第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用第5章Word 2002文字处理系统的功能与使用5.1 Word 20025.1 Word 2002的基本功能与特点的基本功能与特点 5.2 Word 20025.2 Word 2002文档的建立与编辑文档的建立与编辑 5.3 5.3 文档的排版、打印与管理文档的排版、打印与管理 5.4 5.4 使用样式与模板使用样式与模板 5.5 Word 20025.5 Word 2002表格制作与处理表格制作与处理 5.6 5.6 图形功能图形功能 5.7 5.7 公式与图表公式与图表 5.8 Word 20025.8 Word 2002邮件与网页功能邮件与网页功能 5.9 5.9 上机实习上机实习 习题五习题五第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.1.1 Word 2002的基本功能的基本功能 1.文档的编辑、排版文档的编辑、排版 Word 2002除了用于文档的创建与编辑之外，还可编辑电子邮件、HTML网页而过去，这些工作一般要用专门的编辑软件Outlook、FrontPage来完成在撰写文章时，只要将光标移到页面上所需要的位置，双击鼠标左键，即可进行输入操作。
在所见即所得的窗口中，文档清晰，字、表、图混合编排，使文章更富于表现力而且，可使用多种操作工具、菜单、对话框、快捷键等方式编辑文档；可利用鼠标拖放文字和图形，使排版轻松方便窗口界面设有水平/垂直标尺，可方便地控制版面的尺寸、插入图片还可自动生成目录、索引和引用，而且自动纠正英文单词中的拼写和语法错误5.1 Word 2002的基本功能与特点的基本功能与特点第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用2.表格制作表格制作 Word 2002除了用于文档编辑之外，还具有表格的创建与编排功能可插入表格，并进行表格列宽与行高调整、内容的复制与移动、单元格合并、单元格的增加与删除等当表格中包含图形时，能自动调整单元格的设置文表混排时，可将表格在文档中拖放，使文字环绕在周围另外，在表格中还可插入对象，在浮动与嵌入式图片之间随机变换，还可进行打开/关闭自动换行，设置对齐方式，调整图形的位置还可做斜线表头并添加文字或者插入图表为了方便用户使用，Word 2002提供84种统计图表，常用的有饼图、条形图、直方图以及多种三维图形等第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 3.绘图功能绘图功能 Word 2002提供了一套集成化的绘图工具，能够在文档中插入彩色几何图形、图片、图像，从而增强版面的效果。
4.样式、模板和向导样式、模板和向导 在Word 2002中还提供了“样式”、“模板”和“向导”使用“样式”，可以自动套用现成的文本风格；使用“模板”可以预设版面格式，不必过多地考虑字体、字号、行高和字间距；各种“向导”可帮助用户设计标准版面，比如政府公文、国家标准信封、个人简历等第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.Web、电子邮件、电子邮件 目前Word 已成为全球通用Web、电子邮件及打印文档的书写工具或编辑器，还可将Microsoft Office电子邮件的HTML格式用作默认的文件格式因此，掌握好Word的基本操作，所有场合中的文字编排与处理，就可得心应手第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.1.2 Word 2002的新特点的新特点1.全新的任务窗格全新的任务窗格 打开Word 2002以后，在主窗口的右侧显示一个新增的任务窗格，如图5.1所示任务窗格将Word的常用工具与功能经过改进和简化集成在一起，以实现过去需要多个菜单或工具栏才能实现的任务，比如“新建文档”、“剪贴板”、“搜索”、“插入剪贴画”、“样式和格式”、“显示格式”、“邮件合并”、“翻译”等。
如果不需要任务窗格，单击任务窗口右上角的“关闭”按钮即可；使用“视图工具栏任务窗格”命令可重新打开任务窗口默认情况下，任务窗格中只能看到“新建文档”命令项，单击该窗口右上角的“其他任务窗格”，可打开“其他任务窗格”菜单，如图5.2所示第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.1 全新的任务窗格 第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 图5.2 其他任务窗格 第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2.新增的智能标记新增的智能标记 “智能标记”就是为一些特殊类型的数据设置一种“标记”在设置“智能标记”之后，若再使用这些数据时可及时提供具有帮助性的“智能标记操作”按钮单击这一按钮，提供帮助信息，用户可根据帮助信息对这些数据进行相应的操作3.增强文字输入方式增强文字输入方式 对于非专业人员来说，快速、准确地输入汉字是一件非常头疼的事情，Word 2002除了提供拼音输入法之外，增添了手写输入与语音输入法，以满足不同的需求第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 4.文档恢复文档恢复 在编辑文档的过程中，有时会遇到死机、停电等意外事故，为防止这些意外导致数据的丢失，Word 2002提供了“文档恢复”功能，用于在发生意外事故时自动保存文档信息；并在重新启动后，自动实现“文档恢复”，显示恢复的所有文件，包括“已恢复”(即Word 2002恢复的文件）、“原始文件”(最后一次操作时保存的源文件)和“自动恢复”(自动恢复保存的文件)等状态，供用户选择。
