家厂商中选择，将软件成本控制在3万元以内5、 系统的部署与试试用OA系系统在全公司司推广之前，需需要在小范围围如分公司内内试用，测试试系统平台的的安全性和稳稳定性，同时时测试设置的的工作流程是是否完善和通通畅，并在此此基础上进行行功能的修改改和调整如如果测试通过过，则在集团团内推行。
6、 系统的培训和维维护OA系系统的实施触触及大家的工工作习惯，甚甚至各个业务务部门利益，在实施过程中，难免会遇到阻力，甚至抵触情绪，所以在全面推行的同时，需要对各个部门进行培训，加强员工对系统的认同感和习惯性同时系统平台的日常维护也需要专人负责，保证系统运行的稳定和安全系统实施的时间间安排：1、 前期调研工作需要2周时间，更需要管理高层的积极配合对集团公司架构的规划和安排、人员的管理和分配将是OA系统实施的基本条件2、 提供商的选择与与产品选型需要1周时间需要对各个提供商的产品是否满足和适合我们的要求进行评估有必要可派人实地考察提供商的实力与服务3、 系统的部署与试试用需要44周时间，需需要分公司配配合系统的测测试与调试，尽尽量将问题解解决在试用阶阶段4、 系统的培训和维维护时间待待定需要组组织分公司、工工厂的各个部部门进行现场场培训，重要要部门如财务务部更需要单单独培训系系统的维护则则将持续进行行系统的实施的费费用预算：1、 购买系统软件：：300000元这笔笔费用可省）2、 厂商考察差旅：：2000元元1人33天北京出差差）3、 系统平台搭建：：0元与与网站共用服服务器）4、 培训差旅：20000元。
湘湘潭、宁乡两两地出差）5、 系统维护：20000元/月月招聘11人负责维护护网站和OAA平台服务器器）四、 总结OA系统只是一一种辅助企业业管理的工具具，并不能代代替管理者本本身的作用通通过它可以帮帮助树立企业业的管理架构构，理顺业务务的流程，推推动规章制度度的执行，建建立快捷方便便的办公环境境和沟通协调调渠道，从而而达到科学管管理，提高效效率，节省费费用的作用，请请集团领导考考虑第 8 页 共 8 页。