高效会议议管理技技巧 主讲讲：张晓晓彤第一讲 当当今会议议面面观观本讲重点点：一、会会议的意意义二、会议议的目的的三、会议议的种类类四、会议议的频率率五、会议议成本的的计算会议的主主要目的的就是解解决问题题，但由由于开会会技巧不不佳或过过于频繁繁，不但但无益于于解决问问题，反反而使问问题愈趋趋复杂频频繁的会会议与主主管层的的随意决决策，常常常是员员工的梦梦魇；员员工花太太多时间间在无效效率的会会议上，不不仅浪费费公司成成本，也也造成工工作效率率低下如如何能在在会议中中高效率率且有效效果地解解决问题题，是“高效会会议管理理技巧”的中心心议题一、会议议的意义义Ø 会议是一一个集思思广益的的渠道图1-11集思广广益图如上图11-1，会会议是一一个集合合的载体体通过过会议使使不同的的人、不不同的想想法汇聚聚一堂，相相互碰撞撞，从而而产生“金点子子”许多多高水准准的创意意就是开开会期间间不同观观念相互互碰撞的的产物Ø 会议显示示组织或或部门的的存在会议总是是在大于于一人的的情况下下发生的的，即使使是只有有两个人人的会议议，这两两个人也也是一种种小型组组织没没有不开开会的组组织或部部门，一一个组织织或部门门不召开开会议，它它的存在在价值就就会受到到质疑。
因因此，会会议能够够充分显显示一个个组织或或部门的的存在价价值图1-22 组织或或部门与与会议Ø 会议是重重要的群群体沟通通方式开会很少少是一对对一的沟沟通，绝绝大多数数情况下下都是一一种群体体沟通随随着科技技的迅猛猛发展，人人们的沟沟通方式式越来越越多，现现在人们们可以通通过Ｅ--maiil、多多媒体等等种种形形式进行行沟通，但但是，群群体沟通通，即会会议这种种方式，是是任何其其他沟通通方式都都无法替替代的因因为这种种方式最最直接、最最直观，这这种方式式最符合合人类原原本的沟沟通习惯惯二、会议议的目的的Ø 开展有效效的沟通通会议是一一种多项项交流，可可以集思思广益，实实现有效效沟通是是会议的的一个主主要目的的Ø 资讯传达达通过会议议可以向向员工通通报一些些公司决决定及新新决策，也也就是说说向员工工传达来来自上级级或其他他部门的的相关资资讯Ø 监督员工工的工作作进度、协协调工作作矛盾许多公司司或部门门的常规规会议其其主要目目的是为为了监督督、检查查员工对对工作任任务的执执行情况况，了解解员工的的工作进进度；同同时，借借助会议议这种“集合”的、“面对面面”的形式式，来有有效协调调上下级级以及员员工之间间的矛盾盾。
Ø 达成协议议、解决决问题达成协议议与解决决问题一一般要经经历以下下6个步步骤，通通过这66个步骤骤，最终终实现协协议的产产生和问问题的解解决图1-33达成协协议与解解决问题题的6个个步骤Ø 决策和资资源共享享利用开会会汇集资资源，以以期相互互帮助，共共同进步步Ø 开发创意意开发创意意的会议议目的突突出反映映在广告告公司、媒媒体公司司中通通过举行行会议，形形成新的的构思，并并且论证证新构思思，使其其具有可可行性Ø 激励员工工的士气气年初或年年底的会会议通常常具有这这一目的的性这这种会议议是为了了使公司司上下团团结一心心，朝着着一个方方向共同同努力Ø 巩固经理理人地位位经理或主主管为了了体现自自身的存存在价值值，更为为了巩固固自己的的地位，经经常会召召开一些些上下协协调会议议，以此此来强化化自己的的地位三、会议议的种类类会议可以以按照人人数、开开会方式式和开会会目的进进行分类类，每一一种分类类都从一一个方面面反映了了会议的的作用，每每一种分分类都与与人们的的实际需需要、社社会的不不断发展展密切相相关表1-11会议的的种类按人数分分类按开会方方式分类类按开会目目的分类类● 团体体会议● 一对对一会议议● 面对对面会议议● 话会议● 视频频会议● 固定定的部门门会议●临时处处理突发发事件的的会议● 宣布布人事安安排和政政策的会会议● 当众众表扬或或批评别别人的会会议● 集思思广益的的会议四、会议议的频率率每种会议议都有其其合理的的发生频频率，只只有掌握握了合理理的会议议发生频频率，才才能更高高效地利利用各种种会议解解决问题题、达到到目的。
Ø 固定的部部门会议议Ø 全体会议议Ø 处理突发发事件的的会议Ø 一对一会会议五、会议议成本的的计算会议成本本分为时时间成本本、直接接会议成成本和效效率损失失成本33种会会议成本本是非常常可观的的一笔数数目，它它关系到到一家公公司的得得失成败败，因此此万万不不可等闲闲视之Ø 会议的时时间成本本Ø 直接的会会议成本本Ø 效率损失失的费用用开会时，主主管人员员必须离离开自己己的工作作岗位，这这有可能能造成公公司整体体管理效效率的下下降由由于管理理效率下下降而造造成的损损失，就就是效率率损失成成本效效率损失失成本包包括以下下3种情情况：第二讲 会会议效率率不高的的原因及及解决方方案本讲重点点：一、会议议效率不不高的原原因二、如何何进行预预防性管管理 三、高效效效益的八八大特征征 四、会会议规范范一、会议议效率不不高的原原因1、会议议的通病病——效率率不高小王是一一家公司司的职员员，他对对公司会会议有自自己的一一些想法法，他的的想法反反映了许许多公司司会议的的某些现现状，值值得我们们思考很多公司司往往由由于以下下原因，开开会效率率低下：：l 公司的主主管都不不知道何何时是开开会的最最好时机机。