第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 5.其他改进其他改进 1)内嵌邮件功能 Word 2002提供直接发送电子邮件的功能，无需事先启动电子邮件软件就可直接发送电子邮件2)网页“压缩”功能 Word 2000已经提供了将正在编辑的文档另存为Web文档的功能，但其中添加了许多额外的Word代码，使其文档“体积”增大而Word 2002既能另存为Web文档，还提供了“另存为筛选过的Web页”方式，可将文档保存为“纯”HTML文档另外，Word 2002还有许多其他功能和改进，用户可在使用中体验第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.1.3 Word 2002 窗口简介窗口简介 1.标题栏标题栏 标题栏位于窗口的顶行，显示正在执行的应用程序的名字，比如“第5章Word2002Microsoft Word”，其中“Microsoft Word”为窗口名称，“第5章Word 2002”为当前正在编辑的文件名，新建文档的缺省文件名为文档1、文档2等，存盘时可另行更名第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.3 Word 2002编辑窗口第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2.菜单栏菜单栏 菜单栏位于窗口的第二行，提供编辑、排版等操作命令。
在Word 2002中，菜单栏如图5.4所示，包含有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助等9项，称为菜单项或栏目名用鼠标单击某一菜单名，可弹出下拉菜单，从中可选择所要使用的命令另外，还可使用“Alt+英文字母”的方式打开菜单，比如Alt+F可打开文件菜单，Alt+E可打开编辑菜单等3.常用工具栏常用工具栏 将菜单中的一些常用命令，以图标按钮的形式排列在一起，组成工具栏，如图5.5所示这个工具栏可以固定在窗口的某一位置上，比如图5.1窗口中的第三行，也可用鼠标将其拖到窗口的任何位置第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.4 菜单栏图5.6 格式工具栏图5.6 格式工具栏第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用4.格式工具栏格式工具栏 除了常用工具栏之外，经常使用的还有格式工具栏它的按钮主要用于更改文字的外观，控制段落的对齐方式，设定列表以及制表位置，各按钮如图5.6所示格式工具栏中各图标所代表的命令有样式、字体、字号、加粗、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹、字符缩放、两端对齐、居中、右对齐、分散对齐、编号、项目编号、减少缩进量、增加缩进量、字体颜色等。
第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 5.其他其他 除了以上两个通常放置在窗口上部的工具栏外，还有其他一些工具栏，可通过菜单栏的视图项选择1)绘图工具栏 绘图工具栏如图5.7所示，其中图标所代表的命令有绘图、选择对象、自由旋转、自选图形、直线、箭头、矩形、椭圆、文本框、竖排文本框、插入艺术字、插入剪贴画、填充颜色、线条颜色、字体颜色、线型、虚线线型、箭头样式、阴影、三维效果等第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.7 绘图工具栏图5.8 “表格和边框”工具栏第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2)表格和边框工具栏 表格和边框工具栏如图5.8所示，其中图标所代表的命令有绘制表格、擦除、线型、粗细、边框颜色、外部框线、底纹颜色、插入表格、合并单元格、拆分单元格、靠上两端对齐、平均分布各行、平均分布各列、表格自动套用格式、隐藏虚框、升序、降序、自动求和等第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 3)Web工具箱 通过“视图/工具栏/Web工具箱”可打开Web工具箱，如图5.9所示其中图标所代表的命令有设计模式、属性、Microsoft脚本编辑器、复选框、选项按钮、下拉框、列表框、文字框、文字区、提交、带图像提交、重新设置、隐藏、密码、影片、声音、滚动文字等。
另外，还有许多工具栏，如图5.10所示，仅是其中的一部分这些工具栏包括窗体、剪贴板、控件工具箱、框架集、审阅、数据库、功能键展示、图片、艺术字、自动图文集、符号栏、自定义等，这里就不再一一介绍第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.9 Web工具箱 第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.10 其他工具栏“框架集”、“窗体”等第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 6.文档窗口控制按钮文档窗口控制按钮 Word 2002能够同时打开几个文档每个文档可在不同的编辑窗口中进行编辑，每个窗口的右上角设有最小化、还原和关闭按钮 ，分别单击这三个按钮，可使窗口最小化，改变窗口的尺寸和外观和关闭窗口7.标尺标尺 标尺分为垂直标尺和水平标尺在缺省情况下，标尺的刻度是以字符个数为单位的，主要用来调整顶端和底端的页边距和表格的行高，查看和设置制表符、段落缩进和栏宽；也可以设定成以厘米为单位，标定版心或图表的尺寸第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 8.文档编辑区与滚动条文档编辑区与滚动条 水平标尺下方的空白区域就是文档编辑区，如图5.1所示其下方和右边分别有水平滚动条和垂直滚动条，用于滚动显示文档编辑区中的文本。
操作时可用鼠标单击两端或上、下三角按钮，或拖动滚动条中的滑块，即可左右或上下滚动屏幕，查看整个文本9.文档视图按钮文档视图按钮 Word 2002 提供了7种查看文档的方式，对于同一文档，可按不同的方式显示；在编辑的同时，还可显示打印的效果常用按钮 (位于文档编辑区的左下角)，可快速切换4种视图方式：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 通过菜单栏的视图项也可选择上述4种视图方式，还可全屏显示、按比例显示和打印预览系统默认的查看方式为普通视图方式使用Web版式视图方式，可设置文档的背景，浏览和制作网页在页面视图中，文档与打印效果一致，可查看多栏版面、页眉页脚、脚注尾注，可插入图文框、文本框，检查文档的最后效果大纲视图按文档标题分级显示，可修改标题、复制或移动文本内容全屏显示可使编辑区占据整个屏幕按比例显示可将显示文字与实际文字按不同比例显示打印预览可模拟显示将要打印的文档效果10.状态栏状态栏 状态栏(见图5.11)位于文档编辑区的下面，用于显示当前文档或Word状态信息在状态栏上可显示的信息有当前文本所在页、节、页/总页数、插入点至页顶的垂直距离、行、列定位、宏记录、修订状态、扩展选定、改写/插入状态、选定语言、拼写和语法状态及后台保存等。
