公文写作与处理公文写作与处理 西安市委党校西安市委党校 张德丽张德丽 第一讲第一讲 公文写作的根本知识公文写作的根本知识 写作与我们的生活、学习和工作越写作与我们的生活、学习和工作越来越密不可分来越密不可分 写作是一切学科的根本功，是科写作是一切学科的根本功，是科学研究的重要表述工具学研究的重要表述工具 写作对提高人的素质，推动社会写作对提高人的素质，推动社会进步有不可替代的作用进步有不可替代的作用 一、学习公文写作的意义、一、学习公文写作的意义、能力和方法能力和方法 一学习公文写作的意义一学习公文写作的意义 1.写作是实行领导的重要方法写作是实行领导的重要方法 2.写作是建立决策，使系统运行的写作是建立决策，使系统运行的纽带纽带 3.写作是促进经济建设的工具写作是促进经济建设的工具 4.写作是培养现代化管理干部的手写作是培养现代化管理干部的手段段 二写作应具备的能力二写作应具备的能力 写作是作者运用有组织的书面语言表达写作是作者运用有组织的书面语言表达思想感情，反映客观事物的一种社会实践思想感情，反映客观事物的一种社会实践活动1.观察能力观察能力2.认识能力认识能力3.思维能力思维能力。
4.技巧能力技巧能力三如何提高写作能力三如何提高写作能力 1.端正态度，培养兴趣，自觉学好写作端正态度，培养兴趣，自觉学好写作2.学习写作根底知识，借鉴优秀作品学习写作根底知识，借鉴优秀作品3.要勇于实践，坚持多练习、多修改要勇于实践，坚持多练习、多修改二、公文的概念、特点、作用和种类二、公文的概念、特点、作用和种类 概念：公文是党政机关、企事业单概念：公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和标准体式的书面成的具有法定效力和标准体式的书面材料公文的特点公文的特点 1权威性权威性 2标准性标准性 3工具性工具性 公文的作用公文的作用 1指导作用指导作用2管理作用管理作用3标准作用标准作用4沟通作用沟通作用5凭证作用凭证作用公文的种类公文的种类 广义分三大类：广义分三大类：一是正式公务文书，即党政部门的文书一是正式公务文书，即党政部门的文书 二是日常事务文书，又称二是日常事务文书，又称“日用文书日用文书 三是常用专门文书，又称三是常用专门文书，又称“专用文书专用文书 狭义有三种狭义有三种：1上行文下级向它所属的上级领导机上行文。
下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文如报告、关的行文，即自下而上的行文如报告、请示上级机关给其所属的下级机上级机关给其所属的下级机关行文，即自上而下的行文命令、决定、关行文，即自上而下的行文命令、决定、批复等3平行文如函平行文国家行政机关公文处理方法国家行政机关公文处理方法?规定规定13类类13种公文：种公文：命令令、决定、公告、通告、通命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要意见、函、会议纪要?中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例?规定规定14类类14种：种：决议、决定、指示、意见、通知、通决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、报、公报、报告、请示、批复、条例、规定规定、函、会议纪要函、会议纪要相同的有九种：相同的有九种：决定、通知、通报、请示、报告、批复、决定、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、意见函、会议纪要、意见 不同的有九种：不同的有九种：党党决议、指示、公报、条例、规定决议、指示、公报、条例、规定 政政命令令、议案、公告、通告命令令、议案、公告、通告 两个文件一共十八种公文。
两个文件一共十八种公文三、公文的内部构成根本要素三、公文的内部构成根本要素 外部构成外部构成：第一，从公文中可看到社会和国家的开展变第一，从公文中可看到社会和国家的开展变化化 第二，公文有着很重要的社会效用，即管理第二，公文有着很重要的社会效用，即管理国家、治理社会国家、治理社会 第三，公文用语与同口语有着很大的区别第三，公文用语与同口语有着很大的区别 第四，作为实用文体，公文又于文学作品有第四，作为实用文体，公文又于文学作品有着极其明显的不同着极其明显的不同第五，公文和其他实用文体有着联系和区别第五，公文和其他实用文体有着联系和区别三、公文的内部构成根本要素三、公文的内部构成根本要素 一公文的主旨一公文的主旨 公文主旨是公文要表达的根本观公文主旨是公文要表达的根本观点和中心思想点和中心思想特点：特点：1酝酿时间短酝酿时间短2由行文目的构成由行文目的构成3受公务活动制约受公务活动制约1.主旨的表现形式主旨的表现形式：第一，标题现旨第一，标题现旨 第二，首尾现旨第二，首尾现旨 第三，片言撮要第三，片言撮要 2.主旨的根本要求主旨的根本要求 正确正确 务实务实 集中集中 鲜明鲜明 二公文的材料二公文的材料 形成和表达公文主旨所依据的事实、数形成和表达公文主旨所依据的事实、数据、马列主义经典著作与根本原理、党和据、马列主义经典著作与根本原理、党和国家的方针政策，还有本系统、本部门、国家的方针政策，还有本系统、本部门、本单位的真实情况。