许多多重要的的会都安安排在周周五下午午开，或或非要安安排在事事务繁忙忙的周一一开l 许多主管管对于何何时开会会几乎都都不征询询员工的的意见这这使得员员工疲于于奔命，甚甚至得延延后或放放弃参加加其他会会议l 有些“必必须到会会”的员工工，因为为已经与与重要客客户或政政府官员员有约在在先，根根本不能能出席，这这使得会会议讨论论很难进进行而而到场的的人往往往并非与与议题关关系最密密切的人人，所以以准备不不充分或或者根本本来不及及准备时下有一一句很流流行的话话——“最最近比较较烦”，对太太多像小小王一样样的职场场人士来来说，这这句话可可以改为为“开会比比较烦”开会会之所以以烦，用用小王的的话来说说，就是是“会议常常在毫无无章法的的状况下下进行，甚甚至毫无无意义地地延长时时间，即即使有决决议，质质量也很很低”，简而而言之，会会议效率率不高因因此，寻寻找致使使会议效效率不高高的原因因就显得得格外重重要2、会议议效率不不高的原原因会议效率率不高通通常由以以下7种种原因造造成在在这7种种原因中中，有33种原因因是会议议的“致命伤伤”，需要要格外警警惕这这3种原原因是：：主持人人的技能能、会议议的地点点以及会会议的准准备工作作。
表2-11会议效效率不高高的原因因及具体体表现项 次原因具体表现现（1）时间安排排得不合合适会议安排排在即将将午餐的的时间，每每个人都都饥肠辘辘辘，无无心开会会2）地点安排排得不妥妥当会议地点点设在经经理办公公室，致致使会议议被频繁繁打断，无无法正常常进行3）开会对象象选择不不对必须出席席会议的的人未到到，通知知来的是是一些可可有可无无的参加加者4）主持人影影响力不不够会议主持持人缺乏乏影响力力、说服服力，被被参会者者牵着鼻鼻子跑，无无法达到到会议意意图5）参会者的的技能不不够参会者发发言混乱乱，既不不知如何何表意，又又不知如如何引退退，致使使会议失失败6）准备工作作不够充充分开会前没没有通知知参会者者相关事事宜，致致使会议议拖沓而而无成效效7）目的和结结果不明明确开会的原原因、目目的和结结果在会会议进行行中忽然然发现皆皆不明确确，致使使会议毫毫无意义义、宣告告失败二、如何何进行预预防性管管理所谓预防防性管理理，其实实就是防防患于未未然，将将祸患扼扼杀于摇摇篮之中中对于于会议来来说，做做预防性性管理，实实际上就就是在开开会之前前，针对对可能导导致会议议效率低低下的各各种原因因，一一一做好预预防工作作，从而而保证会会议的高高效进行行。
以会议为为例，为为了预防防出现效效率不高高的情况况，下面面针对77种致使使会议效效率低下下的原因因，做一一个全面面的预防防性管理理表2-22 预防性性管理效率不高高的原因因预防性管管理措施施会议时间会议一般般应安排排在周二二至周四四上午或或者下午午两点半半以后，避避免安排排在周一一或周五五地点地点尽量量设置在在一个封封闭的会会议室内内，而且且最好围围着圆桌桌进行开会对象象的选择择事先通知知必须出出席会议议的人，将将出席会会议的人人分为必必须参加加者、可可以旁观观着和可可选择参参加者几几类主持人的的技能选择具有有亲和力力、影响响力的人人担当主主持人一一职参会者的的技能参会者一一定要具具有倾听听能力会议的准准备工作作一定要提提前做好好具体的的准备工工作开会的原原因、目目的和结结果在会议举举行之前前将开会会的原因因、目的的和结果果通知所所有的参参会者三、高效效会议的的八大特特征与低效率率会议相相对的就就是高效效会议，高高效会议议充分克克服了致致使会议议效率不不高的种种种不利利因素高高效会议议具有88大特征征建议在正正式召开开会议之之前，将将高效会会议的88大特征征一一列列出，并并随时检检验，充充分做好好预防性性管理，使使即将召召开的会会议能够够成为真真正意义义上的高高效会议议。
四、会议议规范会议规范范包含33个部分分：会议议时间安安排的规规范、固固定的会会议流程程规范以以及会议议规范本本身1、会议议时间安安排的规规范n 上午8--9点之之间，正正是员工工从家到到公司，准准备开始始一天工工作的时时候这这个时候候的员工工，心绪绪尚且混混乱，还还需一段段时间才才能进入入工作状状态因因此，试试图在这这一时间间段举行行会议、试试图让员员工回应应会议提提议或进进行业务务分析，从从人的生生理和心心理角度度来看，是是不现实实的n 上午9--10点点之间，员员工已经经开始进进入工作作状态在在这个时时间段最最适合进进行一对对一的会会谈，同同样也是是进行业业务会谈谈的最佳佳时机n 上午100-122点或下下午1--3点之之间，最最适合调调动员工工集思广广益大大家利用用头脑风风暴，不不断想出出新点子子、新方方法n 下午3--5点之之间，最最好不要要安排会会议这这个时段段的员工工开始进进入一天天当中的的倦怠期期，人人人希望马马上回家家，在这这个时段段举行会会议往往往会事倍倍功半2、固定定的会议议流程规规范图2-11固定的的会议规规范流程程固定的会会议流程程规范主主要包括括一个中中心、两两个基本本点。