第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.11 状态栏第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.2 Word 2002文档的建立与编辑文档的建立与编辑5.2.1 文档的建立过程文档的建立过程 1.鼠标的使用鼠标的使用 1)指针形状 当鼠标指向屏幕上的不同部位时，指针的形状发生改变，表示执行不同的任务表示选择，在菜单栏、非活动窗口、滚动条、格式栏、标尺或工具栏中，指针形状变为“”，表示可以选择菜单和命令，这时可单击或执行拖动操作表示求助，按Shift+F1，显示指针“”若单击某一项目，可查看相关的帮助信息后台运行，表示Word正在执行一个需要几秒钟才能完成的任务第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 ：表示Word正在执行一个需要较长时间才能完成的任务，用户需要等待精确定位，在插入公式、绘制图形时，需将公式、图形精确地置于文档的某一位置，需使用“”指针定位；在画文本框时，光标变为十字形，用鼠标拖动即可绘画插入状态，指针位于文本区，指定输入字符的位置，因此也称为插入点调整，分别为垂直、水平、左对角线、右对角线调整指针，当指针指向可拖动的对象(比如边线、分页符、窗口或图片)时，通过拖动边线或边角，可以改变窗口的大小或缩放图片。
移动，将指针指向可拖动的对象时，使用“”指针可将对象拖到新的位置第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 另外，还有一些指针形状，在以后遇见时再作介绍2)基本操作 指向：移动鼠标，将指针放在欲选项上，称为指向单击：用鼠标指向某一对象，迅速按下并松开鼠标左键，常用来选择某一功能项双击：用鼠标指向某一对象，迅速连续按下鼠标左键两次并松开，是Word中启动某一任务的快捷方式拖动：把鼠标指针置于文本或图形上，按下鼠标左键，移动鼠标指针到新的位置利用拖动可以移动文本或图形，完成复制或拷贝功能第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2.建立文档的过程建立文档的过程 1)文件与文档 文件是存储在磁盘中的一组数据信息的集合，有惟一的文件名，读/写磁盘时以文件为单位在Word中，把正在制作的版面，包括显示在窗口上的文字、图形以及不可见的控制信息称为“文档”文档”存入磁盘时，也有惟一的名称，亦称为“文件”2)启动Word 2002 如图5.12所示，在Windows窗口下，执行“开始/程序”命令，然后在弹出的子菜单中单击“Microsoft Word”选项，即可启动Word 2002。
第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.12 启动Word 2002第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 3)新建/打开文档 在输入一篇文章之前，必须打开一个空白文档每次启动Word 2002时，如果没有指定所要打开的文档，系统将自动打开一个以模板Normal.dot为基础的空白文档，如图5.13所示也可以执行“文件/新建”命令或用“常用工具栏/新建”按钮创建新的文档每个文档都要按照一定的模板创建，而模板是在文档上定义的固定格式Word 2002为用户设计了丰富的模板，其中Normal是一特殊模板，它像一张白纸，预置了默认格式，即页面为A4纸型，字体段落为“正文”样式，包括字体(宋体)、字号(五号)、首行缩进(0.75厘米)、对齐方式(两端对齐)、行距(单倍行距)等第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.13“打开”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 打开已存在的文档，可使用“文件/打开”命令或常用工具栏的“打开”按钮，屏幕显示如图5.14所示的对话框，其左侧设有“历史”、“我的文档”、“桌面”、“收藏夹”和“Web文件夹”等五个特殊文件夹。
如果在这些文件夹中有所需要的文件，则不必从“查找范围”框中查找，只要单击文件夹就可以了若单击该对话框“打开”按钮右边的下拉按钮，还可选择“打开”、“以只读方式打开”、“以副本方式打开”、“用浏览器打开”等多种打开方式第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.14 打开新文档第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 4)输入文档 (1)利用“插入”模式输入文档：进入Word后，系统默认状态为“插入”模式无论光标移至何处，输入字符将显示在光标处，光标右移插入文本的位置，称为“插入点”双击状态栏“改写”项，“改写”项变黑，表示由“插入”模式切换到“改写”模式；再次双击，恢复“插入”模式在输入时，光标从左向右移动，如果输入错误，可用Backspace键删除光标前的字符，然后重新输入，也可用改写模式修改若使用Delete键，则删除光标后面的字符输入文本时，若一行容纳不下，不必按Enter键换行，只要继续输入，到达右边界时光标自动移至下一行的开始处，这一特性称为“字回绕”只有在开始新的一段时，才按Enter键第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 (2)输入法选择：在Word文档中可以输入英文和中文，系统默认英文，大小写由Caps Lock键转换。
若输入中文，可单击窗口右下角的“En”图标，即弹出如图5.15所示的输入法选择菜单，用户可选择其中的一种若要切换到英文输入状态，按Ctrl+空格键；再按一次，则恢复中文输入状态使用Ctrl+Shift键可以循环切换各种已安装的输入法当使用中文标点符号时，需设置全角状态，即与汉字一样占两个英文字母位；使用Shift+空格键，可切换半角/全角状态除Windows系统提供的输入法之外，Word 2002也提供了3种输入方式，即微软拼音输入法、手写输入法和语音输入法第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.15 输入法选择菜单第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 (3)中英文混合输入：Word 2002提供了全新的微软拼音输入法3.0，它除了在准确率和可靠性方面有所改善之外，还提供中英文混合输入功能只要做简单的设置，就可以连续输入英文单词和汉语拼音，不必切换输入状态设置方法是单击微软拼音输入法提示条上的“功能菜单”按钮，如图5.16(a)所示，在弹出的快捷菜单中选择“属性”，再在“微软拼音输入法属性”对话框中，选择“中英文混合”，如图5.16(b)所示这样，就简化了中英文单词的混合输入。
