采购管理制度 错误！未定义书签第一条总则 1第二条公司采购管理制度 1采购管理制度第一条总则1、 为加强材料、设备采购的管理，根据国家有关法律法规的规定，结合公 司的实际情况，制定本制度2、 总工办和项目技术部是工程材料设备采购、仓储管理的第一责任部门， 具体工作由项目技术部会同营销部完成第二条公司采购管理制度1、 采购依据（1） 、本公司各类采购均需生产部提出申请，填写《请购单》，由采购部统 一采购2） 、发单人必须填写大约价值并提出开支（采购）的足够理由和资金使用计 划，经部门领导同意后，交由总经理审批签字，由采购部或其他部门执行3） 、对预算外需求单的审批，经部门主管同意后，一律报总经理审批4） 、各部门需开支（采购）时，凡没有按上述审批手续审批的，财务部将拒 绝付款5） 、采购部凭《请购单》采购，不得随意变换物资的品种、规格、数量， 否则后果自负；如果因“采购通知单”的错误而购错了物资的，则由填写《请购 单》的负责人负责2、 采购原则（1） 、严禁非专职采购员采购物资，凡非专职采购员采购的物资，公司不予 报销2） 、对于大宗材料、大型设备的采购，必须要求供应商以的形式报价， 通过考察综合评选，采用相对价格较低、质量最优的材料和设备。
3） 、对工程所需的材料、设备，应根据需要数量、规格、使用时间等提前 作出采购计划，周密布署，确保工期4） 、洽谈业务时，坚持货比三家，对所购材料进行详细地考察了解，选择 合适的产品5） 、确定工程材料设备采购供货方后，应签定详细的供货合同，内容包括 产地、品牌、等级、数量、价格、型号、供货时间等，按照合同规定，保证及时 供货6） 、供货方应及时提供工程材料设备的证明和有关票据，以便结算财务部 入帐7） 、项目技术部及其驻工地代表严格对进场工程材料设备进行监督和检查 验收，确保工程质量，按时完成工期3、采购管理细则（1） 、本公司各部门在需要采购各类物品时，必须由部门负责人填报《请购 单》，并由仓管员签字确认公司仓库无此材料或物品时，报告经理批准后，再转 给采购员进行采购2） 、采购员必须严格按照《请购单》上所要求的材料名称、型号、规格、 数量进行采购，若确实采购不到所需要的材料时，必须立即通知申购部门进行调 整或变更3） 、采购员要对供应商进行多方位的考察及了解，务必要做到货比三家， 尽量固定在信誉好，物美价廉的几家供应商进行采购，原则上必须做到月结付款， 采购单价不能高于市场均价的5%，采购经理负责审核采购价，若超过公司规定， 超过部分由采购经理负责赔偿。
4） 、采购员必须每天收集主要原材料价格变化的信息，并及时报告给公司， 以便公司作出大宗材料择时采购的决定5） 、公司大宗材料的采购，务必当场与供货商签订《**购销合同》，若没 有及时签订的，须先汇报总经理合同上必须注明所采购材料的名称、数量、规 格、单价、型号、付款方式、运输方式、双方的责任、质量处理方式及其他特殊 要求6） 、采购员在申领购货款时，必须报请总经理同意后，方可在财务部领取 购货款，原则上尽量使用支票或转帐，减少现金流量7） 、采购员必须在申购部门要求的时间内将材料购回8） 、采购回来的所有材料和物品必须由仓库保管员进行验收，验收无误后， 由仓管员开具验收单采购员在报销时，必须出具验收单和发票，只有当验收单 与发票相一致时，并经总经理批准后，财务部才能予以核销9） 、采购员不得将采购回来的原材料或物品未经验收而直接送给申购部门 使用10） 、采购员所领取的备用金或购货款必须在本周内（或本月）到财务部 进行核销11） 、凡是要对实行月结的供应商进行付款时，必须由财务部与对方进行 对帐后，并经总经理同意后，才能付款12） 、采购员在采购与颜色有关的材料时，必须要供应商提供色板，并依 据合同确认的色板进行采购。
13） 采购阶段应分询价、订购、交货三个阶段，以《采购进度控制表》控 制采购作业进度14） 采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制《进度异常反应单》 并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈总经理核示后转送请购部门，依 请购部门意见拟订对策处理15） 索赔① 采购部门接到收货异常报告（《材料检验报告表》或《公证报告》等）时， 应立即填制《索赔记录单》并及时会同相应部门处理② 以货运公司或保险公司为索赔对象者，由人事行政部门办理索赔；以供应 厂商为索赔对象时，由采购部门办理索赔③ 索赔案件办妥后，《索赔记录单》应依原采购核决权限呈核后归档16） 退货或退换：采购材料须予退货或退换时，采购部门应适时通知供应 商《函》，详述退货或退换原因，后再将《材料检验报告表》复印件及相关 照片邮寄给供应商4、报账（1） 采购人员凭购买发票、用款申请书、物资验收入库单等资料办理报账 手续2） 财务部门对采购人员提供的相关资料进行审核，并按公司相关制度规 定做报账处理5、 出售库存废料对外销售时，由公司采购部门按产品、商品销售的市场价格，并拟 定出售处理意见及出售单价送财务部门核查，呈报总经理核准后方可对外出售。