1）一一个中心心一个中心心是指整整个会议议的议程程一个个中心包包括：u 会议的开开始，具具体包括括：致欢欢迎词；；阐明会会议目的的；交流流会议议议程；介介绍时间间安排、相相关规章章制度；；指定会会议记录录人u 进行会议议讨论，可可以分为为不同的的议程，比比如议程程一、议议程二、议议程三等等具体体包括：：分享话话题和目目标；交交流信息息；产生生主意、做做决定、确确认行动动；总结结u 结束会议议，具体体包括：：总结；；安排下下次会议议2）两两个基本本点两个基本本点是指指会议的的一头一一尾，即即会议开开始前的的准备和和会议结结束后的的跟踪，这这两个基基本点是是最容易易被忽视视的但但是，它它们却是是保证会会议成败败的关键键所以以，一个个规范的的会议流流程必须须包含会会前的准准备工作作与会后后的跟踪踪工作会会前的准准备工作作与会后后的跟踪踪工作具具体包括括写、发发备忘录录，制定定跟踪计计划，以以及安排排下次做做汇报的的人选等等3、会议议本身要要遵守的的规则（HHousse KKeeppingg）会议规范范是指大大家达成成共识的的会议守守则会会议规范范主要包包括以下下条款：：Ø 所有参会会者将每每周工作作安排时时间表交交给会议议安排人人，以找找出最适适宜所有有参会人人的开会会时间。
Ø 超过1小小时的会会议应有有书面通通知、议议程表及及相关资资料Ø 所有参会会者都要要准备在在会上发发言Ø 准时开始始，准时时结束Ø 各业务单单位负责责人对决决议能否否达成负负直接责责任Ø 所有参会会者应知知道维护护别人的的尊严，不不在会中中羞辱别别人，这这条规则则最重要要，需特特别注意意Ø 意见不同同是好事事，议论论才能面面面俱到到，甚至至有人扮扮“黑脸”Ø 会议结束束2-33天后，所所有参会者应应拿到会会议记录录Ø 所有参会会者应承承担起对对会议质质量进行行反馈的的职责Ø 必要时请请第三方方监控，以以保证会会议质量量第三讲 开开会前的的准备工工作本讲重点点：一、如何何判断是是否需要要开会二、会议议准备的的作用和和方法三、会议议准备的的内容四、主持持人如何何做会前前准备“机遇只只偏爱那那些有准准备的头头脑”对一一个人而而言，无无论做任任何事，如如果事前前没有做做好充分分的准备备，那么么等待他他的必然然是一个个注定的的失败对对一次会会议而言言，高效效的会议议其实在在正式宣宣布开始始之前就就开始了了！一次次高效会会议的第第一步准准备工作作是确定定是否真真的有开开会的必必要性这这个确定定工作看看似多余余，实际际上必不不可少。
这这一步确确定工作作的作用用相当于于一个“筛选器器”，它使使那些根根本不符符合发生生条件的的“会议”提前落落选，从从而为高高效会议议的产生生把好第第一关一、如何何判断是是否需要要开会在开会之之前的准准备，先先问一个个问题这这个会到到底要不不要开1、不需需要开会会的情况况：图3-11 不需开开会的“五个如如果”n 如果还有有比开会会更好的的方法，即即如果能能够通过过一些看看似原始始的方法法达到与与开会同同样的目目的，就就无需举举行会议议，例如如写纸条条、打电或发发邮件等等n 这些方式式可能在在感觉上上不如开开会那么么痛快淋淋漓，然然而却简简洁有效效，对于于一些问问题的解解决具有有经济实实用的优优势n 如果你是是唯一可可以做决决策的人人，那么么一定不不要浪费费自己和和他人的的时间，召召开耗时时长久的的所谓会会议首首先，因因为他人人的参与与可能只只能把问问题变得得更糟；；其次，决决策既然然只能由由你做出出，就无无需聚集集他人集集体讨论论，结果果又全盘盘推翻他他人意见见，这种种做法只只会既不不利于解解决问题题，又容容易令自自己陷入入尴尬境境地n 会议成本本是一个个绝对不不容忽视视的问题题，一定定要做好好会议成成本的预预算，不不能用高高昂的会会议成本本来换取取某些会会议的发发生，因因为长此此以往公公司必然然会不堪堪重负、得得不偿失失。
2、一定定要开会会的情况况图3-22 必须开开会的“五个如如果”u “听取部部门汇报报工作”最好采采用会议议的形式式，不能能用每周周或每月月交一次次书面报报告的方方式取代代定时时交书面面报告往往往会流流于形式式，往往往会使公公司上下下形成为为了交报报告而交交报告的的不良风风气，使使公司内内部缺乏乏沟通，使使问题和和建议无无法顺畅畅流通，长长此以往往，后果果不堪设设想因因此，每每月一定定要召开开正式的的会议，听听取部门门汇报工工作，使使各种信信息在公公司内部部高效流流通u 表扬和批批评是两两种很好好的激励励方式，而而当众的的表扬和和批评具具有更强强的影响响力采采用会议议的形式式表扬或或批评，有有利于充充分发挥挥表扬或或批评的的作用在在大会上上当众表表扬“明星员员工”可以树树立标杆杆，充分分发挥榜榜样的好好作用，有有效推动动竞争；；当众批批评某些些情节严严重的错错误行为为，有利利于警醒醒员工，避避免同类类事情再再度发生生u 当你给某某一个项项目小组组，或者者给你的的部门分分配任务务时，一一定要举举行会议议，不能能采用邮邮件或者者其他书书面形式式因为为分派任任务意味味着要达达到团结结上下、协协作完成成任务的的目的，只只有通过过会议把把任务公公共化、明明确化，才才能促进进协作，从从而保证证任务的的及时完完成。