例如：当输入microsoftweiruanpinyin时，显示：；继续输入shurufa 时，显示：第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用(a)“功能菜单”按钮 (b)“属性”对话框图5.16“微软拼音输入法”设置第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 (4)手写输入：有框式输入法 和任意位置输入法，可对手写文稿进行识别，也可以将文字保存为手写体形式，甚至以图片的形式插入到文档中手写识别”程序的安装是在安装Office XP时选择完全安装方式，或者使用Windows“添加/删除程序”功能，添加Office XP的“Office共享功能”选项中的“中文可选的输入方式/手写输入”项使用时，只需打开微软拼音输入法3.0，然后在微软拼音输入法“手写识别”提示条上单击“手写”按钮，即可打开“手写方式”快捷菜单，如图5.17所示第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用(a)微软拼音输入法“手写识别”提示条 (b)举例 图5.17 框式输入“你好”举例第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 (5)语音识别输入法：是利用麦克风的语音来完成数据的输入和编辑，控制菜单和命令的执行。
语音识别系统的安装只需选择“工具/语音”选项，利用“语音识别安装向导”即可完成，并由系统引导完成“计算机识别声音的能力训练”使用时单击“语言”栏的“麦克风”图标，选择“听写”模式，即可进行声音识别，然后输入到Word文档中利用“声音”模式，可对计算机发号施令比如要修改字体格式，只需说“字体、黑体、四号”即可6)除了以上介绍的汉字、英文输入之外，经常还需要输入符号符号输入可通过“视图/工具栏/符号栏”进行，也可执行“插入/符号”命令，在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡，在字符列表框中选择所需要的符号，然后单击“插入”按钮，即可将符号插入到光标指定的位置第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 5)保存文档 文档输入结束或者为了避免意外死机而造成文件丢失，需要进行保存保存时，可执行“文件/保存”命令或者单击常用工具栏的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，如图5.18所示在“保存位置”框或左侧文件夹中选择保存文件的位置，然后在“文件名”框中输入文件名，在“保存类型”框中选择该文件要保存的类型，Word默认扩展名为.doc，最后单击“保存”按钮即可除了上述常用保存方法外，还可利用“版本”功能保存，即执行“文件/版本”命令，如图5.19所示。
如果需要保存当前的文件版本，单击“现在保存”按钮，然后在备注中加入说明文字，系统将自动把该版本的保存日期和时间，保存人的姓名及备注等默认信息添加进去若要查看某个版本的“备注”，可选定该版本，并单击“查看备注”按钮第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.18“另存为”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.19 利用“版本”功能保存第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 如果要打开以前的版本文件，首先选中需要的版本，然后单击“打开”即可对于同时打开的多个文档，在按下shift 键的同时，执行“文件/同时保存”和“同时关闭”命令，可将多个文档同时保存，并关闭6)关闭文档并退出Word 2002图5.20“保存文档”对话框在关闭所有打开的文档后，执行“文件/关闭”命令或者单击工具栏的“关闭”按钮，即可关闭Word 2002若打开的是多个文档，可以按下Shift键，再执行“文件/全部关闭”命令，即可关闭所有打开的文档第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 在关闭文档时，若未存盘，屏幕弹出如图5.20所示的“保存文档”对话框选择“是”，可保存当前文件；选择“否”，则放弃存盘；若选“取消”，则取消当前操作，关闭该“对话框”。
退出Word 2002的方法是双击标题栏左侧控制菜单图标 ，即可关闭Word 2002；也可以单击窗口右上角的“关闭”按钮，或者执行“文件/退出”命令，还可使用组合键Alt+F4第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.20“保存文档”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.2.2 帮助功能与帮助功能与“显示格式显示格式”任务窗格任务窗格 1.Office 助手助手 Word 2002提供的Office 助手，可根据用户正在做的工作提示不同的帮助主题，用户可从中获得如何高效工作的信息与提示单击“常用工具栏”中的“Office助手”按钮，屏幕显示如图5.21所示的“帮助主题”和“Office 助手”可根据需要搜索帮助信息当Office 助手提示一黄色灯泡图标时，表明系统提供了更有效的方法或快捷键可单击灯泡查看在“Office 助手”形象图标上单击鼠标右键，将弹出快捷菜单，可选择隐藏(助手)、选择助手(更换助手形象)等操作，还可拖动助手到任意位置第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.21“帮助主题”和“Office助手”第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2.帮助菜单帮助菜单 执行菜单栏的“帮助”命令，也可寻求帮助内容。