6、 委托制造、外加工管理准则本细则系指配合本公司销售、生产上需要，需通过协作厂商完成新产品零配 件的试作、量试及认可后的大量外协制造等作业均属此范围外协类别外协依其加工性质的不同区分为：（一） 成品外协系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品，其外协加工后即可缴 交销售部门当作成品销售或可直接由协作厂商交运者二） 半成品外协系指由本公司提供材料、模具或半成品供协作厂商制造，其外协加工后尚需 送回本公司再经过加工始能完成成品者三） 材料外协产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料，由于本公司无此种设备（或设备不足）需要外协加工使其于公司内能使用均属之四） 经办部门外协加工事务由下列部门办理项目申请部门承办部门发（收）料部门检验部门试作量试成品外协半成品外协材料外协审批： 批准： 制单：（五）协作厂商调查产品的价格质量以及交货期调查结束以后开始试作、量试、询价六）签订合同询价完成后，采购人员应于外协零配件交运前与协作厂商签订“外制品制作 进度追踪表”一式二联，一联自存，一联送协作厂商据此依进度作业，同时订立 “模具开发及制品委托制作协议书”模具开发及制品委托制作协议书一式三份， 由协作厂商用印后，送呈经理或总经理用印后，一份送协作商，一份送财务部门， 一份自存。
协作厂商履行合同情况如有异常致使本公司遭受损失时，采购外制人 员应立即设法改善依约追偿，并即以签呈，呈报主签，转呈总经理核示处理，扣 损失金额超过XX元以上时，应转呈董事长核示七）质量检查协作厂商就依据采购外制人员所提供的正式工程图或样品，先行以“检查记 录表”检查通过后，连同零配件（以塑胶透明袋装妥，并于袋上标明：1零配件 名称，2数量，3厂商）一并送交物料管理部门人员登记，并转交产品设计人 员检验检验不合格者，其检验不合格的零配件，应由产品设计人员于检查记录 表内注明不合格的原因，送回采购人员转记于《外协进度表》内，继续追踪协作 厂商如期（或延期）完成如于检验过程中发生设计变更事项，仍应通过采购人员 向协作厂联系要求变更事宜7、进料验收管理办法收料人员包括仓管员与质检员收料人员接到采购部门转来已核准的《请购单》时，按供应商、物料别及交 货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业一） 内购收料（1） 材料进厂后，收料人员必须依《请购单》的内容，并核对供应商送来 的物料名称、规格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收 数量填记于《请购单》，办理收料2） 如发觉所送来的材料与《请购单》上所核准的内容不符时，应即时通 知采购处理，并通知部门经理，原则上非《请购单》上所核准的材料不予接受， 如生产部门要收下该等材料时，收料人员应告知部门经理，并于单据上注明实际 收料状况，并告知总经理同意认可。
二） 外购收料（1）材料进厂后，收料人员应会同检验单位依“装箱单”及《请购单》开 柜（箱）核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于《请购单》2） 开柜（箱）后，如发觉所载的材料与“装箱单”或《请购单》所记载的 内容不同时，通知经办人及采购部处理3） 其发觉所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮……等异常时，经初 步计算损失将超过5000元以上者（含），仓管员即时通知采购人员，则依实际的 数量办理收料，并于《请购单》上注明损失数量及情况三） 材料待验进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名 规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分， 收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入《进货日报表》以作为入帐清单的 依据四） 超交处理交货数量超过“订购量”部分应予以退回，但属买卖惯例，以重量或长度计 算的材料，其超交量的3%（含）以下，由物料管理部门于收料时，在备注栏注明 超交数量，经请购部门经理或主管同意后，始得收料，并通知采购人员五） 材料验收规范为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召 集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订《材料验收规范》，呈总经 理核准后公布实施，作为采购及验收的依据。
六） 材料检验结果的处理（1） 检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料 管理人员再将合格品入库定位2） 不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于 《材料检验报告表》上注明不良原因，通过经理核示处理对策并转综合计划部门处理及通知请购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料七） 退货作业对于检验不合格的材料退货时，应开立《材料交运单》并附有关的《材料检 验报告表》呈总经理签认后，凭此异常材料出厂8、进口物资采购供应工作制度严格执行国家发布的关于进口物资管理规定，申报进口物资批文规定以及进口物资报关 管理制度等遵守公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止全体进口物资采购员、 办事员、业务员必须牢固树立企业主人翁的思想，尽职尽责，在商务工作和对外业务工作中 做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。