二、会议议准备的的作用和和方法当你确定定有必要要召开会会议时，首首先要了了解准备备工作究究竟有什什么作用用只有有认识到到准备工工作的作作用，才才能有更更大的积积极性、更更有信心心地做好好准备工工作一一般来说说，会议议的准备备工作具具有以上上4种作作用，它它可以帮帮助你确确定在会会议中应应该采取取哪种讨讨论方式式达到最最好的会会议效果果；通过过充分的的会议准准备、通通过书面面通知的的形式告告知参会会者会议议的目的的、意图图以及会会议对参参会者发发言的要要求等情情况良良好的会会议准备备工作能能够帮助助你节省省会议时时间，同同时减少少会议中中可能出出现的各各种冲突突，使会会议井然然有序、卓卓有成效效1、会议议准备的的1H55W法图3-33 1H55W1H5WW是指会会议准备备工作需需要特别别注意的的6个方方面，用用英文缩缩写表示示为1HH5W2、特殊殊提醒根据统计计调查显显示，会会议人数数最多不不应超过过9个，最最为合适适的人数数是5至至7人这这个人数数既能够够防止人人数太少少，不能能集中反反映群体体思想，又又能避免免因为人人数过多多，从而而造成一一部分人人的消极极参与当当然，会会议的合合适人数数应该根根据会议议的议题题、重要要性具体体决定。
三、会议议准备的的内容（会会议准备备工作核核对单）会议的具具体准备备工作相相当于会会议的硬硬件，因因此必须须要面面面俱到将将这些具具体的工工作一一一列出就就是一张张会议准准备工作作核对单单这张张核对单单虽然数数目繁多多，然而而却是会会议成功功的有效效保证表3-11 会议准准备工作作核对表表序号内 容容序号内 容容1了解会议议的目的的2是否一定定要开会会3确定会议议的形式式4安排会议议的议程程5决定会议议的时间间6确定会议议的主持持人7决定会议议的地点点8研究会场场如何布布置9确定出席席人数10安排出席席者座位位11是否准备备会议名名签12是否安排排交通工工具13是否安排排参会者者住宿14是否发出出了会议议通知15确定视听听教材16确定辅助助教材17准备会场场周边位位置图18是否要求求参会者者准备资资料19确定自己己人的相相关资料料20是否安排排会后娱娱乐项目目并做好好事先通通知以上200个条款款是一般般会议都都应该注注意的一一些硬性性因素，还还有一些些因素很很容易被被忽视，一一定要特特别注意意：会场的布布置需要要特别注注意：l 如果与会会人员超超过100个，会会场最好好布置成成“Ｕ”字型，主主持人可可以站在在会场中中央，这这样有利利于协调调讨论；；l 如果是全全体会议议，可以以布置成成阶梯教教室的形形式；l 5到7人人的会议议，最好好安排成成圆桌型型，也就就是半岛岛型。
四、主持持人如何何做会前前准备1、主持持人的44个准备备工作2、SWWOT分分析图3-44 SWOOT分析析SWOTT是以上上四个英英文单词词的缩合合形式其其中，“S”和“W”代表主主持人自自身具有有的主持持优势和和劣势；；而“O”和“T”则是指指你所进进行的这这次会议议主持工工作对你你周围的的环境（也也包括你你自身）可可能带来来的机会会或是威威胁第四讲 成成功会议议的五种种策略本讲重点点：一、如何何做开场场白二、如何何分配发发言时间间三、如何何掌握议议事进度度四、如何何达成会会议决策策五、如何何圆满结结束会议议一、如何何做开场场白二、如何何分配发发言时间间三、如何何掌握议议事进度度掌握议事事进度对对一次会会议的成成功可谓谓至关重重要控控场也就就成为一一个主持持人最应应训练的的技巧之之一掌掌握议事事进度主主要包括括2种方方式：语语言方式式与非语语言方式式1、语言言方式语言方式式是指主主持人用用一些比比较有技技巧的话话语来控控制会议议的议事事进度例例如，面面对一些些非常容容易滔滔滔不绝的的发言者者，主持持人可以以凭借对对其的了了解，让让其先发发言，使使其尽量量缩短发发言的时时间。
具具体做法法如：“能不能能用3分钟的的时间给给我们简简单的说说一下？？”当他说说到5分分钟的时时候，你你可以再再说：“嗯，已已经5分分钟了，你你说的正正是我们们需要的的或者可可以采用用一带而而过的方方法，例例如“你刚才才说的内内容非常常好，你你对下一一问题怎怎么看？？”这样就就可以把把他从一一个问题题带到另另一个问问题，或或是可以以转移说说话对象象，如“你说得得很好，坐坐在您旁旁边的这这位怎么么看呢？？”通过以上上这些话话语即语语言方式式，主持持人可以以有意识识的、合合理的控控制议事事进度2、非语语言方式式更有效的的掌控议议事进度度的方式式是用非非语言性性的方式式，即通通过眼神神、手势势等面部部表情告告诉发言言人说多多了或者者别说了了，或者者是说得得不够接接着说等等比如如主持人人把目光光转向别别人，就就可能是是在提示示正在说说话的人人可以停停止说话话了；不不耐烦的的敲桌子子，也可可以提示示结束发发言；用用比较不不礼貌的的方式，如如不停的的看手表表，也能能达到同同样的效效果语言和非非语言这这2种形形式的合合理运用用，可以以做到有有效的控控场，使使会议既既不会太太短，也也不会太太长，准准时开始始，准时时结束。
四、如何何达成会会议决议议1、彼德德·德鲁克克决议法法彼德·德德鲁克是是世界著著名的管管理大师师，他通通过多年年的学习习研究，总总结出了了达成协协议的如如下步骤骤通过过这些步步骤的有有效执行行，能够够顺利达达成协议议2、4种种群体决决策图4-114种群群体决策策Ø 权威决策策u 权威决策策出现于于最高掌掌权者具具有决策策权和否否决权，单单方面作作出决定定时u 适宜使用用：当组组织授权权团队领领导人作作最终决决策并全全权负责责时u 不宜使用用：当团团队领导导人希望望团队成成员接纳纳并支持持某项决决策时Ø 少数服从从多数决决策u 少数服从从多数决决策出现现于多数数成员同同意提案案时，它它以民主主原则为为基础u 适宜使用用：当时时间有限限，而决决策结果果不会对对反对者者造成消消极影响响时u 注意：投投票容易易导致输输赢之争争，输方方将难以以尽职和和投入Ø 共识决策策u 共识决策策产生于于所有成成员都不不同程度度地支持持某项提提议，每每一团队队成员均均有否决决权u 共识决策策提供一一种反映映所有成成员想法法的全面面解决办办法，能能够提高高成员实实施决策策的积极极性，体体现平等等之风u 注意：如如果决策策时间有有限，或或团队成成员不具具备决策策的足够够技巧，决决策就难难以形成成。