其菜单如图5.22所示，可根据需要选择帮助命令前两项命令，一个是显示“帮助主题”对话框，另一个是隐藏“Office 助手”选择第三项“这是什么？”命令后，单击文档中的某一位置，可弹出文本“显示格式”任务窗格，如图5.23所示在“所选文字的格式”列表框中列出指定文本的字体、字号、语言、对齐方式、换行和分页、页边距、版式、纸张大小、页眉和页脚等信息若按Shift+F1组合键，相当于菜单栏的“帮助/这是什么？”命令，即快捷键方式第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.22 帮助菜单 第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 图5.23“显示格式”任务窗格第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 3.“显示格式显示格式”任务窗格任务窗格 除了“帮助/这是什么？”命令可打开“显示格式”任务窗格外，还可直接使用任务窗格即选中需要查看格式的文本，再在Word 2002任务窗格中单击“其他任务窗格”按钮，即可选择“显示格式”任务窗格在“显示格式”任务窗格中除了显示文本格式外，还具备以下功能1)对文本的格式进行修改 如图5.24所示，单击“所选文字的格式”列表框中蓝色带下划线的“字符样式”、“字体”、“语言”等命令，可打开相应的对话框，然后可对所选文本的格式进行修改。
2)选中所有格式类似的文本 单击“所选文字”栏右边的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中，单击“选定所有格式类似的文本”命令，则整篇文档中具有相同格式的文本全部选中，这时可对这些文本的格式和样式进行修改第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.24 其他功能第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 3)应用周围文本的格式若文档中插入一段格式不同的文本，选中该段文本，右键单击“所选文字”栏，在弹出的快捷菜单中单击“应用周围文本的格式”命令，则所选文本与周围文本的格式一致还可利用快捷菜单中的“清除格式”命令，将选中文本的格式全部清除另外，通过“显示格式”任务窗格还可比较不同文本之间的格式差异，读者可自行操作、练习5.2.3 选择工作对象选择工作对象 “选中”是Word编辑处理的基本操作之一，在删除、移动、拷贝某一对象之前，首先要选中工作对象，使选中部分为反白显示，再进行相应操作对于小段文本，使用鼠标比较方便；对于大块文章，需要滚屏显示时，可使用键盘命令第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 1.鼠标操作鼠标操作 鼠标拖动法：将光标定位在要选择的文本之前或之后，拖动鼠标到所选文本的末尾或开始处，放开鼠标。
选择单词和词组：用鼠标双击该单词或词组选择一行文本：用鼠标指向该行左边的选择区，即文本区的左侧，光标变成半右向箭头 ，单击鼠标左键，即可选中一行选择一段文本：用鼠标双击选择区，也可以在段中的任意位置三击鼠标左键选择一大块文本：首先单击选择区的起始位置，然后按住Shift键再单击选择区的终点选择整个文档：按下Ctrl键并单击选择区，或者三击选择区选择任意矩形区域：将鼠标指针移至选择区的起始位置，按下Alt键，再按住鼠标左键拖动至矩形区域的终点第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2.键盘操作键盘操作 选择单词和词组：将光标定位在单词和词组之前或之后，按下Shift键，再按右或左方向键选择一行文本：将光标定位在行首或行尾，按住Shift键，再按End或Home键选择一段文本：将光标定位在段首或段尾，按住Shift键，再用鼠标单击段尾或段首选择整个文档：按下Ctrl+A键，即可选择整个文档第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.2.4 插入与删除文本插入与删除文本 插入与删除文本通常是在文本录入后，需要编辑修改时使用1.插入文本插入文本 插入文本即在光标处插入字、句、段落。
插入文本时，应选择插入模式，即状态栏的“改写”为灰色显示，然后把光标移到需要插入的位置，即可输入需要插入的文字；或者执行菜单栏的“插入”命令，插入其他文本或图片2.删除文本删除文本 删除一个字符时，将光标置于该字符右边，使用Backspace键删除也可把光标置于该字符左边，使用Del键删除如果想快速删除光标左边的英文单词或汉字片段，可使用Ctrl+Backspace键如果想快速删除光标右边的英文单词或汉字片段，可使用Ctrl+Del键删除一段或更多文本时，选中要删除的文本内容，执行“编辑/清除”命令或者使用Del键，即可删除选中的全部文本第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.2.5 移动与复制文本移动与复制文本 对文档进行几个字的小范围修改，可使用上述删除、插入的方法但是当修改内容变为一段或数段时，可使用移动与复制文本的方法1.移动文本移动文本 移动是将文本从一处移到另一处，以实现文字、段落搬家，常用的方法有以下几种1)使用Office XP的剪贴板 剪贴板是Windows提供的暂时存放公用数据的存储区当剪切或复制文本时，将它们存放在剪贴板中Word 2002新增了多剪贴板功能，即剪贴板上可以保留24次“剪切”或“复制”的内容，但在退出Windows或关机时剪贴板中的内容随之消失。
第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 在使用剪贴板时，首先选中要移动的文本，然后执行菜单栏中的“编辑/剪切”命令或者单击常用工具栏的“剪切”按钮，选中文本被剪下，存入剪贴板再将光标移到新的插入位置，执行“编辑/粘贴”命令或者单击常用工具栏“粘贴”按钮即可若将“剪切”或“复制”的内容放入剪贴板超过两次时，屏幕自动弹出“剪贴板”任务窗格，如图5.25所示也可利用Word 2002的任务窗格，选择“其他任务窗格/剪贴板”命令打开“剪贴板”任务窗格在“剪贴板”任务窗格中列出剪贴板中的所有内容，然后有选择地将剪贴板内容粘贴到指定位置，粘贴时只需单击其中的某一图标即可第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.25“剪贴板”任务窗格第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2)使用拖动操作 若文本移动的距离较近时，可使用鼠标拖动首先选中要移动的文本，当鼠标指针变成箭头时按下左键，指针下方出现文本框，即可拖动待拖到插入位置时，松开鼠标左键3)使用键盘操作选中要移动的文本，按下Ctrl+X键，剪切文本，并存入剪贴板，移动光标到插入位置，再按Ctrl+V键，文本移动到新的位置。