主要包括：本单位的真实情况主要包括：死材料：反映在表册里的方案和完成情死材料：反映在表册里的方案和完成情况、成绩和问题；况、成绩和问题；活材料：工作中的现实情况；活材料：工作中的现实情况；纵向材料：历史材料纵向材料：历史材料 横向材料：同行业中兄弟单位以及国内横向材料：同行业中兄弟单位以及国内外的有关信息和资料外的有关信息和资料材料的作用：材料的作用：是形成和提炼主旨的根底是形成和提炼主旨的根底材料是表达主旨说明观点的支柱材料是表达主旨说明观点的支柱收集材料的要求收集材料的要求：多多益善多多益善 选择材料的要求：选择材料的要求：真实可靠；有典型意义；真实可靠；有典型意义；新鲜生动新鲜生动使用材料的要求使用材料的要求：围绕主旨围绕主旨；删繁就简；删繁就简；防止重复防止重复三公文的结构三公文的结构 公文结构包含外观格式和正文的结构公文结构包含外观格式和正文的结构形式两个方面形式两个方面外观格式外观格式 1.眉首版头眉首版头 份数序号份数序号 秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 紧急程度紧急程度 发文机关标识发文机关标识份号份号00001 机密机密 特急特急 文件文件 发发【2005】号号 签发人签发人 关于关于的通知的通知各省、自治区、直辖市人们政府，国务院各部委、各直属机构：各省、自治区、直辖市人们政府，国务院各部委、各直属机构：。
1 发文字号发文字号 由发文机关代字、由发文机关代字、年份和发文序号组成年份和发文序号组成 签发人签发人 上行文应当注明签发人、会签人姓名上行文应当注明签发人、会签人姓名请示应当在附注处注明联系人的姓名请示应当在附注处注明联系人的姓名和和 2.主体局部主体局部 1标题标题 由三局部组成：由三局部组成：发文机关、事由、文种发文机关、事由、文种 2主送机关主送机关 主送机关指主送机关指“公文的主要受理机关，公文的主要受理机关，即发文机关要求办理或答复文件事项的机即发文机关要求办理或答复文件事项的机关下行公文根据发文目的需要主送给下行公文根据发文目的需要主送给“假假设干单位设干单位无论是主送或抄送，都无论是主送或抄送，都“应当使用全称应当使用全称或者标准化简称、统称或者标准化简称、统称3正文正文 4附件附件 5成文日期成文日期 6印章印章 3.版记：版记：1主题词主题词 现在我国常用的主题词表有两套：现在我国常用的主题词表有两套：一是中共中央办公厅秘书居一是中共中央办公厅秘书居1993年年7月编制月编制出版的出版的?公文主题词表公文主题词表?，有，有430页一是国务院办公厅秘书局一是国务院办公厅秘书局1994修订、修订、6月执月执行的行的?国务院公文主题词表国务院公文主题词表?，分主表和附表，分主表和附表，共共15类类1000个词汇组成。
个词汇组成各省市也有自己的主题词表，如各省市也有自己的主题词表，如?西安市人西安市人民政府公文主题词表民政府公文主题词表?1993年年8月月7日制定日制定分十五类，共分十五类，共1140个词词表有三个层次：词表有三个层次：区域词、类别词、类属词区域词、类别词、类属词 标注顺序：标注顺序：先标类别词包括区域词，如农业、工先标类别词包括区域词，如农业、工业、学校业、学校 再标类属词先标表示内容的词，再标文再标类属词先标表示内容的词，再标文件形式词件形式词 n国务院关于加强水土保持的通知n农业类别、区域n水土保持类属内容n通知类属形式n本卷须知：本卷须知：n A.如果一份文件有两个以上的主题内如果一份文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，容，先集中对一个主题内容进行标引，然后再对第二个主题内容进行标引然后再对第二个主题内容进行标引n B.主题词的选用、组合，以能确切反映主题词的选用、组合，以能确切反映公文主旨内容为依据公文主旨内容为依据可将不同类的主可将不同类的主题词进行组配标引题词进行组配标引n C.如果主题词表中没有准确的专指名词如果主题词表中没有准确的专指名词或名词性词组可供选择，可以在类别词或名词性词组可供选择，可以在类别词中选择适当的词标引。