Ø 无异议决决策u 无异议决决策产生生于所有有成员对对某项决决策完全全赞同时时u 当提案非非常重要要，要求求所有成成员达成成完全一一致时，团团队应作作出无异异议决策策u 注意：无无论团队队具备什什么样的的经验，无无异议决决策都很很难达成成只有有当一项项决策的的结果对对每个成成员都至至关重 要时才才有可能能作出无无异议决决策3、4种种团队决决策法五、如何何圆满结结束会议议第五讲 会会议中的的沟通与与反馈技技巧本讲重点点：一、会会议中的的沟通技技巧二、会议议中的反反馈技巧巧一、会议议中的沟沟通技巧巧1、3种种沟通图图画Ø 沟通漏斗斗图5-11 沟通漏漏斗沟通漏斗斗呈现的的是一种种由上至至下逐渐渐减少的的趋势，因因为漏斗斗的特性性就在于于“漏”对沟沟通者来来说，是是指如果果一个人人心里想想的是1100%%的东西西，当你你在众人人面前、在在开会的的场合用用语言表表达心里里1000%的东东西时，这这些东西西已经漏漏掉了220%，你你说出来来的只剩剩80%%了而而当这880%的的东西进进入别人人的耳朵朵时，由由于文化化水平、知知识背景景的关系系，只存存活了660%实实际上，真真正被别别人理解解了、消消化了的的东西大大概只有有40%%。
等到到这些人人遵照领领悟的440%具具体行动动时，已已经变成成20%%了这就是所所谓的沟沟通漏斗斗，它的的吞并功功能可谓谓强大然然而，这这样的漏漏斗现象象时时刻刻刻发生生在我们们周围，真真的非常常可怕所所以，一一定要掌掌握一些些沟通技技巧，争争取让这这个漏斗斗漏得越越来越少少Ø 沟通金三三角图5-22 沟通金金三角沟通金三三角反映映的是一一种换位位思考的的思维模模式由由图5--2所示示，在三三角形的的底端，“自己”和“对方”在两边说话，你谈你的事儿，我谈我的事儿，这种沟通只是在对话，是不会成功的；只有在金三角的顶端，只有开会沟通的双方采用换位思考的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思考Ø 沟通的冰冰山模式式图5-33 沟通的的冰山模模式沟通的冰冰山模式式反映了了两个人人或者两两组人在在谈话时时，谈的的是同一一个话题题，但是是大家说说出的内内容只是是冰山露露出水面面的部分分，而对对方真正正想表达达的东西西大部分分隐藏在在水面以以下冰冰山露出出水面的的部分只只占整个个冰山体体积的55%～220%，隐隐含在水水面以下下的冰山山体积，即即对方真真正想说说却没说说出的内内容则占占到800%～995%。
2、有效效沟通原原则沟通的成成功得益益于在沟沟通时，双双方都有有明确的的沟通目目标，并并且有明明确的时时间约束束在沟沟通前，有有充分的的准备工工作在在沟通过过程中，彼彼此积极极主动，善善于倾听听对方，注注重双方方的每一一个细节节，并且且双方为为达成目目标而不不断努力力只有有掌握了了这些沟沟通原则则，才能能促进沟沟通的顺顺利进行行3、造成成沟通困困难的因因素4、如何何建立信信任信任是沟沟通的前前提二、会议议中的反反馈技巧巧反馈的两两种类型型图5-44 反馈的的两种类类型u 正面指导导反馈———积极极的反馈馈是一种种正面的的强化指指导，即即一般意意义上的的表扬成成功的正正面指导导反馈一一定要具具有以下下特征：：具有肯肯定行为为价值、描描述特定定的行为为、真心心的、及及时、经经常、逐逐渐减少少u 建设性反反馈是一一种劝告告指导，即即一般意意义上的的批评批批评要非非常注意意方式，既既要达到到反馈的的目的，又又不能伤伤害别人人的自尊尊批评评三步曲曲：首先先表扬特特定的成成就、指指出做得得不好的的地方、以以肯定和和支持来来结束下面介绍绍2种效效果较好好的建设设性反馈馈：第六讲 主主持人的的会议管管理技巧巧本讲重点点：一、倾听听的技巧巧二、实际际的说话话技巧 三三、情景景模拟一、倾听听的技巧巧1、倾听听的礼节节倾听的礼礼节包括括 3项项内容：：首先建建议你学学会倾听听别人的的故事，进进而倾听听别人完完整的故故事，而而且最好好能在听听完别人人完整的的故事之之后再发发言。
只只有听完完别人完完整的故故事之后后，你才才能换一一个角度度，站在在他人的的立场上上，充分分理解他他人的处处境、他他人当时时的心情情，也才才能帮助助你做出出正确的的判断，以以免犯下下无法弥弥补的错错误倾倾听是有有一定礼礼节的行行为，一一定要充充分重视视聽充分注意意了倾听听的礼节节，就能能够很好好的理解解什么是是倾听n 倾听首先先是一种种管理技技巧，这这种技巧巧能够通通过学习习和锻炼炼得到提提高n 其次倾听听是一种种忘我的的方式，让让自我与与他人在在同一种种话语背背景中融融合2、倾听听的具体体方法倾听时最最好保持持点头且且微笑的的精神面面貌，你你的眼神神要与交交谈者相相互接触触，要使使交谈者者有一种种被重视视、在沟沟通的感感觉另另外还要要发出一一些倾听听的声音音，例如如“就是”、“好好”、“是这样样吗？”“不错错”、“真的”这样的的话，这这些语言言会激励励对方越越说越多多，因为为他会觉觉得自己己是被倾倾听的此外，身身体前倾倾也是倾倾听的有有效技巧巧，这种种往前倾倾的姿势势是保证证精力充充沛的良良好方式式，同时时还可以以保证你你不走神神，你的的身体前前倾时，会会给被倾倾听者其其很受尊尊重的印印象。