2.复制文档复制文档 “复制”是文本编辑中常用的方法，可提高编辑效率，常用的方式有以下几种第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 1)使用剪贴板 选中需要复制的文本，执行菜单栏中的“编辑/复制”命令或单击常用工具栏的“复制”按钮，文本复制到剪切板；再把光标移到要复制的位置，执行“编辑/粘贴”命令或单击常用工具栏的“粘贴”按钮，即可完成复制过程剪贴板的内容可以复制多次2)使用拖动操作 短距离复制时，可直接用鼠标拖动首先选中要复制的文本，指针变成箭头，按下Ctrl 键，再按住鼠标左键，指针下方出现一个文本框，其中有一个“+”号，然后拖动；拖到需插入的位置时，松开Ctrl 和鼠标左键即可3)使用键盘操作 选中需要复制的文本，按下Ctrl+C键，选中的文本复制到剪贴板上；移动光标到插入位置，再按下Ctrl+V键，完成该文本的复制第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.2.6 撤消、恢复与重复撤消、恢复与重复 1.撤消撤消 在文档编辑过程中若出现错误操作，比如误删除一段文本或复制粘贴位置错，可利用撤消功能，使文本恢复原样，其方法有三种：(1)执行菜单栏的“编辑/撤消”命令。
2)使用常用工具栏的“撤消”按钮3)使用Ctrl+Z键Word 2002允许逐步“撤消”，也允许一次“撤消”多步逐步“撤消”只需逐步执行上述撤消操作而多步“撤消”，可单击工具栏“撤消”按钮右边的下拉按钮，弹出撤消操作记录，单击其中某一项或多项记录，即可撤消一次、多次甚至全部操作第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2.恢复恢复 使用撤消操作后，若感到“撤消”错误，可以“恢复”，即取消刚才的撤消操作，方法有两种：(1)使用菜单栏的“编辑/恢复”命令2)使用常用工具栏的“恢复”按钮 3.重复重复 在使用“撤消”命令后，“恢复”才起作用若未使用过“撤消”命令，则“恢复”命令变为“重复”，如图5.26所示，即重复上一次操作；也可使用常用工具栏的“重复”按钮第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.26 重复命令第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.2.7 文本的查找与替换文本的查找与替换 在一个很长的文稿中，若要找到一个词语或修改某一重复出现的词语，是很费劲的Word 2002提供的“查找”功能，可方便地查找文档中的文本、文本格式或特殊字符(比如段落标记、制表符、人工分页符等)，而且还可以“替换”。
1.查找查找 1)普通查找 执行菜单栏的“编辑/查找”命令，屏幕弹出如图5.27所示的“查找和替换”对话框，单击“查找”选项卡，并输入查找内容，然后单击“查找下一处”按钮，找到的内容反白显示，供查找者确认如果找到的内容不是自己想要的那一个，可单击“查找下一处”按钮，直到找到为止如果指定的内容找不到，则在提示对话框报告“没有找到搜索项”单击“确定”按钮，退出该对话框；或者单击“取消”按钮，对话框关闭第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.27“查找和替换”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2)设置查找条件 单击“查找和替换”对话框中的“高级”按钮，可设置多项高级选项，如图5.28所示可在“查找内容”框内输入查找的文字，也可单击“查找内容”列表框右边的下拉箭头，列出最近四次查找的内容，可选择其中某一项另外，还可在搜索选项栏的“搜索”列表框中设置查找方式查找方式有“全部”、“向上”和“向下”三种选项，分别对应从光标处搜索到文档的末尾，再从文档的开头搜索到光标位置；或者从光标处向上搜索到文档的开头；或者从光标处向下搜索到文档的末尾搜索完后，显示搜索结果第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.28 设置查找条件第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 在图5.28所示的对话框的下部设有7个复选框和“格式”、“特殊字符”等按钮，其功能有区分大小写、全字匹配、使用通配符、同音(英文)、查找单词的所有形式(英文)、以及区分全/半角等。
其中“同音”表示查找与“查找内容”发音相同的单词；“查找单词的所有形式”表示查找“输入单词”的所有形式(包括时态)另外，Word 2002新增了“同音(日语)”功能，用法与“同音(英文)”相同3)带格式查找 使用“格式”按钮，表示可以查找特定的排版格式单击“格式”按钮，可弹出如图5.29所示的格式菜单，其中包括“字体”、“段落”等选项，选择其中的一项，然后单击“确定”按钮选择“特殊字符”按钮，可以查找段落标记、制表字符、批注标记等多种特殊字符第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.29 格式查找第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 4)模糊查找 模糊查找是Word 2002提供的一种新的查找方式执行菜单栏的“编辑/查找”，使用通配符，即可实现模糊查找比如输入“作？”，可查找到以“作”开头的两位汉字的词语，比如“作家”、“作品”等第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2.替换替换 选择“替换”选项卡，如图5.30所示其中有“替换为”输入框在“查找内容”框输入要搜索的文字，在“替换为”框输入替换文字然后单击“替换”按钮，由“替换为”框中的文字取代被查找到的文字；若单击“查找下一处”按钮，则不替换；若单击“全部替换”按钮，则替换文档中全部查找到的文字。