中选择适当的词标引在这个词后面加在这个词后面加“号以示区别号以示区别n 2抄送机关抄送机关 指除主送机关外需要执行或知晓公文指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应当使用全称或标准化的的其他机关应当使用全称或标准化的简称3印发机关和印发日期印发机关和印发日期n 附件：附件：1.n 2.n 二二00五年月日五年月日n n n主题词：主题词：nn抄送：，抄送：，nn 2005年月日印发年月日印发 公文正文的结构公文正文的结构：公文结构的要求公文结构的要求：完整完整开头、主体、结尾开头、主体、结尾严谨严谨注意各局部之间的逻辑关系，注意各局部之间的逻辑关系，前后照应；各小局部之间要表达或因前后照应；各小局部之间要表达或因果关系，或递进关系，或承转关系，果关系，或递进关系，或承转关系，不出现漏洞不出现漏洞连贯连贯上下文或前后文要连成一体，上下文或前后文要连成一体，在内容与脉络上互相贯穿在内容与脉络上互相贯穿公文正文结构的形式：公文正文结构的形式：段合一式，即同篇只有一段，段合一式，即同篇只有一段，一段即为一篇一段即为一篇 分层表达式，通常由开头、主分层表达式，通常由开头、主体、结尾三个局部组成体、结尾三个局部组成 分条列项式，即通篇采用条款分条列项式，即通篇采用条款说明的方式说明的方式 四公文的语言四公文的语言 1.公文的语言风格：公文的语言风格：第一第一.平直平直 第二第二.朴实朴实 第三第三.庄重庄重 2.公文语言表达要求公文语言表达要求 1准确性要求准确性要求 准确表达发文意图与发文依据，增强准确表达发文意图与发文依据，增强公文的权威性公文的权威性 符合逻辑规那么符合逻辑规那么 注意语言分寸得当注意语言分寸得当 符合语法规那么，正确御用修辞方法符合语法规那么，正确御用修辞方法 2规格性要求规格性要求 开端用语开端用语 称谓用语称谓用语 递送用语递送用语 引叙用语引叙用语 审批、拟办用语审批、拟办用语 经办用语经办用语 3简练性要求简练性要求 4鲜明性要求鲜明性要求 五文风五文风 人们对文章风格、特点的综人们对文章风格、特点的综合性称呼。
合性称呼文风的要求：写真、写实、文风的要求：写真、写实、写新写新 三、公文写作中常见的问题三、公文写作中常见的问题 一文中选择不标准一文中选择不标准 二标题的写作不标准二标题的写作不标准 三不对口行文三不对口行文 四文件版式不标准四文件版式不标准 五行文口气不当五行文口气不当 六文字粗糙六文字粗糙 四、公文处理四、公文处理 一公文处理的含义与重要意义一公文处理的含义与重要意义 公文处理指公文办理、管理、整理立案、公文处理指公文办理、管理、整理立案、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作归档等一系列相互关联、衔接有序的工作重要意义重要意义1机关传播信息，实现领导意图的重要条件；机关传播信息，实现领导意图的重要条件；2提高机关工作质量和效率的重要手段提高机关工作质量和效率的重要手段；3联系各机关单位的桥梁和纽带联系各机关单位的桥梁和纽带4为档案工作奠定了重要的物质根底为档案工作奠定了重要的物质根底 二公文处理的任务二公文处理的任务 1.制发公文拟稿、审核、签发、缮印、制发公文拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、签署等校对、用印、签署等2.办理公文拟办、批办、承办、注办等办理公文拟办、批办、承办、注办等。
3.处置公文清退、销毁、立卷、归档等处置公文清退、销毁、立卷、归档等4.传递公文收发登记、分装、递送等传递公文收发登记、分装、递送等5.管理公文组织传阅、催办、查办、登管理公文组织传阅、催办、查办、登记、日常保管、提供利用等记、日常保管、提供利用等6.会议、汇报、会议、汇报、记录、整理与保管等记录、整理与保管等三公文处理程序三公文处理程序：发文处理程序包括以下环节：发文处理程序包括以下环节：草拟、会签、审核、签发、复核、草拟、会签、审核、签发、复核、注发、缮印、校对、用印、签署、发注发、缮印、校对、用印、签署、发文登记、装封分发、立卷归档、传递、文登记、装封分发、立卷归档、传递、公布、对外催办等公布、对外催办等 收文理程程序包括以下环节：收文理程程序包括以下环节：签收启封、收文登记、审核、分送、签收启封、收文登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、注办、对传阅、拟办、批办、承办、注办、对内催办、立卷归档等其中，需要办内催办、立卷归档等其中，需要办理答复的公文，从承办环节起，转入理答复的公文，从承办环节起，转入发文程序发文程序第一讲结束。