倾听的关关键则是是重复和和总结，当当然也要要做好相相关的记记录3、倾听听的误区区倾听容易易陷入以以下误区区，一定定要格外外注意4、“倾倾听”小总结结如果用两两句日常常用语来来总结倾倾听的技技巧，那那你可以以经常使使用“我也有有相同的的经历”“如果果是我的的话”这两句句话进入入倾听状状态，同同时也能能使会谈谈者充分分感受到到你正在在倾听其其实，这这两句话话的作用用在于它它可以使使你置身身于一种种既合适适表达自自己感受受，又能能与别人人融洽沟沟通的情情境中，如如此一来来，身为为主持人人的你，当当然能够够在会议议主持中中游刃有有余 二、会议议中的说说话技巧巧会议中主主持人要要学会使使用以下下几种说说话技巧巧：Ø 展示即即主持人人使用流流利的话话语把自自己的想想法展示示给大家家Ø 探询参参会者面面对主持持人的展展示发言言会持有有许多不不同意见见，这时时候主持持人要用用一些经经典的探探询式问问话来了了解参会会者的意意见，例例如：“后来呢呢？”“那结结果怎么么样呢？？”“那你你到底什什么意思思呢？”“你能能再给我我们讲清清楚一点点吗？”Ø 评论参参会者回回答完主主持人的的探询问问话之后后，主持持人将对对参会者者的回答答作出评评论，如如“我明白白你的意意思了”“我认认为问题题是 ..........”这样两两者的沟沟通就可可以顺畅畅进行了了。
Ø 建立评评论之后后需要采采用“建立”的说话话技巧建立”就像搭积木一样，是指主持人将参会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？”Ø 测试理解解情况在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况例如“刚才这位先生的发言大家都清楚了吗？”或者说 “您刚才是说的这个意思，我理解对了吗？”这就是测试的说话方式，用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义Ø 总结在在测试完完理解情情况之后后，就需需要总结结，即把把大家的的意见集集中，例例如：“刚才大大家讨论论非常好好，我来来总结一一下你们们说的是是一、二二、三………”Ø 排除与引引进排排除是指指拒绝某某些参会会者继续续发言，引引进指邀邀请某些些参会者者发言具具体是指指当主持持人碰到到那些说说话容易易滔滔不不绝，或或是说话话总是跑跑题的发发言者时时，要将将其关在在门外，即即将其排排除”。
排除”的具体体方法是是：“您这个个观点太太好了，那那么您对对下一个个问题怎怎么看？？”或是“你这个个问题回回答得非非常好，您您旁边那那位有什什么见解解呀？后后边那位位有什么么见解呀呀？”用这种种问话可可以达到到一举两两得的效效果，其其一是可可以把你你想排除除的人排排除出去去，其二二则可以以让那些些还没发发言的人人得到发发言的机机会这这其二“把别人人带进来来”就是所所谓的“引进”简而而言之，排排除的是是滔滔不不绝的人人，引进进的是沉沉默不语语的人这这是两种种很好的的说话技技巧，这这两种技技巧通常常是连用用的Ø 就程序提提出建议议主持持人就会会议程序序提出一一些建议议，主要要的目的的是掌控控会议时时间一一个会议议进行到到一定时时间时，主主持人就就要根据据实际情情况说：：“好，这这个程序序我们现现在进行行到第二二步了，那那我建议议我们马马上转入入第三步步的程序序”、“我们讨讨论这几几个方案案到底哪哪个适用用？”第七讲 如如何对待待会议中中意外情情况本讲重点点：一、“蝉”型发言言者的症症状与应应对办法法 二二、“鲨鱼”型发言言者的症症状与应应对办法法 三三、“驴”型发言言者的症症状与应应对办法法 四四、“兔子”型发言言者的症症状与应应对办法法 五五、“螃蟹”型发言言者的症症状与应应对办法法一、“蝉蝉”型发言言者的症症状与应应对办法法二、“鲨鲨鱼”型发言言者的症症状与应应对办法法三、“驴驴”型发言言者的症症状与应应对办法法四、“兔兔子”型发言言者的症症状与应应对办法法五、“螃螃蟹” 型发发言者的的症状与与应对办办法对付“螃螃蟹”型发言言者的办办法：Ø 强调时间间压力Ø 重申会议议规范Ø 带入别人人Ø 短暂沉默默第八讲 主主持人与与参会者者的守则则与责任任本讲重点点：一、主持持人的守守则与责责任 二二、参会会者的守守则与责责任 三三、主持持人和参参会者怎怎样达成成协议一、主持持人的守守则与责责任1、具体体的守则则与责任任2、主持持人作为为矛盾调调停者的的失败表表现二、参会会者的守守则与责责任1、参会会者100大守则则2、参会会者的责责任表8-11 参会者者责任一一览表时间参会者的的责任开会前根据个人人的观点点研究问问题依据提供供的资料料准备论论证的材材料记下开会会的日期期、时间间、地点点做好在会会议中尽尽量表达达的心理理准备开会中倾听他人人的意见见积极发表表自己的的见解关注正在在讨论的的事项与主持人人密切配配合以达达到会议议目的开会后会议达成成了什么么结果还有哪些些事情未未完成分配给自自己的任任务如何何完成三、主持持人和参参会者怎怎样达成成协议图8-11 冲突的的二维模模式图8-11是一个个坐标系系，反映映了面对对冲突时时人们各各种各样样的反应应。