同样，也可替换指定的排版格式在图5.30中单击“格式”按钮(如果没有显示“格式”按钮，可单击“高级”按钮)，然后再选择要查找的排版格式若要搜索指定格式的文字，需在“查找内容”框输入文字，再输入格式然后再在“替换为”框中输入替换文字，同时还可设置新字体格式第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.30 “查找和替换”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.2.8 浏览与编辑多重文档浏览与编辑多重文档 1.文档浏览文档浏览在进行编辑、修改、替换等操作以后，可进行浏览，一般有两种方法1)使用“浏览”按钮在Word窗口中的垂直滚动条下方有4个浏览按钮，朝上的双箭头表示前一页，朝下的双箭头表示下一页，圆点按钮表示选择浏览对象，单击后打开一个浏览菜单，如图5.31所示可选择按域浏览、按尾注浏览、按脚注浏览、按批注浏览、按节浏览、按页浏览、定位、查找、按编辑位置浏览、按标题浏览、按图形浏览、按表格浏览等若选择“定位”、“查找”可打开“查找和替换”对话框，进行文件查找或定位第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.31 浏览菜单第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 (2)使用Word的“定位”功能。
若要浏览指定页，可执行菜单栏的“编辑/定位”命令，如图5.32所示，打开“查找和替换”对话框中的“定位”选项卡，在“定位目标”中可选择定位到“页”、“节”、“行”，然后输入相应的页号、节号、行号，再按“定位”按钮即可2.编辑多重文档编辑多重文档 在打开多个文档时，可进行多重文档的编辑但是，其中只有一个是活动窗口，所有的编辑工作只能在活动窗口中进行其特征是标题栏为深蓝色1)多窗口切换 使非活动窗口变为活动窗口的方法是用鼠标单击非活动窗口的任意位置若要在打开的多个窗口间来回切换，可使用快捷键操作比如Ctrl+F6可以切换到下一个文档窗口，Ctrl+Shift+F6可切换到上一个文档窗口，也可单击状态栏中的窗口图标第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.32“定位”选项卡第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2)平铺窗口图 使用菜单栏的“窗口/全部重排”命令，可使已打开的所有文档窗口平铺到Word窗口中，如图3.20示通过平铺窗口，可实现两个或多个文件之间的复制和对照3)使用菜单选择文档 执行菜单栏的“窗口”命令，可在如图5.33所示的菜单底部列出当前所有已打开文件的文件名，复选框中打勾的表示其窗口为当前活动窗口。
单击另一文件名，则另一文件所在的窗口成为当前活动窗口4)使用“最小化”按钮实现多窗口间的切换 单击“最小化”按钮，可将暂时不用的文档窗口最小化为图标，显示在Windows窗口底部的任务栏中；需要时，单击该图标以此也可实现多文档窗口之间的切换第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.33 窗口菜单第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用5.3 文档的排版、打印与管理文档的排版、打印与管理5.3.1 文档的环境设置与编排文档的环境设置与编排 1.排版环境设置排版环境设置 在使用Word时，所打开的窗口均处于缺省设置状态，或称默认状态，其参数是根据人们的习惯设定的用户也可以改变执行菜单栏的“工具/选项”命令，屏幕显示如图5.34所示的“选项”对话框，其中有“视图”、“常规”、“编辑”、“打印”等13个选项卡，比Word 2000增加了两个在“视图”选项卡的复选框中，设有改变“显示”、“格式标记”等页面视图选项的内容如图所示选择显示栏的“启动任务窗格”、“状态栏”、“智能标记”、“水平滚动条”等改变时可用鼠标单击复选框，修改完毕，单击“确定”按钮或按回车键使用Esc键或单击“取消”或“关闭”按钮，则取消设置。
第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.34 “选项”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2.字体设置字体设置 为了使Word文档美观漂亮，常需要选择不同的字体、字号、字形及颜色等执行菜单栏中的“格式/字体”命令，屏幕显示如图5.35所示的“查找字体”对话框用户可从中选择字体、字符间距以及文字效果但是，对于一般文字输入与编辑，可使用“格式”工具栏中的快捷方式1)改变字体 在如图5.36所示的“格式”工具栏中，提供了一些常用的功能，比如字体、字号、粗体、倾斜、下划线、字符边框、字符底纹和字符缩放等第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.35 “查找字体”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.36“格式”工具栏第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 设置文本字体时，首先选中需改变字体的文字，然后单击工具栏“字体”列表框右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中列出了系统安装的全部字体带有符号的表示全真(True Type)字体，在屏幕上和打印机上具有相同的效果，也就是所见即所得；带有符号的表示打印机驻留字体，显示和打印效果可能不一致。
用户可从中选择需要的字体对于特殊要求的字体或效果，比如字符间距、上标、下标、阴影、空心字以及不同的下划线类型等，用户可执行“格式/字体”命令，在图5.35所示的对话框中设置2)改变字号 在Word中使用“号”和“磅”作为字号的单位(1镑=1/72英寸，1英寸=25.4毫米)改变字号时，首先选中要改变字号的文字，然后单击工具栏中“字号”列表框右边的下拉按钮，在打开的下拉列表中，选择所需的字号第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 3)改变字形 若要强调文档中的某些词句，可以改变它们的字形如图5.37 所示，为“加粗”，其后依次为“倾斜”、“下划线”按钮，分别表示三种不同风格的字形将字体加粗或倾斜时，首先选中文本，然后单击“加粗”或“倾斜”按钮；再次单击，效果取消也可使用下划线标识某些文字，使用时可在图5.37所示的菜单中选择4)给文本添加边框和底纹 使用“字符边框”和“字符底纹”按钮，可给选中的文本添加正线(单线)边框和灰色底纹若需要选择虚线、点线等其他线型和底纹，可执行菜单栏的“格式/边框和底纹”命令，如图5.38所示再选择“边框”或“底纹”选项卡，为选中的段落选择合适的线型和底色。
第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.37 下划线列表第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.38“边框和底纹”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 5)水平缩放文本 文档中的扁体或长体字是通过对文本的水平缩放形成的使用时单击“字符缩放”按钮，可将选中文本按默认比例来缩放若选用其他比例，可单击该按钮右边的下拉按钮，在列表中选择所需要的比例值(比如200%)即可6)改变文本的颜色 若要改变文字的颜色，首先选中要更改颜色的文字，然后单击“字体颜色”按钮右边的下拉按钮，在列表中选择合适的颜色若只单击该按钮，则将最近使用过的颜色应用于选中的文字第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 7)添加着重号 若要给本文添加着重号，可执行菜单栏的“视图/工具栏/其他格式”命令，屏幕显示“其他格式”工具栏，然后单击“着重号”按钮，既可在选中的文本下方加上黑色的小圆点还可执行菜单栏的“格式/字体”命令，单击“字体”选项卡，选择“着重号”下拉列表中的“圆点”选项，然后单击“确定”按钮8)设置阳文、阴文、空心或阴影 首先选中要设置这种格式的文字，然后执行“格式/字体”命令，屏幕显示如图5.35所示的“查找字体”对话框，再在“效果”栏选择所需要的选项。
第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 9)添加删除线及更改字符间距 选中需要添加删除线的文字，进入如图5.34所示的“查找字体”对话框，选中“删除线”复选框；若要更改字符间距，单击“字符间距”选项卡，再在“缩放”栏选择缩放比例若在大于某一尺寸的条件下调整字符间距，可选择“为字体调整字间距”复选框，并在“磅或更大”框中输入磅值，如图5.39所示10)首字下沉格式 执行“格式/首字下沉”命令，屏幕显示如图5.40所示的“首字下沉”对话框，其中设有“无”、“下沉”及“悬挂”选项设置时，首先选中需要设置的段落，然后在该对话框中单击“下沉”或“悬挂”选项；还可在该对话框中选择其他调整参数取消首字下沉格式时，选中首字下沉段落，再在该对话框中选择“无”第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.39“字体”对话框 第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 图5.40“首字下沉”对话框 第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 3.段落排版段落排版 在Word字处理软件中，默认页面从左向右排列，输入到右边界时自动换行，称为“回绕”若一行未结束而需另起一行时，可使用“Shift+Enter”键，插入换行符，称为软回车。
如果使用“Enter”键，则插入段落结束符，称为硬回车通常这些符号处于隐藏状态，若执行菜单栏的“视图/显示段落标记”命令或单击常用工具栏的 按钮，可以看到软回车符“”，硬回车符“”如果只对一个段落排版，只要把光标放到这一段的任何位置，就可进行段落的排版操作了若对多段或全文进行排版，必须选中多段或全文，再执行排版操作第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 1)段落对齐方式 如果是全中文，哪一种对齐方式都可以使用；但是对于英文或文档中夹杂符号时，对齐方式对段落的外观会有较大的影响执行菜单栏的“格式/段落”命令，屏幕显示如图5.41所示的“段落”对话框，其中“缩进与间隔”选项卡中提供有5种对齐方式，即“左对齐”、“两端对齐”“居中”、“右对齐”、“分散对齐”在图5.36所示的“格式”工具栏中提供有后4种对齐方式通常，纯中文可选择“两端对齐”标题通常选用“居中”，而文章末尾的落款、日期，常选择“右对齐”如果希望段落中各行的字符等距排列在左右边界之间，首先选中这些段落，然后选择“分散对齐”第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.41“段落”对话框第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 2)段落的缩进方式 段落缩进类型如图5.42所示，常有首行缩进、反向缩进和悬挂缩进3种。
第一种方法是使用图5.36所示的“格式”工具栏，通过“减少缩进量”、“增加缩进量”按钮进行单击一次，减少或增加一个汉字的宽度，从而得到缩进效果第二种方法是执行菜单栏的“格式/段落”命令，如图5.41所示，选择“缩进和间距”选项卡使用时选中需要缩进的段落，然后在“缩进”选项中选择“左”、“右”或“特殊格式”中的某一种每个选项框可以直接输入数字，也可通过右边的微调控制按钮选择希望的缩进量第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.42 段落缩进类型第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 “特殊格式”列表框提供段落首行缩进类型，若选择“无”，表示不设置格式，首行与左边界对齐首行缩进”表示首行向右缩进0.75 cm(默认值)，也就是两个汉字的宽度悬挂缩进”表示首行被悬挂，以后各行按“度量值”缩进反向缩进”可用“减少缩进量”按钮，或执行菜单栏的“格式/段落”命令，在“段落”对话框中键入负数可实现第三种方法如图5.43所示，使用标尺缩进段落选中段落后，用鼠标指向水平标尺的缩进标记，按住左键把缩进标记拖到适当的位置第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用图5.43 水平标尺的缩进标记第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 3)段间距和行距 “段间距”表示两个段落之间的距离，通常以“行”为单位，系统默认为单倍行距。
行距”是指段落内各行间的距离，通常根据文本中字体大小自动调整若要重新设置，如图5.41所示，在“缩进和间距”选项卡中选择“段前”和“行距”，并在相应的框内输入磅值，也可用微调按钮选择在“行距”列表框设有“单倍行距”、“1.5倍行距”、“2倍行距”、“最小值”、“固定值”、“多倍行距”，可根据需要选择，并设置相应的磅值设置完毕，单击“确定”按钮第5章Word 2002 文字处理系统的功能与使用 4)换行和分页 Word具有自动分页功能，若需要将某段文本放在不同的页中时，需要分页首先把光标置于要进行换行和分页的段落中，再在“段落”对话框中选择“换行和分页”选项卡，如图5.44所示，设有4种分页控制其中“孤行控制”能够防止在新的一。