这个个图的纵纵坐标分分为决断断和不决决断，横横坐标则则是合作作与不合合作它它反映了了冲突发发生时，个个人的选选择情况况个人人是选择择满足自自己还是是满足别别人，也也就是选选择决断断还是选选择合作作根据这个个坐标，介介绍5种种处理冲冲突的方方法从从而了解解主持人人和参会会者如何何用不同同的冲突突类型来来共同解解决矛盾盾，处理理冲突，达达成会议议的最终终结果Ø 暴力型暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少Ø 迁就型迁就型就是一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型Ø 回避型回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾Ø 协作型协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突Ø 妥协型妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”第九讲 会会议记录录本讲重点点：一、记录录者功能能和胜任任条件 二二、对会会议记录录的100大建议议 三三、团队队会议的的误区一、记录录者功能能和胜任任条件1、会议议记录者者主要有有4种功功能Ø 会议记录录者特别别重要。
会会议记录录在会议议中的重重要性仅仅次于主主持人，他他也是导导致一个个会议成成败的关关键Ø 会议记录录者的一一个主要要功能是是记录和和维持议议程所设设计的程程序这这一功能能主要表表现在会会议的事事后跟踪踪这个部部分会会议记录录者在会会议的过过程中主主要负责责记录、维维持会议议的议程程所设计计的程序序，可以以起到“和事佬佬”的作用用Ø 会议记录录者还有有协助主主持人做做好会议议总结与与归纳的的功能比比较落后后的工作作方法是是指派秘秘书或普普通的文文员去做做会议记记录，现现在则流流行指派派那些有有潜力做做主持人人的员工工去做这这项工作作因为为这样做做可以帮帮助公司司培养后后备人才才(这里里专指那那些将来来可以去去做主持持人的人人才)而而且，在在这个问问题上，主主张要由由不同的的员工轮轮流担任任会议记记录者，而而不是由由固定的的部门秘秘书来专专职担任任，因为为这一做做法有助助于锻炼炼一群人人，而不不是一个个人Ø 观察预防防功能会会议记录录者的观观察预防防功能是是比较容容易被忽忽视的一一大功能能简单单来说，会会议记录录者可以以以一个个旁观者者的角度度来观察察会议中中是否存存在一些些误区，同同时可以以从旁对对主持人人做出提提醒。
例例如，可可以清楚楚地观察察在会议议中哪些些人发言言过长，哪哪些人尚尚未发言言，并对对这些情情况做好好相关纪纪录，以以此来提提醒主持持人2、谁能能胜任会会议记录录者许多传统统的观点点认为会会议记录录者是会会议中最最“简单”的角色色，其实实这种观观点已然然落后了了许多会会议记录录者在现现代会议议中是仅仅次于会会议主持持人的一一个重要要角色因因为，一一名好的的会议记记录者可可以增进进议事效效率，而而一名不不好的会会议记录录者不仅仅徒增误误会，还还浪费时时间；一一名称职职的会议议记录者者不仅能能仔细倾倾听发言言，而且且能准确确陈述听听到的内内容，同同时记录录好几项项发言而而不失误误所以，一一名会议议记录者者需要同同时具有有多项才才能：Ø 反应快对于大家提到的问题，能够迅速反应Ø 写字快做会议记录，写字速度当然有一定要求Ø 知识面广广在做做会议记记录时，经经常会听听到一些些专业术术语，没没有相对对广的知知识面，对对这些专专业术语语，你可可能既听听不懂，也也不会写写这属属于一个个会议记记录者的的硬件能能力Ø 记忆力特特别强会议记录者要能记住发言者所说事情的前因后果，遇到一个很复杂又冗长的问题时，更需要超强的记忆力，否则，很可能记到最后已经不知发言者所云了。
Ø 组织能力力强Ø 倾听能力力强Ø 总结能力力强二、对会会议记录录的100大建议议对会议记记录的十十大建议议：n 重要的会会议应该该进行录录音，从从而使整整理会议议记录时时有依据据n 除非有必必要，定定期召开开的会议议通常不不用录音音因花花费时间间记下的的详细发发言内容容，可能能毫无用用武之地地n 大多数会会议都能能指定一一个会议议记录者者主席席最好不不要兼任任此项工工作此此外，会会议记录录者最好好由参会会者轮流流担任n 会议记录录者的笔笔记最好好要流畅畅，易于于了解，同同时不失失真笔笔记最好好用电脑脑打出来来，方便便参阅n 会议记录录者的责责任更全全面：ü 要及时指指出令人人困惑的的发言，请请该发言言人解释释清楚ü 适时做总总结，协协助讨论论进行ü 向参会者者确认各各议案的的排序是是否无误误n 会议记录录内容全全面而准准确：ü 讨论过程程中所达达成的各各种共识识ü 有哪些证证据支持持议案的的通过，及及反对意意见如何何ü 分派工作作的详细细情形及及完成日日期n 会议结束束后重新新整理所所记录的的内容，尽尽可能维维持在一一页的长长度n 会议记录录应有组组织地整整理：ü 标题、会会议目标标、主席名名字、缺缺席及出出席人名名单列在在会议记记录起头头处。
ü 使用列点点或简短短的一段段文字，说出会议达成了什么一致ü 工作分派派情形及及完成日日期记录录无误ü 通过此决决议的评评估标准准（如有有必要）n 会议记录录者应与与主席共共同修正正会议记记录者错错误的部部分n 将会议记记录发送送给参会会者三、团队队会议的的误区最主要的的观察预预防功能能体现在在他可以以警醒主主持人避避免走入入以下33大会议议误区：：u 第一误区区社会性性懈怠社会性懈懈怠是一一个心理理学上的的名词，它它指的是是一种群群体的无无所谓状状态以以会议为为例，许许多会议议决议的的产生通通常都要要使用“全体通通过”这个名名词，其其实这个个名词代代表的意意义并不不是真正正的全体体意见一一致，而而是一种种群体性性的漠视视结果大大多数人人对于主主持人或或发言者者提出的的问题不不感兴趣趣或是不不予理睬睬，听之之任之，从从始至终终好像是是在一种种参会状状态，实实际是处处在一种种参与的的假象中中对于这种种会议误误区，身身在其中中的主持持人和对对答者均均不易察察觉，只只有站在在第三者者角度上上的会议议记录者者可以清清楚看到到，因此此，它可可以针对对此种情情况适时时做出提提醒，避避免会议议作出少少数人的的决议，从从而失去去了开会会的真正正价值。
u 第二误区区从众心心理从众心理理就是大大家都用用一种声声音说话话参会会者之所所以会用用一种声声音说话话，不是是因为站站在真理理的角度度上，而而主要是是因为规规范性的的从众压压力例例如某个个小团体体或是很很有权威威的某个个人的影影响力很很强，他他们的想想法因为为他们的的影响力力而对很很多个体体产生一一种强大大的压迫迫力，迫迫使许多多个体同同意其决决策这种误区区也需要要类似会会议记录录者这样样的第三三者来观观察发现现，并帮帮助大家家及时预预防u 第三误区区团体极极化团体极化化指的是是会议的的讨论有有时会趋趋于极端端化，或或者极好好或者极极坏无无论是哪哪种情况况，都不不利于形形成客观观的决议议会议记录录者的客客观立场场能够帮帮助克服服这种误误区第十讲 会会后跟进进本讲重点点：一、作为为参会者者的会后后跟进 二二、作为为主持人人的会后后跟进 三三、自我我评定 四四、怎样样提高下下次会议议的质量量 五五、关于于习惯一、作为为参会者者的会后后跟进人们会以以时间紧紧，任务务急为借借口，会会后不再再考虑开开会过程程中的各各种情形形，对于于那些认认为与自自己无关关的会议议则更是是如此。
其其实，会会后的回回顾能帮帮助自己己反思并并澄清一一些事情情，从会会议中得得到更多多的收获获，这是是一种良良好的习习惯二、作为为主持人人的会后后跟进作为一名名会议主主持人，在在具体工工作中不不能有任任何闪失失即使使是会后后的跟进进工作，也也要环环环相扣，一一步一个个脚印的的认真完完成，只只有这样样才能给给自己和和别人不不断创造造新的机机会三、自我我评定u 以自我评评定单中中的第66条为例例主持人一一定要询询问大家家是否都都已明白白自己的的意思值值得注意意的问题题是：询询问要注注意方式式，最好好不要直直接问“你们听听明白了了吗？”这样容容易给人人造成一一种高人人一等的的感觉，对对成年人人而言，这这显然会会伤及别别人的自自尊最最好这样样提问：：“你们觉觉得我说说清楚了了吗？”其实这这样的问问话暗含含着你是是否听懂懂的意思思，但是是由于语语气非常常委婉得得体，所所以，既既可以鼓鼓励别人人提问，又又充分顾顾及了别别人的自自尊心，可可谓一举举两得u 以自我评评定单中中的第99条为例例如果主持持人在发发言中表表达的意意思很复复杂，令令人难以以明白，那那你最好好事先考考虑好这这个问题题，找到到一种能能让大家家迅速明明白的说说话途径径。
一般般来说，你你可以先先将这些些内容作作个解释释，然后后不断重重复说明明，这样样既可以以节省沟沟通时间间，又能能让别人人很快领领会你的的真意例例如做人人力资源源管理工工作经常常会使用用到一些些术语，这这些术语语可能有有很多人人不太熟熟悉，诸诸如H22D（人人力资源源管理）、HH2M（人人力资源源开发）等等所以以，你要要养成一一种习惯惯，在你你发言的的时候，首首先介绍绍这些词词语的意意思以以免有人人不解其其意，又又不好意意思发问问，致使使耽搁会会议时间间，影响响沟通效效果四、怎样样提高下下次会议议的质量量怎样提高高下次会会议的质质量：Ø 只有必要要时才开开会Ø 召集会议议之前及及早着手手准备是是有效会会议的关关键Ø 制订出色色的会议议议程并并事先分分发Ø 时间是宝宝贵的，开开会是要要花钱的的;准时时开会，才才能准时时结束Ø 经常加以以归纳,,有意识识地把握握会议的的方向Ø 注意力集集中在政政策和行行动上,,别让意意外事件件让你陷陷入困境境Ø 会议记录录应阐明明最后的的结论Ø 会议成功功只有用用结果来来衡量Ø 注重结果果，但更更强调实实施所有有的决定定Ø 作为主持持人，要要劝阻冗冗长的发发言,鼓鼓励沉默默的人发发言,阐阐明糊涂涂的观点点,删除除重复的的话题。
五、关于于习惯 1、什么么是习惯惯 2、如何何改变旧旧时的习习惯3、如何何把习惯惯变成技技巧及行行为。